Tiedonohjaus luo pohjan toimintamallin muutokselle ELY-keskuksissa ja TE-toimistoissa
“Rakennamme ELY-keskuksissa ja TE-toimistoissa valmiuksia sähköisille palveluille ja prosesseille. Käynnissä on iso toiminnallinen muutos, jonka tueksi tarvitsimme yhteisen ymmärryksen tiedonohjauksen nykytilasta ja kehittämistarpeista. Tähän saimme merkittävää apua Tiedolta”, kertoo Varsinais-Suomen ELY-keskuksen kehittämispäällikkö Pekka Lausti.
ELY-keskusten ja TE-toimistojen tavoitteena on siirtyä sähköiseen pitkäaikaisarkistointiin ja kehittää sähköisiä asiointipalveluja. Esimerkiksi sähköisillä tuki- ja lupahakemuspalveluilla kansalainen tai yritys voisi helposti ajasta ja paikasta riippumatta jättää tukirahoitushakemuksen tai ilmoittaa vaikka järven ruoppauksesta. Näiden asiakirjatietojen syntyminen, käsittely ja mahdollisimman automaattinen kulkeminen tietojärjestelmissä vaatii tiedonohjausta.
“Halusimme tiedonohjausselvityksellä varmistaa, että tarvittava tieto kulkee eri tietovarastoista sitä tarvitseville mahdollisimman oikea-aikaisesti ja automaattisesti, ilman päällekkäistä työtä. Koska resurssimme pienenevät jatkuvasti, on tärkeää toimia tehokkaasti ja selkeyttää toimintaa”, Lausti tarkentaa.
Konsultoinnista kokonaiskuva nykytilasta ja kehitystarpeista
Pekkanen kiittelee ulkopuolisen konsultin panosta, joka on auttanut ELY-keskuksia ja TE-toimistoja ymmärtämään tiedonohjauksen merkityksen. Enää sitä ei mielletä erilliseksi osaksi, vaan tiedonohjaus nähdään osana toiminnallisia prosesseja. Myös Pekkasen oma työpanos on määritelty uudelleen. Aiemmin muiden töiden ohessa hoidetulle tiedonohjaukselle on nyt varattu riittävästi työaikaa.
Selvitystyö herätti myös miettimään synergioita eri vastuualueiden ja hallinnonalojen välille samanlaisten palveluprosessien osalta, kuten lupa- ja rahoitusprosessit.
Sähköistäminen ja toimintatapojen muutos käsi kädessä
Tiedonohjauksen tilannekuva on ollut avainasemassa toimintamallin muutoksen eteenpäin viemisessä. ELY-keskusten prosessien päällekkäisyyksien ja erojen esiin tuominen tarjoaa Laustin mukaan pohjan yhteiseen kehittämiseen.
“On esimerkiksi saatettu kirjata samoja asioita eri tarkkuudella. Tiedonohjaus tehostaa toimintaa ja tuloksena on myös parempi läpinäkyvyys ja vertailtavuus”, Lausti kuvaa.
Vanhasta tavasta poisoppiminen ei ole kuitenkaan ollut helppoa. Monella on Laustin mukaan ollut vielä epävarmuutta, voiko esimerkiksi paperin todella hävittää skannauksen jälkeen. ELY-keskukset ovat siirtämässä merkittävän osan paperiarkistoistaan sähköiseen pitkäaikaisarkistointiin sähköisen luvan myötä, mikä tuo jatkossa kustannussäästöjä.
Suosittelija:
“Tiedon konsultointituki antoi meille selkeän kokonaiskuvan. Se nosti esiin päällekkäisyyksiä ja miten prosessissa toimitaan versus miten niissä pitäisi toimia. Tämä on luonut hyvän pohjan käynnistää tiedonohjauksen kehityshankkeita.”
Anneli Pekkanen, asianhallinta- ja virastopalvelukeskuksen johtava asianhallinnan asiantuntija
Tiedot
Tilaaja: | ELY-keskukset |
Toimittajan yhteyshenkilö: |
Tari Solla |
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Asiakaspalvelu | |
Tietohallinto |
Erikoisosaaminen
Dokumenttien hallinta | |
Sisällönhallinta |
Toimialakokemus
Julkishallinto |
Tarjonnan tyyppi
Konsultointi |
Omat tagit
Tietoevry - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Tietoevry - Muita referenssejä
Tietoevry - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Senior Developer (Retail Devices & Solutions)
- Frends iPaaS - Finance Manager
- Laura - Talotekniikan asiantuntija
- Laura - Development Manager, Partner Platforms
- Laura - Software Engineer (C++/Qt)
- Laura - IT asiantuntija
- Laura - Software Engineer
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Ampersand Design Oy - Uusi kesäfestari sai sähäkän ilmeen
- Ampersand Design Oy - Palvelubrändiä kehitettiin houkuttelemaan sijoittajia
- Ampersand Design Oy - Aluebrändin kehittäminen toi vetovoimaa Lahden seudulle
- Ampersand Design Oy - Verkkokaupan perustaminen laajensi asiakaskunnan kuluttajiin
- Ampersand Design Oy - Ravirata brändättiin monipuoliseksi tapahtuma-areenaksi
- Ampersand Design Oy - Nimi- ja brändiuudistus piristi ja yhtenäisti valtakunnallista työpajayhdistystä
- Ampersand Design Oy - Pitkäjänteinen kumppanuus on nostanut keittiöliikkeen Suomen nopeimmin kasvavaksi
Tapahtumat & webinaarit
- 14.05.2024 - Rakettiwebinaari: Koodista kassavirtaan
- 14.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Mitä versionvaihdosta tulisi tietää?
- 15.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: Mitä tulee ottaa huomioon ERP:n ja CRM:n projektien käyttöönotossa, eli onnistuneen projektin A ja O.
- 16.05.2024 - Five Years Out Helsinki
- 21.05.2024 - The path to productization
- 21.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Business Centralin mahdollisuudet versionvaihdon jälkeen
- 29.05.2024 - Efistream-webinaari: Näin rakennat modernin taloushallinnon, joka tukee tiedolla johtamista
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Timeless Technology - ControlByWeb ohjelmoitavat logiikat (PLC) ovat saatavilla nyt myös WLAN-yhteyksillä
- SprintIT Oy - SprintIT säilyttää arvostetun Odoo Gold Partner -statuksen
- Efima Oyj - Älykäs ohjelmistorobotti – tekoäly palauttaa aiemmin kannattamattomaksi kuopatut RPA-automaatioideat takaisin kehityslistalle
- Nordea - Nordean työ taloustaitojen edistämiseksi palkittiin vuoden yhteiskunnallisena sponsorointitekona
- M-Files Oy - M-Files: A Global Leader in Information Management
- M-Files Oy - Unlocking the value of Knowledge Work Automation
- Timeless Technology - ControlByWeb ohjelmoitavat I/O kontrollerit ja ohjaimet prosessien ohjaamiseen sekä monitorointiin.
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |