Excel-taulukoista jatkuvan datan hallintaan
Excel-taulukoista ja niiden tärkeydestä ollaan usein montaa mieltä. Yleisesti Excel on kuitenkin malliesimerkki riittävän hyvästä työkalusta, jonka vaihtamista toiseen tulee mietittyä lähinnä kaikista synkimpinä hetkinä. Taulukoiden jatkokäsittelyyn liittyy lähes aina manuaalista jatkokäsittelyä riippumatta siitä onko kyse käsin kootusta taulukosta vai jonkin kriittisen järjestelmän tulosteesta. Toiset tykkää tästä enemmän ja toiset, no, vähemmän.
Ajankäytön tehokkuus
Excel-taulukoiden muokkaaminen käsin vie aikaa. Mitä suurempia muutoksia tehdään, sen enemmän aikaa kuluu taulukoiden pyörittämiseen. Onneksi Excelissä voi ajaa erilaisia makroja, jotka hoitavat suurimman osan rutiinijutuista ja makrogeimiä voi aina parantaa. Kuitenkin makrojen rakentelu ja datan käsin manipulointi alkaa helposti viemään yhä enemmän aikaa muilta töiltä.
BI-työkalu voidaan kytkeä suoraan tietokantoihin, joista muuten tulostettaisiin Excel-taulukko tai käyttää perinteisiä Excel-tulosteita tietolähteinä. Tämän jälkeen varsinaiset muokkaukset dataan voidaan antaa BI-työkalun hoidettavaksi. Tämä säästää luonnollisesti työaikaa, hermoja ja mahdollistaa keskittymisen kasvua edistävien asioiden tekemiseen.
BI-työkalu voidaan kytkeä suoraan tietokantoihin, joista muuten tulostettaisiin Excel-taulukko tai käyttää perinteisiä Excel-tulosteita tietolähteinä. Tämän jälkeen varsinaiset muokkaukset dataan voidaan antaa BI-työkalun hoidettavaksi. Tämä säästää luonnollisesti työaikaa, hermoja ja mahdollistaa keskittymisen kasvua edistävien asioiden tekemiseen.
Inhimilliset virheet
Excel-taulukoita pyörittäessä on aina mahdollisuus inhimillisiin virheisiin. Kun taulukoita muokataan joskus useankin ihmisen toimesta, näppäilyvirheen mahdollisuus on alati läsnä. Suuret virheet tietysti herättävät epäilyksiä, mutta varsinkin pitkin kuukautta päivitettävissä taulukoissa pienet virheet saattavat kasautua, kunnes taulukon informaatio ei enää vastaa todellisuutta.
BI-työkalulla voidaan sivuuttaa huoli inhimmillisistä virheistä, koska siihen luetaan dataa sisään sellaisessa muodossa kuin se on lähdejärjestelmässä. Datan käsittely tehdään järjestelmän sisällä automaattisesti ja tuodaan käyttäjälle valmiiksi muotoiltuna.
Excel-taulukoita pyörittäessä on aina mahdollisuus inhimillisiin virheisiin. Kun taulukoita muokataan joskus useankin ihmisen toimesta, näppäilyvirheen mahdollisuus on alati läsnä. Suuret virheet tietysti herättävät epäilyksiä, mutta varsinkin pitkin kuukautta päivitettävissä taulukoissa pienet virheet saattavat kasautua, kunnes taulukon informaatio ei enää vastaa todellisuutta.
BI-työkalulla voidaan sivuuttaa huoli inhimmillisistä virheistä, koska siihen luetaan dataa sisään sellaisessa muodossa kuin se on lähdejärjestelmässä. Datan käsittely tehdään järjestelmän sisällä automaattisesti ja tuodaan käyttäjälle valmiiksi muotoiltuna.
Helppous
Excel-taulukosta kaiken irti saaminen vaatii myös muiden kuin yksinkertaisten summafunktioiden käyttöä. Mitä haastavampia tarpeita dataan kohdistuu, sen monimutkaisempia funktioita on käytettävä. Excelin edistynyt käyttö on nopeasti hinnaltaan nouseva rinne, jossa ”riittävän hyvä” on tasanne, johon jäädään lepäämään.
