Jokainen yritys ja yksityisyrittäjän haluaa tietysti parantaa tehokkuuttaan. Toimistotyön tehokkuudesta puhuttaessa huomio keskittyy tavallisesti digitaalisiin työkaluihin, kuten projektinhallintajärjestelmiin, tekoälyyn, automaatioihin ja viestintätyökaluihin. Ne ovat tietysti tärkeitä, mutta analogisia tehokkuudenparantajia ei kannata silti ylenkatsoa.
Työpäivän sujuvuus syntyy laadukkaiden digityökalujen ohella myös siitä, että fyysinen ympäristö tarjoaa mahdollisimman hyvät edellytykset onnistuneelle työsuoritukselle. Käytännössä puhutaan muun muassa selkeistä rutiineista, suunnitelmallisesta tauotuksesta ja muista pienistä arjen ratkaisuista, joilla on lopulta suuri yhteismerkitys.
Erilaiset haasteet jokapäiväisessä työelämässä
Kukaan ei voi olla parhaimmillaan joka ikisenä työpäivänä. Silti siihen kannattaa kuitenkin pyrkiä. Digitaalisten työkalujen toimivuuden ohella kannattaa siis suunnata oma kriittinen katseensa siihen, millaisia haasteita oma työympäristö ja -tottumukset sisältävät.
Erilaista haasteita jokapäiväisessä työelämässä ovat esimerkiksi:
- Huonot taukorutiinit
- Liian monet keskeytykset
- Erilaiset häiriötekijät
- Heikko ergonomia
- Sisäilman laatu
Kaikista näistä asioista ei tietenkään voi päästä kokonaan eroon. Osa niistä vain kuuluu tiettyihin työtehtäviin. Myös näissä tapauksissa monella on kuitenkin parannettavaa siinä, miten haasteiden haittavaikutukset minimoidaan. Erityisesti keskittymiskyvyn optimointi ja aitojen lepohetkien varmistaminen aivoille ovat tärkeitä asioita, jotka eivät välttämättä toteudu.
Huonoista taukorutiineista voi joutua maksamaan kovaa hintaa
Keskittymiskyvyn riittävyyttä voi parantaa sillä, että muistaa pitää tarpeeksi taukoja työpäivän aikana. Ajattelukyvyn jatkuva kuormitus väsyttää nopeasti, ja aivojen on saatava levätä tietyin väliajoin. Tauot auttavat rytmittämään päivää ja katkaisemaan pitkiä keskittymisjaksoja.
Huonot taukorutiinit voivat kuitenkin vaikuttaa negatiivisesti, vaikka taukojen määrä ja jaksotus olisi muuten kunnossa. Moni näyttöpäätteen edessä työskentelevä viettää myös taukonsa samaisen päätteen tai muun ruudun parissa. Kyseiseltä ruudulta aivoihin virtaa jatkuvasti lisää informaatiota, eivätkä ne saa tarvitsemaansa lepoa. Pahimmassa tapauksessa aivoilta jopa vaaditaan ajattelukykyä esimerkiksi shakinpeluun tai muun ajattelua vaativan pelin parissa.
Hyvään taukorutiiniin kuuluu se, että pystyy hetkeksi todella irrottautumaan digitaalisesta maailmasta ja ajattelemaan muita asioita. Osalle rentoutumiseen auttaa oma Moccamaster ja herkullinen kupillinen suosikkikahvilaatua. Toisille taas pieni kävelylenkki tai muu liikunta voi olla paras vaihtoehto.
Tapoja on monia, mutta tärkeintä on se, että oma rutiini on selkeä. Rutiinin ansiosta aivot saavat nimittäin todella tarvitsemaansa lepoaikaa. Jos mietit joka kerta, mihin sitä nyt tauon käyttäisikään, joutuvat hoksottimet raksuttamaan sen sijaan, että nauttisivat rutiinin suomasta lepohetkestä.
Keskittymiskykyä ei riitä loputtomiin
Jokaisella ihmisellä on käytössään tietty määrä tunteja, joiden aikana hän pystyy keskittymään työtehtäviinsä täydellä teholla. Tarkka tuntimäärä vaihtelee hieman sen mukaan, keneltä asiantuntijalta kysytään. Kaikki ovat kuitenkin yhtä mieltä siitä, että keskittymiskyvyllä on rajansa. Siksi ehkäpä tärkeintä työn tehostamisessa on se, että käyttää tämä keskittyneen työajan niihin tehtäviin, jotka sitä todella vaativat.
Selkein esimerkki on vaikeimpien työtehtävien sijoittaminen työpäivän alkuun. Se on monelle hankalaa siksi, että ihmisluonteella on tapana lykätä hankalaksi kokemiaan asioita myöhemmäksi. Siksi moni aloittaa mieluummin aamulla helpoilla työtehtävillä samalla, kun nauttii ensimmäistä kahvikupillistaan.
Näin ei kuitenkaan tulisi menetellä. Keskittymiskyky laskee päivän aikana, ja lisäksi vaikea työtehtävä voi pysyä mielessä koko työpäivän ajan aiheuttaen tarpeetonta stressiä. Kun sen hoitaa alta pois välittömästi työhön ryhdyttyään, on tuloksena kokonaisuudessaan rennompi työpäivä. Vaikean työtehtävän hoitamisesta kun saa usein myös mukavan dopamiinibuustin.
Työtehtävään ryhtyminen vaatii aina tahdonvoimaa
Kannattaa myös muistaa, että jokaiseen työtehtävään ryhtyminen vaatii tahdonvoimaa ja aiheuttaa aivoille rasitusta. Siksi on erittäin tärkeää, ettei keskittynyt työntekijä joudu jatkuvien keskeytysten häiritsemäksi. Jokainen keskeytys tekee työtehtävän pariin palaamisesta hankalampaa ja vaatii aivoilta uuden ponnistuksen.
Näitä keskeytyksiä voi syntyä niin työelämästä kuin henkilökohtaisesta elämästäkin. Monessa työtehtävässä viestintätyökalut, kuten Teams, ovat välttämättömiä tehtävän suorittamisen kannalta. Niitäkään ei kuitenkaan tarvitse käyttää jatkuvasti. Kun työn alla on jokin vaativa projekti, niin voi olla järkevää laittaa viestintävälineet kokonaan offline-tilaan.
Puhelin on sitten aivan oma lukunsa. Toimistotyössä se on helppo ottaa mukaan työpöydälle, kunhan vain laittaa äänet pois. Jo pelkkä puhelimen läsnäolo on kuitenkin häiriötekijä, sillä se aiheuttaa tarpeettoman houkutuksen vilkaista hetken aikaa saapuneita viestejä tai sosiaalista mediaa. Myös puhelut voivat katkaista hyvän työrytmin tarpeettomasti.
Heikko ergonomia laittaa kropan lujille
Moni meistä istuu nykyään suurimman osan päivästä paikoillaan. Siksi on todella tärkeää, että työpisteen ergonomia on mahdollisimman korkealla tasolla. Huono työasento, väärälle korkeudelle asetettu näyttö ja pitkät paikallaan istutut jaksot laittavat kropan lujille nopeasti.
Ergonomian perussääntöjen mukaisesti pöydän, tuolin, näytön, hiiren ja näppäimistön pitää olla sellaisessa asennossa, että hartiat pysyvät rentoina, kyynärvarret tuettuina ja katse osuu näytölle ilman niskan jatkuvaa jännitystä. Töitä ei saa myöskään tehdä liian pitkiä aikoja staattisesti istuen.
Lisäksi näytön sijainnilla on merkitystä, sillä se ei saisi olla liian lähellä tai liian kaukana. Sopiva etäisyys on noin käsivarren mitan päässä. Etäisyyden saa helposti selville istumalla työasentoon ja ojentamalla kätensä kohti näyttöä. Jos se koskettaa näyttöä juuri ja juuri, on näyttö oikeassa paikassa.
Sisäilman laatu vaikuttaa työn tuottavuuteen
Yksi useimmin laiminlyödyistä asioista toimistotyössä on sisäilman laatu. Esimerkiksi Työsuojeluhallinnon verkkopalvelun mukaan työpaikan hyvällä sisäilmalla on vaikutusta työolojen terveellisyyteen, työyhteisön työilmapiiriin ja toimivuuteen sekä työn tuottavuuteen.
Kyseessä ei siis ole pelkästään pidemmällä aikavälillä terveydelle haitallinen asia. Huono sisäilma vaikuttaa työtehoon tässä ja nyt. Sen epäpuhtauden heikentävät keskittymiskykyä, aiheuttavat ennenaikaista väsymystä ja voivat pahentaa allergiaoireita. Jatkuvasti pärskivä työntekijä ei varmasti ole yhtä tehokas kuin tavallisesti.
Sisäilman laadun parantamisen ohella kannattaa myös käyttää sitä helpointa keinoa eli pistäytyä säännöllisesti ulkoilmassa. Jo viiden minuutin happihyppely voi antaa runsaasti lisäenergiaa ja parantaa näin työtehokkuutta.
