Yhteinen asianhallintaratkaisu toi Norjan yliopistoille huimat kustannussäästöt

“Yhteinen asianhallintaratkaisu on tehostanut resurssien ja kustannusten hallintaa sekä lisännyt yhteistyötä niin yliopistojen sisällä kuin välillä. Kustannussäästöt ovat todella huimat, sillä sen sijaan, että maksaisimme 35 erillisestä käyttöönotosta ja ratkaisun elinkaaren hallinnasta, maksamme nyt vain yhdestä”, sanoo André Neergaard, tietohallintayksikön johtaja Norjan ja Akerhusin yliopistosta (HiOA).

Norjan Opetusministeriön alaisista korkeakouluista ja tutkimusorganisaatioista 35 siirtyi vuoden aikana käyttämään yhteistä asianhallintaratkaisua hankintaorganisaatio UNINETTin ohjaamana. Aikaisemmin käytössä ollut ratkaisu perustui lähinnä tiedon arkistointiin. Nyt instituutiot halusivat asianhallintajärjestelmän toimivan keskeisempänä osana työprosesseja. Lisäksi uuden ratkaisun vaatimuksena oli Norjan lainsäädännön vaatimusten ja kansallisten standardien noudattaminen (NOARK5).

Uusi asianhallintaratkaisu perustuu Public 360°-tuotteeseen, joka on standardoitu julkishallinnon asian-, asiakirjan- ja arkistonhallintajärjestelmä. Se on rakennettu modulaariseksi, jotta erikokoiset organisaatiot pystyvät hyödyntämään samaa järjestelmää ja valitsemaan siitä itselleen tarvittavat toiminnallisuudet.

Nopean käyttöönoton taustalla hyvin valmisteltu kokonaisuus
Sjøflotin mielestä oli tärkeää pitää kiinni vuodelle suunnitellusta, tehokkaasta aikataulusta. Kaikille mukana olleille organisaatioille tehtiin yhteinen suunnitelma.

Käyttöönotossa viestinnällä oli suuri rooli. Muutoksesta keskusteltiin mahdollisimman paljon ja aina käyttäjän hyötyjen näkökulmasta. Uuden järjestelmän ei odotettu mukautuvan vanhoihin käytänteisiin, vaan järjestelmämuutos toteutettiin yhdessä ison toiminnallisen muutoksen kanssa. Sjøflotin mukaan uuden järjestelmän käyttöönotto on usein hyvä mahdollisuus tarkastella käytössä olevia toimintatapoja uusin silmin ja muokata niitä.

Yhteinen hankinta hyödyttää 15 000 loppukäyttäjää

UNINETTin IT-palvelujen piiristä noin sadan organisaation on relevanttia liittyä yhteiseen asianhallintaratkaisuun. Näihin lukeutuu niin isoja, keskisuuria kuin pieniä organisaatioita, joilla on kuitenkin samantyylisiä, opetukseen ja tutkimukseen liittyviä prosesseja. Ensimmäisen vuoden käyttöönoton jälkeen yhteiseen ratkaisuun on liittynyt uusia organisaatiota.

Asianhallintaratkaisu on yhtenäistänyt korkeakoulujen ja tutkimusinstituutioiden toimintatapoja sekä tehostanut työntekoa niin hallinnossa, tutkimuksessa kuin opiskelijapalveluissa. Automatisoitu tiedonsiirto yhdistää esimerkiksi opiskelijarekisterin, jolloin palvelu on nopeampaa, kun tiedot löytyvät helposti ja turvallisesti. Lisäksi mobiilikäyttö ja virtuaalityötilat ovat tehostaneet asioiden käsittelyä.

UNINETT
UNINETT kehittää ja operoi Norjan kansallisten tutkimus- ja koulutusinstituutioiden verkkoyhteyksiä, infrastruktuuria ja tarjoaa järjestelmiä yhdistäen noin 200 organisaatiota ja yli 300 000 käyttäjää. https://www.uninett.no/en

Haaste
Norjan Opetusministeriön alaiset korkeakoulut ja tutkimusinstituutiot halusivat uuden, yhteisen asianhallintaratkaisun. Ratkaisun haluttiin toimivan keskeisenä työprosessien osana niin, että tiedon arkistoinnista siirryttäisiin tiedon hyödyntämiseen. Lisäksi ratkaisun tuli olla kansallisten standardien mukainen, käyttäjäystävällinen ja integroitavissa muihin käytössä oleviin järjestelmiin.

Ratkaisu
Tieto vastasi tarpeeseen Public 360°-tuotteella, joka on standardoitu julkishallinnon asian-, asiakirjan- ja arkistonhallintajärjestelmä. Se on rakennettu modulaariseksi, jotta erikokoiset organisaatiot pystyvät hyödyntämään samaa järjestelmää ja valitsemaan siitä itselleen tarvittavat toiminnallisuudet. 35 organisaatiota otti ensimmäisen vuoden aikana käyttöön uuden, yhteisen asianhallintaratkaisun.

Hyöty
Instituutiot ovat saavuttaneet merkittäviä kustannussäästöjä: jaetut kehitys- ja ylläpitokustannukset, elinkaarenhallinta, infrastruktuuri ja testausympäristö. Uusi asianhallintaratkaisu on yhtenäistänyt instituutioiden toimintatapoja, lisännyt yhteistyötä sekä tehostanut työntekoa niin hallinnossa, tutkimuksessa kuin opiskelijapalveluissa. Nopea tiedonsiirto ja hyödyntäminen sekä mobiilikäyttö ja virtuaalityötilat ovat nopeuttaneet asioiden käsittelyä.

Referenssin infoboxi
Referenssi
Tilaaja: Norjan opetusministeriö
Toimittajan yhteyshenkilö:
Petri Laine
Lisätietoja: Siirry yrityksen profiiliin Siirry yrityksen kotisivulle
Tagit
Jos tarjontatagi on sininen, pääset klikkaamalla sen kuvaukseen
Tietohallinto
Toiminnanohjaus ERP
Dokumenttien hallinta
Sisällönhallinta
Julkishallinto
Koulutusala
Valmisohjelmisto
 
Pinterest

Siirry yrityksen profiiliin Siirry Tieto Oyj kotisivuille Yrityshaku Referenssihaku Julkaisuhaku

Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt

Asiantuntijoita ja yhteyshenkilöitä ei ole vielä kuvattu.

Muita julkaisuja Tieto Oyj:lta

Siirry Tieto Oyj kotisivuille Siirry yrityksen profiiliin Yrityshaku Referenssihaku Julkaisuhaku

Digitalisaatio & innovaatiot blogimedia

Seuraa Digitalisaatiokentän kehittymistä Suomen johtavien asiantuntijoiden haastatteluja ja asiantuntijakirjoituksia lukemalla

Ohjelmistoalalla parhaiten tienaavat Helsingissä työskentelevät ammattilaiset
Apple on nyt biljoonan dollarin yritys
Teamit lupaa tuoda monikanavaisen myynnin kaikkien yritysten saataville

Etusivu Yrityshaku Pikahaku Referenssihaku Julkaisuhaku Blogimedia