BI-työkaluissa varsinainen käsittelytyö voidaan tehdä kerralla ja ajastaa se automaattisesti toteutettavaksi. Näin päivittyneet tiedot saadaan käyttöön vaikka heti aamunkoitteessa, kun työpaikalle saavutaan. Tällä tavoin varmistetaan, että tieto on saatavilla silloin kuin sitä tarvitaan ilman, että muut tehtävät kärsivät.
Turvallisuus
Makropohjaisiin Exceleihin sisältyy oleellinen riski haittaohjelmamakroista ja tiedon päätymisestä vääriin käsiin, mikäli tietoa välitetään eteenpäin. Excel-tiedoston välittäminen esimerkiksi sähköpostitse altistaa tiedon päätymisen vahingossa tai tahallaan vääriin käsiin. Se voi olla tuhoisaa, mikäli se sisältää liiketoiminnan kannalta kriittistä tietoa. Toisaalta tiedostoon voidaan syöttää haittaohjelma, jonka jälkeen tiedosto voidaan välittää alkuperäiselle vastaanottajalle.
Pilvipohjaisella BI-työkalulla voidaan luoda tunnukset kaikille tietoa tarvitseville henkilöille. Silloin vältetään sähköpostivälitykseen liittyvät ongelmat ja mahdollinen haittaohjelmariski. Tiedot ovat myös paremmassa turvassa onnettomuuksilta, kun ne eivät sijaitse henkilökohtaisten koneiden kovalevyillä.
Datan määrä ja visualisointi
BI-työkalut soveltuvat Exceliä paremmin jatkuvasti kasvavan datamäärän hallintaan, joka mahdollistaa paremmin eri mittaisten aikajanojen seuraamisen. On myös helpompaa käyttää dataa useasta eri lähteestä, kun ne voidaan yhdistää käyttämällä yhtä työkalua, joka hoitaa asian automatisoidusti.
Lisäksi dataa voidaan visualisoida helpommin ja selkeämmin kuin on mahdollista tehdä pelkästään Exceliä käyttämällä. Kehittyneellä dashboard-näkymällä tieto on tarjoiltu ymmärrettävässä muodossa.
Blogin on kirjoittanut Integralin järjestelmäasiantuntija Mikael.
Excel-taulukosta kaiken irti saaminen vaatii myös muiden kuin yksinkertaisten summafunktioiden käyttöä. Mitä haastavampia tarpeita dataan kohdistuu, sen monimutkaisempia funktioita on käytettävä. Excelin edistynyt käyttö on nopeasti hinnaltaan nouseva rinne, jossa ”riittävän hyvä” on tasanne, johon jäädään lepäämään.
BI-työkaluissa varsinainen käsittelytyö voidaan tehdä kerralla ja ajastaa se automaattisesti toteutettavaksi. Näin päivittyneet tiedot saadaan käyttöön vaikka heti aamunkoitteessa, kun työpaikalle saavutaan. Tällä tavoin varmistetaan, että tieto on saatavilla silloin kuin sitä tarvitaan ilman, että muut tehtävät kärsivät.
Turvallisuus
Makropohjaisiin Exceleihin sisältyy oleellinen riski haittaohjelmamakroista ja tiedon päätymisestä vääriin käsiin, mikäli tietoa välitetään eteenpäin. Excel-tiedoston välittäminen esimerkiksi sähköpostitse altistaa tiedon päätymisen vahingossa tai tahallaan vääriin käsiin. Se voi olla tuhoisaa, mikäli se sisältää liiketoiminnan kannalta kriittistä tietoa. Toisaalta tiedostoon voidaan syöttää haittaohjelma, jonka jälkeen tiedosto voidaan välittää alkuperäiselle vastaanottajalle.
Pilvipohjaisella BI-työkalulla voidaan luoda tunnukset kaikille tietoa tarvitseville henkilöille. Silloin vältetään sähköpostivälitykseen liittyvät ongelmat ja mahdollinen haittaohjelmariski. Tiedot ovat myös paremmassa turvassa onnettomuuksilta, kun ne eivät sijaitse henkilökohtaisten koneiden kovalevyillä.
Datan määrä ja visualisointi
BI-työkalut soveltuvat Exceliä paremmin jatkuvasti kasvavan datamäärän hallintaan, joka mahdollistaa paremmin eri mittaisten aikajanojen seuraamisen. On myös helpompaa käyttää dataa useasta eri lähteestä, kun ne voidaan yhdistää käyttämällä yhtä työkalua, joka hoitaa asian automatisoidusti.
Lisäksi dataa voidaan visualisoida helpommin ja selkeämmin kuin on mahdollista tehdä pelkästään Exceliä käyttämällä. Kehittyneellä dashboard-näkymällä tieto on tarjoiltu ymmärrettävässä muodossa.
Blogin on kirjoittanut Integralin järjestelmäasiantuntija Mikael.
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
BI ja raportointi |
Erikoisosaaminen
Big Data |
Omat tagit
BI
BI-ratkaisut
Integral - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Premium-profiilia ei ole aktivoitu. Aktivoi premium-profiili näyttääksesi tässä lisäämäsi 3 asiantuntijaa.
Integral - Muita referenssejä
Integral - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Senior Developer (Retail Devices & Solutions)
- Frends iPaaS - Finance Manager
- Laura - Talotekniikan asiantuntija
- Laura - Development Manager, Partner Platforms
- Laura - Software Engineer (C++/Qt)
- Laura - IT asiantuntija
- Laura - Software Engineer
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Ampersand Design Oy - Aluebrändin kehittäminen toi vetovoimaa Lahden seudulle
- Ampersand Design Oy - Verkkokaupan perustaminen laajensi asiakaskunnan kuluttajiin
- Ampersand Design Oy - Ravirata brändättiin monipuoliseksi tapahtuma-areenaksi
- Ampersand Design Oy - Nimi- ja brändiuudistus piristi ja yhtenäisti valtakunnallista työpajayhdistystä
- Ampersand Design Oy - Pitkäjänteinen kumppanuus on nostanut keittiöliikkeen Suomen nopeimmin kasvavaksi
- Ampersand Design Oy - Harrastustila uudelleenbrändättiin sukupolvenvaihdoksen yhteydessä
- BCS Itera Oy - Miten Multivac otti seitsemässä kuukaudessa käyttöön uuden liiketoimintaohjelmiston neljässä maassa?
Tapahtumat & webinaarit
- 14.05.2024 - Rakettiwebinaari: Koodista kassavirtaan
- 14.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Mitä versionvaihdosta tulisi tietää?
- 15.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: Mitä tulee ottaa huomioon ERP:n ja CRM:n projektien käyttöönotossa, eli onnistuneen projektin A ja O.
- 16.05.2024 - Five Years Out Helsinki
- 21.05.2024 - The path to productization
- 21.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Business Centralin mahdollisuudet versionvaihdon jälkeen
- 29.05.2024 - Efistream-webinaari: Näin rakennat modernin taloushallinnon, joka tukee tiedolla johtamista
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Timeless Technology - ControlByWeb ohjelmoitavat logiikat (PLC) ovat saatavilla nyt myös WLAN-yhteyksillä
- SprintIT Oy - SprintIT säilyttää arvostetun Odoo Gold Partner -statuksen
- Efima Oyj - Älykäs ohjelmistorobotti – tekoäly palauttaa aiemmin kannattamattomaksi kuopatut RPA-automaatioideat takaisin kehityslistalle
- Nordea - Nordean työ taloustaitojen edistämiseksi palkittiin vuoden yhteiskunnallisena sponsorointitekona
- M-Files Oy - M-Files: A Global Leader in Information Management
- M-Files Oy - Unlocking the value of Knowledge Work Automation
- Timeless Technology - ControlByWeb ohjelmoitavat I/O kontrollerit ja ohjaimet prosessien ohjaamiseen sekä monitorointiin.
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |