ERP-järjestelmät, ohjelmistot ja toiminnanohjauksen osaajayritykset, kuten ERP-konsultit Suomessa

Tämä sivu esittelee kaikki ERP- ja toiminnanohjausosaajayritykset Suomessa. Hausta löydät ERP-järjestelmät, toiminnanohjausohjelmistot, ohjelmistotoimittajat, ERP-konsultit, käyttöönottokumppanit, järjestelmäintegraattorit sekä toiminnanohjauksen kehittämiseen erikoistuneet asiantuntijayritykset. Mukana on sekä kokonaisvaltaisia ERP-ratkaisuja että tiettyihin toimialoihin, prosesseihin tai yrityskokoluokkiin suunniteltuja järjestelmiä ja palveluita.

ERP on lyhenne englanninkielisistä sanoista Enterprise Resource Planning, ja sillä tarkoitetaan yrityksen toiminnan ja resurssien kokonaisvaltaista ohjaamista. ERP-järjestelmä kokoaa yrityksen keskeisiä prosesseja, tietoja ja toimintoja yhden järjestelmän tai yhtenäisen järjestelmäkokonaisuuden alle. Sen avulla voidaan hallita esimerkiksi myyntiä, asiakkuuksia, tilauksia, tuotantoa, hankintaa, varastoa, logistiikkaa, taloushallintoa, henkilöstöresursseja, projekteja, huoltoa ja raportointia.

Toiminnanohjauksen tavoitteena on muodostaa ajantasainen kokonaiskuva yrityksen toiminnasta ja auttaa eri yksiköitä työskentelemään yhteisten tietojen ja prosessien pohjalta. Kun liiketoiminnan tiedot eivät ole hajallaan erillisissä taulukoissa ja järjestelmissä, yrityksen toimintaa voidaan johtaa tehokkaammin, ennakoitavammin ja tiedolla.

Mitä ERP-järjestelmä ja toiminnanohjaus sisältävät?

ERP-järjestelmän sisältö riippuu yrityksen toimialasta, koosta, toimintamallista ja tarpeista. Joissakin yrityksissä ERP toimii lähes koko liiketoiminnan ytimenä, kun taas toisissa se vastaa vain tietyistä prosesseista ja toimii yhdessä muiden liiketoimintajärjestelmien kanssa.

Toiminnanohjausjärjestelmän keskeisiä osa-alueita voivat olla esimerkiksi:

* myynnin, tarjousten ja tilausten hallinta

* asiakas- ja toimittajatietojen ylläpito

* tuotteiden, palveluiden ja hinnastojen hallinta

* hankintojen ja ostotilausten ohjaus

* varastonhallinta ja materiaalivirtojen seuranta

* tuotannonsuunnittelu ja tuotannonohjaus

* toimitusketjun ja logistiikan hallinta

* laskutus, kirjanpito ja muu taloushallinto

* projektien, työvaiheiden ja resurssien hallinta

* työajanseuranta ja henkilöstöresurssien suunnittelu

* huollon, kunnossapidon ja kenttätyön ohjaus

* laadunhallinta ja jäljitettävyys

* ennustaminen, budjetointi ja raportointi

* liiketoiminnan analytiikka ja johdon työpöydät

* verkkokaupan, CRM-järjestelmän ja muiden palveluiden integraatiot.

Kaikki ERP-ratkaisut eivät sisällä näitä toimintoja valmiina. Järjestelmä voi rakentua moduuleista, joista yritys ottaa käyttöön vain tarvitsemansa kokonaisuudet. ERP voi myös toimia yrityksen järjestelmäarkkitehtuurin perustana, johon liitetään esimerkiksi CRM, verkkokauppa, palkkahallinto, tuotannon erikoisjärjestelmät, varastoautomaatio, kuljetustenhallinta, raportointiratkaisut ja erilaiset asiakas- tai kumppaniportaalit.

Millaisiin tarpeisiin ERP-järjestelmää hyödynnetään?

ERP-järjestelmän hankinta tai uudistaminen tulee usein ajankohtaiseksi, kun yrityksen toiminta kasvaa, kansainvälistyy tai muuttuu aikaisempaa monimutkaisemmaksi. Käytössä olevat työkalut eivät välttämättä enää tue kasvavaa tilausmäärää, laajenevaa tuotevalikoimaa, uusia toimipaikkoja tai useiden yhtiöiden muodostamaa kokonaisuutta.

Toiminnanohjausjärjestelmää voidaan tarvita esimerkiksi silloin, kun yrityksen tiedot ovat hajallaan eri järjestelmissä, Excel-tiedostoissa ja työntekijöiden omissa dokumenteissa. Tällaisessa tilanteessa saman tiedon ylläpitäminen useassa paikassa aiheuttaa helposti virheitä, päällekkäistä työtä ja viiveitä. ERP:n avulla tiedot voidaan yhdistää ja prosesseja yhdenmukaistaa.

ERP-ratkaisuja hyödynnetään myös silloin, kun yritys haluaa automatisoida manuaalisia työvaiheita. Esimerkiksi hyväksynnät, tilausvahvistukset, ostoehdotukset, laskutus, varastosaldojen päivitykset ja raportointi voidaan automatisoida ennalta määriteltyjen sääntöjen perusteella. Automaatio vapauttaa henkilöstön aikaa rutiinitehtävistä asiantuntijatyöhön, asiakaspalveluun ja liiketoiminnan kehittämiseen.

Toiminnanohjauksen kehittäminen voi liittyä lisäksi yrityskauppaan, fuusioon, kansainvälistymiseen, liiketoimintamallin muutokseen tai uuden palvelu- tai tuotantokonseptin käynnistämiseen. ERP voi tukea useita yrityksiä, kieliä, valuuttoja, verokäytäntöjä, varastoja ja toimipaikkoja. Sen avulla yhtenäiset toimintatavat voidaan ottaa käyttöön koko organisaatiossa.

ERP-ratkaisut eri toimialoilla

ERP-järjestelmiä käytetään lähes kaikilla toimialoilla, mutta eri toimialojen vaatimukset voivat poiketa toisistaan huomattavasti. Teollisuudessa toiminnanohjauksen keskiössä ovat usein tuotannonsuunnittelu, materiaalitarvelaskenta, kapasiteetinhallinta, laadunvalvonta, jäljitettävyys ja toimitusketju. Tukkukaupassa ja vähittäiskaupassa tärkeitä ominaisuuksia ovat puolestaan tuotehallinta, tilausten käsittely, varastot, hinnoittelu, kampanjat ja verkkokaupan integraatiot.

Rakennusalalla ERP-ratkaisulla voidaan ohjata projekteja, työmaita, hankintoja, kustannuksia, henkilöstöä ja aliurakoitsijoita. Asiantuntija- ja palveluyrityksissä korostuvat projektinhallinta, resurssien suunnittelu, työajanseuranta, sopimukset ja laskutus. Huolto- ja kunnossapitoliiketoiminnassa järjestelmä voi sisältää laite- ja sopimusrekisterit, huoltohistorian, työmääräimet, varaosat ja kenttätyön mobiiliratkaisut.

ERP-ratkaisuja voidaan hyödyntää myös julkishallinnossa, järjestöissä, energia-alalla, terveydenhuollossa, logistiikassa, elintarviketeollisuudessa sekä erilaisissa monialaisissa konserneissa. Toimialakohtainen ERP sisältää usein valmiita prosesseja, käsitteitä ja ominaisuuksia, jotka on suunniteltu kyseisen alan erityisvaatimuksiin.

ERP-järjestelmän suurimmat hyödyt

ERP-järjestelmän keskeinen hyöty on yhteinen ja ajantasainen tieto. Kun eri osastot käyttävät samaa järjestelmää, myynnin tekemä tilaus voi siirtyä automaattisesti hankintaan, tuotantoon, varastolle, toimitukseen ja laskutukseen. Tietoa ei tarvitse syöttää uudelleen jokaisessa työvaiheessa, mikä vähentää virheitä ja nopeuttaa prosesseja.

Toiminnanohjaus voi parantaa yrityksen tehokkuutta, toimitusvarmuutta, kannattavuutta ja asiakaspalvelua. Yritys pystyy seuraamaan esimerkiksi tilausten etenemistä, varastotilannetta, tuotannon kapasiteettia, projektien kannattavuutta, resurssien käyttöä ja kassavirtaa aikaisempaa tarkemmin.

ERP:n avulla yritys voi myös tunnistaa prosessien pullonkauloja ja kehityskohteita. Ajantasainen raportointi auttaa johtoa tekemään päätöksiä toteutuneeseen tietoon perustuen. Historiatietojen ja ennusteiden avulla voidaan arvioida tulevaa kysyntää, suunnitella hankintoja, optimoida varastotasoja ja kohdentaa resursseja tehokkaammin.

Muita mahdollisia hyötyjä ovat:

* manuaalisen työn ja päällekkäisen tiedonsyötön väheneminen

* prosessien nopeutuminen ja yhdenmukaistuminen

* tiedon laadun ja saatavuuden paraneminen

* parempi kustannusten ja kannattavuuden seuranta

* reaaliaikaisempi näkymä liiketoiminnan tilanteeseen

* parempi ennustettavuus ja suunnitelmallisuus

* toimitusvarmuuden ja asiakaskokemuksen kehittyminen

* jäljitettävyyden ja laadunhallinnan parantuminen

* yrityksen kasvun ja kansainvälistymisen tukeminen

* vanhojen järjestelmien ja manuaalisten työkalujen korvaaminen

* lainsäädännön, tietoturvan ja raportointivaatimusten parempi hallinta.

ERP-järjestelmä ei kuitenkaan yksin ratkaise liiketoiminnan ongelmia. Suurimmat hyödyt syntyvät silloin, kun järjestelmän käyttöönotto yhdistetään prosessien kehittämiseen, selkeisiin tavoitteisiin, laadukkaaseen dataan ja henkilöstön sitouttamiseen.

ERP-ohjelmistot, konsultit ja käyttöönottokumppanit

ERP-markkinassa toimii erilaisia tarjoajayrityksiä. Osa yrityksistä kehittää ja myy omaa toiminnanohjausohjelmistoaan. Osa toimii kansainvälisten ERP-ratkaisujen jälleenmyyjänä tai käyttöönottokumppanina. Lisäksi markkinoilla on riippumattomia ERP-konsultteja, jotka auttavat asiakasyritystä tarpeiden määrittelyssä, järjestelmän kilpailutuksessa, projektin johtamisessa ja toimittajan valinnassa.

ERP-ohjelmistotoimittajan palveluihin voivat kuulua ohjelmistolisenssit, pilvipalvelu, järjestelmän käyttöönotto, konfigurointi, räätälöinti, integraatiot, tiedonsiirrot, koulutus, käyttäjätuki, ylläpito ja jatkokehitys. Käyttöönottokumppani voi vastata koko hankkeesta tai vain tietyistä osa-alueista, kuten taloushallinnosta, tuotannonohjauksesta, integraatioista tai raportoinnista.

Riippumaton ERP-konsultti voi auttaa muodostamaan kokonaiskuvan yrityksen nykytilasta ja tulevista tarpeista ennen ohjelmiston valintaa. Konsultti voi kuvata prosessit, määritellä vaatimukset, laatia tarjouspyynnön, vertailla ERP-järjestelmiä ja tukea neuvotteluissa. Myöhemmin konsultti voi toimia asiakkaan projektipäällikkönä, laadunvarmistajana tai muutosjohtamisen tukena.

ERP-hankinnan ja käyttöönoton vaiheet

ERP-hanke alkaa yleensä nykytilan ja tavoitteiden määrittelystä. Ennen järjestelmävertailua yrityksen kannattaa tunnistaa, mitä ongelmia hankinnalla halutaan ratkaista ja millaisia liiketoiminnallisia tuloksia tavoitellaan. Keskeiset prosessit, käyttäjäryhmät, järjestelmäintegraatiot, raportointitarpeet ja toimialakohtaiset vaatimukset on hyvä kuvata riittävän tarkasti.

Tarpeiden määrittelyn jälkeen voidaan kartoittaa sopivia ERP-ohjelmistoja ja toimittajia. Vaihtoehtoja vertaillaan esimerkiksi toiminnallisuuksien, toimialasopivuuden, teknologian, kustannusten, käyttökokemuksen, skaalautuvuuden ja toimittajan osaamisen perusteella. Järjestelmätoimittajilta voidaan pyytää demonstraatioita, joissa ratkaisu esitellään asiakkaan todellisten prosessien ja käyttötapausten avulla.

Valinnan jälkeen järjestelmä konfiguroidaan yrityksen toimintaa vastaavaksi. Samalla toteutetaan tarvittavat integraatiot, siirretään tiedot vanhoista järjestelmistä ja testataan kokonaisuuden toimivuus. Käyttäjät koulutetaan ennen tuotantokäytön aloittamista. Käyttöönoton jälkeen järjestelmää seurataan, tuetaan ja kehitetään liiketoiminnan tarpeiden muuttuessa.

Mitä ERP-järjestelmän ja toimittajan valinnassa kannattaa huomioida?

ERP-järjestelmää ei kannata valita pelkän ominaisuusluettelon perusteella. Olennaista on arvioida, kuinka hyvin ratkaisu tukee yrityksen tärkeimpiä prosesseja ja tulevaisuuden tavoitteita. Järjestelmän tulisi sopia sekä nykyiseen toimintaan että suunniteltuun kasvuun, kansainvälistymiseen ja liiketoiminnan muutoksiin.

ERP-toimittajaa valittaessa kannattaa tarkastella sen kokemusta vastaavista yrityksistä, toimialatuntemusta ja aikaisempia asiakasreferenssejä. Toimittajan olisi ymmärrettävä ohjelmiston lisäksi myös asiakkaan liiketoimintaa. Vahva tekninen osaaminen ei yksin riitä, jos kumppani ei pysty hahmottamaan prosesseja, käyttäjien tarpeita ja hankkeen liiketoiminnallisia tavoitteita.

Valinnassa on hyvä huomioida ainakin seuraavat asiat:

* järjestelmän soveltuvuus yrityksen toimialalle ja prosesseihin

* tarvittavat vakio-ominaisuudet ja mahdolliset lisämoduulit

* mahdollisuus mukauttaa järjestelmää ilman raskaita räätälöintejä

* integraatiot nykyisiin ja tuleviin järjestelmiin

* järjestelmän käytettävyys tietokoneella ja mobiililaitteilla

* pilvipalvelun, paikallisen asennuksen tai hybridimallin soveltuvuus

* tietoturva, käyttöoikeudet, varmuuskopiointi ja tietosuoja

* ohjelmiston skaalautuvuus käyttäjämäärien ja liiketoiminnan kasvaessa

* raportointi-, analytiikka- ja tiedolla johtamisen mahdollisuudet

* järjestelmän kehityssuunta ja toimittajan tuotestrategia

* käyttöönottoprojektin toteutustapa, resurssit ja aikataulu

* koulutus-, tuki-, ylläpito- ja jatkokehityspalvelut

* toimittajan taloudellinen vakaus ja kumppanuuden jatkuvuus

* kokonaiskustannukset koko järjestelmän elinkaaren aikana.

Kustannuksia arvioitaessa on huomioitava ohjelmistolisenssien tai kuukausimaksujen lisäksi käyttöönotto, konsultointi, integraatiot, tiedonsiirrot, räätälöinnit, koulutus, ylläpito ja jatkuva kehittäminen. Edullisin hankintahinta ei välttämättä tarkoita pienimpiä kokonaiskustannuksia, jos järjestelmän käyttö vaatii paljon manuaalista työtä tai kalliita erillisratkaisuja.

Räätälöity vai valmis ERP-ratkaisu?

Yritys voi valita valmiin ERP-tuotteen, toimialakohtaisen ratkaisun tai asiakaskohtaisesti toteutetun toiminnanohjausjärjestelmän. Valmis pilvipohjainen ERP voi olla nopeasti käyttöönotettava ja kustannuksiltaan ennakoitava. Sen vahvuutena ovat valmiit ominaisuudet, jatkuvat päivitykset ja laaja käyttäjäkunta.

Toimialakohtainen ERP voi sisältää valmiiksi kyseiselle alalle tärkeitä prosesseja ja toimintoja. Tämä vähentää räätälöinnin tarvetta ja voi nopeuttaa käyttöönottoa. Toisaalta laaja yleiskäyttöinen ERP voi tarjota paremmat mahdollisuudet konsernitason ohjaukseen, kansainväliseen liiketoimintaan ja monipuolisiin integraatioihin.

Räätälöity ratkaisu voi olla perusteltu silloin, kun yrityksen toimintamalli on poikkeuksellinen tai muodostaa merkittävän kilpailuedun. Räätälöinti lisää kuitenkin yleensä kustannuksia ja voi vaikeuttaa järjestelmän päivittämistä. Siksi kannattaa arvioida huolellisesti, mitkä prosessit ovat yritykselle aidosti erottavia ja missä voidaan hyödyntää ohjelmiston valmiita toimintamalleja.

ERP-hankkeen onnistumisen edellytykset

ERP:n käyttöönotto on ohjelmistoprojektin lisäksi liiketoiminnan muutoshanke. Se vaikuttaa työnkulkuihin, vastuisiin, tiedon ylläpitämiseen ja usein koko organisaation tapaan toimia. Siksi johdon sitoutuminen, selkeä päätöksenteko ja riittävät sisäiset resurssit ovat hankkeen onnistumiselle keskeisiä.

Yrityksen kannattaa nimetä hankkeelle omistaja ja projektiryhmä, jossa ovat edustettuina tärkeimmät liiketoiminta-alueet. Loppukäyttäjät on hyvä ottaa mukaan jo määrittelyyn ja testaukseen. Näin järjestelmä vastaa paremmin käytännön tarpeisiin ja henkilöstö ymmärtää, miksi toimintatapoja muutetaan.

Myös tiedon laatu on tärkeä osa ERP-hanketta. Vanhoista järjestelmistä siirrettävät asiakas-, tuote-, toimittaja- ja tapahtumatiedot on tarkistettava ja puhdistettava. Virheellisen tai puutteellisen datan siirtäminen uuteen järjestelmään voi heikentää raportointia ja vaikeuttaa järjestelmän käyttöä heti käyttöönoton alusta lähtien.

Onnistunut ERP-hanke ei pääty tuotantokäytön aloittamiseen. Järjestelmää, prosesseja ja raportointia tulee kehittää jatkuvasti. Käyttäjäpalautetta kannattaa kerätä, automaatiomahdollisuuksia tunnistaa ja uusia ominaisuuksia ottaa käyttöön liiketoiminnan kehittyessä.

Löydä sopiva ERP-järjestelmä, konsultti tai toiminnanohjauksen kumppani

Ite wikin ERP-yrityshaun avulla voit tutustua Suomessa toimiviin toiminnanohjauksen osaajayrityksiin, ERP-ohjelmistoihin, ohjelmistotoimittajiin ja konsultteihin. Yrityksiä vertailemalla voit kartoittaa erilaisia teknologioita, toimialaratkaisuja, käyttöönottopalveluita ja konsultointiosaamista.

Sopiva kumppani voi auttaa yritystäsi koko ERP-hankkeen ajan aina nykytilan kartoituksesta ja vaatimusmäärittelystä ohjelmiston valintaan, käyttöönottoon, integraatioihin, koulutukseen ja jatkuvaan kehittämiseen. Tutustu toimittajien palveluihin, ohjelmistoihin, asiakasreferensseihin ja erityisosaamiseen ja löydä yrityksesi tarpeisiin sopiva ERP-järjestelmä tai toiminnanohjauksen asiantuntijakumppani.