Riippumatonta järjestelmähankintaa

Rubicin tie onnistuneeseen hankintaan

Teknologia- ja järjestelmähankinnoissa kannattaa luottaa ammattilaisen apuun. Hätäillen tehty hankinta tulee usein kalliiksi ja saavutetut hyödyt pieniksi. Hankintaprosessiin ei kannata lähteä, ennen kuin hankinnan tarve ja vaatimukset on kirkastettu. Rubic käyttää kaikissa toimeksiannoissaan hyväksi todettua hankintapolkua, joka alkaa hankintaprojektin strategisten tavoitteiden määrittelyllä ja jatkuu tarpeiden kartoituksella ja kilpailutuksella.

1. Strategia

Muutoshankkeiden takana on usein organisaation strategiassa tai kehityssuunnitelmassa lausuttu tahtotila. Joskus käytännön toteutus voi kuitenkin tuntua hankalalta kun ratkaisuvaihtoehtoja ei tunne – tai ymmärrä. Joskus taas etenemissuunnasta voi vallita sisäistä erimielisyyttä. Rubicin tavoitteena on saada projektin alkuvaihe selkiytymään niin, että eteneminen hankintapäätöksiin alkaa tuntua mahdolliselta.

Strategiavaiheessa Rubicin projektipäällikkö toimii aktiivisesti projektia eteenpäinvievänä tahona vetäen asiakkaan sisäisen johtoryhmän palaverit sekä tuottaen erilaiset projektin käynnistämiseen tarvittavat päätösmateriaalit. Rubic tuo keskusteluun myös paljon erilaista markkinatietoa eri järjestelmistä ja niiden kehitysnäkymistä, näiden mahdollisista toimittajista sekä projektissa tarvittavista tiedonhallinta- ja projektityökaluista.

Uskomme, että jokainen asiakkaamme voi hyötyä ketterän kehittämisen periaatteiden omaksumisesta sekä leaniin pohjautuvasta kehittämisen suunnittelusta. Tuomme näitä ajatuksia mukanamme jokaiseen projektiimme.

2. Tarpeiden kartoitus

Rubic analysoi lähtötilanteen tunnistamalla muutoksen alaiset sovellukset ja tekniset reunaehdot. Piirrämme hankkeen ”ison kuvan”, minkä avulla kommunikointia on helpompi jatkaa sekä sisäisesti että toimittajien kanssa.

Kartoitamme projektiin liittyvät sidosryhmät, joita haastattelemalla varmistamme eri käyttäjäryhmien tarpeiden huomioimisen. Kun henkilöstö osallistetaan mukaan jo suunnitteluvaiheessa, tarpeellinen muutokseen valmistava keskustelu pääsee heti käyntiin ja mahdollistaa yksilöiden oman muutosprosessin. Erityisesti pyrimme varmistamaan, että asiakkaan tarpeet saadaan kuvattua toimittajille ymmärrettävällä tavalla.

Keräämme tiedot yhteen ja arvioimme yhdessä asiakkaan kanssa toteutusvaihtoehtoja. Skenaarioiden avulla on helpompi arvioida riskejä ja varmistaa asiakkaan teknisen ympäristön yhteensopivuus.

Kannatamme ajatusta, että kehittämisen tavoitteet priorisoidaan palvelumuotoilun avulla. Kokemuksemme mukaan juuri palvelumuotoiluharjoitusten avulla voidaan varmistua yhdessä siitä, millaisia palveluita loppuasiakkaat tarvitsevat ja arvostavat. Hyvin suunniteltu ja määritelty hankinta tehostaa toimitusprojektin läpivientiä.

3. Kilpailutus

Kartoituksessa tunnistettujen sekä organisaation asettamien tavoitteiden perusteella teemme suosituksen kilpailutukseen valittavista järjestelmistä sekä toimittajista. Rubic laatii tarjousasiakirjat, pyörittää kilpailutusprosessin ja voi toimia yhteystahona toimittajiin päin. Tarvittaessa organisoimme myös erilaisia arviointi-, pilottikäyttö-, referenssikäyntitilaisuuksia sekä eri toimittajien yhteistyöratkaisuja.

Rubicin valmiiden menetelmien ja työkalujen avulla varmistamme vaihtoehtojen puolueettoman vertailun sekä vertailtavan määrämittaisen datan päätöksenteon tueksi.

Saat meiltä apua seuraavien järjestelmien kilpailuttamiseen:

• Jäsenrekisteri
• CRM / asiakkuudenhallintajärjestelmä
• ERP / toiminnanohjausjärjestelmä
• Verkkosivustot
• Verkkokaupat
• Mobiiliaplikaatiot ja räätälöidyt sovellukset
• Taloushallintojärjestelmät
• ICT / dokumentinhallinta / intra / extra
• Asianhallinta
• Useammasta ohjelmistosta koostuvat kokonaisuudet

Jaa tämä sivu: