Yhteinen asianhallintaratkaisu toi Norjan yliopistoille huimat kustannussäästöt
“Yhteinen asianhallintaratkaisu on tehostanut resurssien ja kustannusten hallintaa sekä lisännyt yhteistyötä niin yliopistojen sisällä kuin välillä. Kustannussäästöt ovat todella huimat, sillä sen sijaan, että maksaisimme 35 erillisestä käyttöönotosta ja ratkaisun elinkaaren hallinnasta, maksamme nyt vain yhdestä”, sanoo André Neergaard, tietohallintayksikön johtaja Norjan ja Akerhusin yliopistosta (HiOA).
Norjan Opetusministeriön alaisista korkeakouluista ja tutkimusorganisaatioista 35 siirtyi vuoden aikana käyttämään yhteistä asianhallintaratkaisua hankintaorganisaatio UNINETTin ohjaamana. Aikaisemmin käytössä ollut ratkaisu perustui lähinnä tiedon arkistointiin. Nyt instituutiot halusivat asianhallintajärjestelmän toimivan keskeisempänä osana työprosesseja. Lisäksi uuden ratkaisun vaatimuksena oli Norjan lainsäädännön vaatimusten ja kansallisten standardien noudattaminen (NOARK5).
Uusi asianhallintaratkaisu perustuu Public 360°-tuotteeseen, joka on standardoitu julkishallinnon asian-, asiakirjan- ja arkistonhallintajärjestelmä. Se on rakennettu modulaariseksi, jotta erikokoiset organisaatiot pystyvät hyödyntämään samaa järjestelmää ja valitsemaan siitä itselleen tarvittavat toiminnallisuudet.
Nopean käyttöönoton taustalla hyvin valmisteltu kokonaisuus
Sjøflotin mielestä oli tärkeää pitää kiinni vuodelle suunnitellusta, tehokkaasta aikataulusta. Kaikille mukana olleille organisaatioille tehtiin yhteinen suunnitelma.
Käyttöönotossa viestinnällä oli suuri rooli. Muutoksesta keskusteltiin mahdollisimman paljon ja aina käyttäjän hyötyjen näkökulmasta. Uuden järjestelmän ei odotettu mukautuvan vanhoihin käytänteisiin, vaan järjestelmämuutos toteutettiin yhdessä ison toiminnallisen muutoksen kanssa. Sjøflotin mukaan uuden järjestelmän käyttöönotto on usein hyvä mahdollisuus tarkastella käytössä olevia toimintatapoja uusin silmin ja muokata niitä.
Yhteinen hankinta hyödyttää 15 000 loppukäyttäjää
Asianhallintaratkaisu on yhtenäistänyt korkeakoulujen ja tutkimusinstituutioiden toimintatapoja sekä tehostanut työntekoa niin hallinnossa, tutkimuksessa kuin opiskelijapalveluissa. Automatisoitu tiedonsiirto yhdistää esimerkiksi opiskelijarekisterin, jolloin palvelu on nopeampaa, kun tiedot löytyvät helposti ja turvallisesti. Lisäksi mobiilikäyttö ja virtuaalityötilat ovat tehostaneet asioiden käsittelyä.
UNINETT
UNINETT kehittää ja operoi Norjan kansallisten tutkimus- ja koulutusinstituutioiden verkkoyhteyksiä, infrastruktuuria ja tarjoaa järjestelmiä yhdistäen noin 200 organisaatiota ja yli 300 000 käyttäjää. https://www.uninett.no/en
Haaste
Norjan Opetusministeriön alaiset korkeakoulut ja tutkimusinstituutiot halusivat uuden, yhteisen asianhallintaratkaisun. Ratkaisun haluttiin toimivan keskeisenä työprosessien osana niin, että tiedon arkistoinnista siirryttäisiin tiedon hyödyntämiseen. Lisäksi ratkaisun tuli olla kansallisten standardien mukainen, käyttäjäystävällinen ja integroitavissa muihin käytössä oleviin järjestelmiin.
Ratkaisu
Tieto vastasi tarpeeseen Public 360°-tuotteella, joka on standardoitu julkishallinnon asian-, asiakirjan- ja arkistonhallintajärjestelmä. Se on rakennettu modulaariseksi, jotta erikokoiset organisaatiot pystyvät hyödyntämään samaa järjestelmää ja valitsemaan siitä itselleen tarvittavat toiminnallisuudet. 35 organisaatiota otti ensimmäisen vuoden aikana käyttöön uuden, yhteisen asianhallintaratkaisun.
Hyöty
Instituutiot ovat saavuttaneet merkittäviä kustannussäästöjä: jaetut kehitys- ja ylläpitokustannukset, elinkaarenhallinta, infrastruktuuri ja testausympäristö. Uusi asianhallintaratkaisu on yhtenäistänyt instituutioiden toimintatapoja, lisännyt yhteistyötä sekä tehostanut työntekoa niin hallinnossa, tutkimuksessa kuin opiskelijapalveluissa. Nopea tiedonsiirto ja hyödyntäminen sekä mobiilikäyttö ja virtuaalityötilat ovat nopeuttaneet asioiden käsittelyä.
Tiedot
Tilaaja: | Norjan opetusministeriö |
Toimittajan yhteyshenkilö: |
Petri Laine |
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Tietohallinto | |
Toiminnanohjaus ERP |
Erikoisosaaminen
Dokumenttien hallinta | |
Sisällönhallinta |
Toimialakokemus
Julkishallinto | |
Koulutusala |
Tarjonnan tyyppi
Valmisohjelmisto |
Tietoevry - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Tietoevry - Muita referenssejä
Tietoevry - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Cybersecurity Compliance Lead
- Efima Oyj - Senior Data Engineer
- Laura - Tietosuojasuunnittelija: tiedonhallinta- ja tietosuojayksikkö; Joensuu; määräaikainen (id8753)
- Nordea - Sr IT Analyst - Adobe/SAS Marketing Automation
- Laura - Master Data Manager
- Laura - Kokenut datainsinööri / Senior Data Engineer
- Laura - Kehityspäällikkö, Digital Front Office Platform
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Roidu Oy - Eloisa - työntekijäkokemuksen kehittäminen osa toimintaa ja strategiaa
- Roidu Oy - Eerikkilä sai kerättyä palautetta erityisesti lapsilta ja nuorilta Roidun avulla
- Roidu Oy - Pohjanmaan hyvinvointialue tavoittelee Pohjoismaiden huippua asiakas- ja potilasturvallisuudessa
- Roidu Oy - Esperi Caren asiakaskokemuksen mittaaminen vietiin uudelle tasolle
- Virnex Group Oy - Palvelu asumisturvallisuuden parantamiseen
- Lekab Communication Systems Oy - Lekab Communication Systems Oy voitti Kansaneläkelaitoksen kilpailutuksen ohjelmistorobotiikan alustaratkaisusta
- Verkkovaraani Oy - Google Ads -konsultaatio Nordic Progressille
Tapahtumat & webinaarit
- 30.04.2024 - Ilmainen CRM-webinaari: Microsoft Dynamics Sales: Integroinnit CRM-ratkaisun kanssa
- 07.05.2024 - Koulutus: Tekoäly markkinoijan työkaluna
- 07.05.2024 - Ilmainen CRM-webinaari: Microsoft Dynamics Sales | Sisäänrakennetun BI-moduulin käyttö toimintojen suunnitteluun ja tulosraportointiin
- 07.05.2024 - Aamiaisseminaari: Kehitä ohjelmistoja tehokkaammin tekoälyllä
- 14.05.2024 - Rakettiwebinaari: Koodista kassavirtaan
- 16.05.2024 - Five Years Out Helsinki
- 21.05.2024 - The path to productization
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Rakettitiede Oy - Kaksi yrityskulttuuria, yksi konsultti
- Zone Media Oy - Zone blogissa joka viikko uusi blogijuttu
- Zone Media Oy - Zone+:n hyödyllisiä ominaisuuksia: WordPressin staging-ympäristö
- Zone Media Oy - Zone+ WordPress Assistant: kuinka luoda verkkosivusto sekunneissa tekoälyn avulla
- Kamu Digital Oy - Koulutus: Tekoäly markkinoijan työkaluna
- Kamu Digital Oy - Tekoäly markkinoinnissa
- Kamu Digital Oy - Vinkit tekoälyn promtaamiseen eli kehotemuotoiluun
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |