Lue 10 vinkkiä parempaan projektisuunnitelmaan!
Projektisuunnitelma on onnistuneen projektin lähtökohta. Sen laajuus riippuu täysin projektin luonteesta. Jos kyseessä on yksinkertainen ja lyhyt projekti, projektisuunnitelmakin voi olla yksinkertainen.
Projektin ollessa kuukausien pituinen, sisältäen useita osapuolia eli sidosryhmiä, aikataulupaineita ja ison kasan euroja, vaatii tämä jo hyvinkin syvällistä ja pitkälle vietyä suunnittelua. Projektin monimutkaistuessa myös riski poikkeamien syntymiseen kasvaa ja ne tulevat aina yllätyksenä. Yllätykset tietysti kuuluvat osaltaan projektin luonteeseen, joten täysin niiltä ei voida suojatua, eikä kaikkiin kannatakaan varautua. Riskeiltä suojautuminenkin maksaa. Hyvällä suunnittelulla itse työkin sujuu paljon nopeammin.
HYVÄ PROJEKTISUUNNITELMA SISÄLTÄÄ:
1. Projektipäällikön
Projektipäällikkö on henkilö, joka vastaa projektin viestinnästä, johtamisesta ja toimii ns. solmukohtana kaikelle tekemiselle. Hänen tulee tietää projektin tilanteesta ja etenemisestä kaikki. Projektin teknisestä sisällöstä ja syvemmästä asiantuntijaosaamisesta vastaavat projektiresurssit.
2. Projektin tavoitteen ja lopputuloksen määritelmän
Kuvaa mitä projektilla tavoitellaan ja miksi. Kerro myös mitä valmis projekti sisältää, eli rajaa projektin sisältö. Tällä on merkitystä projektin päättämiseen.
3. Projektin vaiheet ja välietapit, miten päästään tavoitteeseen
Projektin jakaminen pienempiin osakokonaisuuksiin ja tehtäviin helpottaa projektin läpivientiä, seurantaa ja aikataulussa pysymistä.
4. Projektin kriittiset resurssit ja muut resurssitarpeet
Kuvaa projektisuunnitelmassa projektin onnistumisen kannalta kriittiset resurssit. Ilman näitä resursseja, projekti kohtaa ylimääräisiä haasteita. Kerro myös projektin muut osapuolet, kuten esimerkiksi yrityksen ulkopuoliset toimijat jotka ovat mukana toteutuksessa tavalla tai toisella.
5. Työnjaon resursseille
Kerro, miten projektin työtehtävät jaetaan resursseille. Kerro myös ne tehtävät joissa resurssivalinta ei voi vaihtua ilman suurempia aikatauluviivästyksiä tai muita lisähaasteita.
6. Projektin aikataulun
Suunnittele projektille, projektin osakokonaisuuksille ja tehtäville tavoiteaikataulut. Varaudu myöhästymisiin ja mieti eri osakokonaisuuksien aikataulujen pelivarat.
7. Projektin riskit
Käy läpi projektin mahdolliset riskit. Mikä projektissa voi mennä pieleen, millä todennäköisyydellä ja millaiset vaikutukset toteutuessaan riskillä on? Miten vaikutuksiltaan vakavimmat riskit voidaan ennaltaehkäistä ja mitä tapahtuu, jos riski toteutuu?
8. Projektin dokumentoinnin
Projektiosapuolien tulee dokumentoida omaa tekemistään tavalla tai toisella. Yleisesti kohdistetaan työtunnit projektille ja kerrotaan mitä ko. aikana tuli tehtyä. Mutta dokumentointia saatetaan tarvita myös laajemmin. Yleensä projektin lopputulos on jotain ainutlaatuista tai kertaluontoista, joten siihen liittyvä tieto pitää saada dokumentoitua myöhempää käyttöä varten.
9. Projektin viestinnän
Projektin onnistumisen yksi kulmakivi on projektiviestintä. Kerro, miten projektissa viestitään eri osapuolten kesken ja kuvaa mahdolliset raportointitarpeet.
10. Projektin kustannukset
Projektiin sitoutuu aina myös kustannuksia, vähintään henkilöiden työaika. Mikäli projekti on kustannuksiltaan isompi, budjetoi osakokonaisuudet ja tehtävät esimerkiksi erottelemalla työtunnit, materiaaliostot, ulkopuoliset palvelut ja matkakulut. Näistä saat laskettua koko projektin kustannukset aikatauluun sidottuna.
Näiden asioiden kirjoittaminen dokumentiksi on hyvä lähtökohta onnistuneeseen projektiin. Kun projektisuunnitelma on valmis, se jaetaan kaikille projektin osapuolille luettavaksi. Tämä on erityisen tärkeä vaihe, koska projektin onnistunut lopputulos on myös riippuvainen projektin osapuolten toiminnasta.
Projektisuunnitelma on projektin sääntökirja. Sitä voidaan päivittää projektin edetessä, mutta varsinaisia muutoksia sisältöön käsitellään erillisissä läpikäynneissä. Muutoksia ei siis tehdä ilman, että huomioidaan myös niiden vaikutukset projektin läpimenoon ja kustannuksiin. Muutosten jälkeen muistetaan taas jakaa päivitetty projektisuunnitelma kaikille osapuolille.
Lemonsoft - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Lemonsoft - Muita referenssejä
Lemonsoft - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Project Manager, PMO
- Laura - Personalized Internet Ads Assessor
- Laura - Diplomityöntekijä
- Laura - Suunnittelupäällikkö – TECH
- Laura - Technical Architect
- Nortal Oy - D365 Architect
- Rakettitiede Oy - Full stack -kehittäjä
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Solu Digital Oy - Uusi projektinhallinta- ja tuntikirjausratkaisu helpottaa työtä ja säästää aikaa
- Solu Digital Oy - Hankintasalkku Microsoft 365 -ympäristöön
- Solu Digital Oy - Projektidokumentit hallintaan Solu 365 -ratkaisulla
- Solu Digital Oy - Paikkariippumatonta työskentelyä Microsoft 365 -ratkaisuilla
- Innofactor Oyj - Pihla alkoi tehostaa tuotetietojen hakua tekoälyapurin avulla
- Innofactor Oyj - Vuohi-sovelluksesta korvaamaton vuokrahinnoittelun ratkaisu Hoasille
- Valu Digital Oy - Koas – Verkkopalvelun uudistus
Tapahtumat & webinaarit
- 11.04.2024 - On-demand webinar: NetSuite Best Practices for Software Companies
- 18.04.2024 - Aamiaistilaisuus: Ennustettavampaa liiketoimintaa vastuullisesti
- 16.05.2024 - Five Years Out Helsinki
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- IsoSkills Oy - AI's Role in Test Automation: Boosting Speed and Accuracy
- Efima Oyj - Suuri ERP-seikkailu odottaa montaa kaupan alan yritystä
- Nordea - Työn ja vapaa-ajan tasapaino Nordealla
- Altoros Finland Oy - Tekoälyn käyttöönotto - avain yritysten kilpailukyvyn säilyttämiseen
- Asiakas Group Oy - Verkkokaupan hakukoneoptimointi - 7 vinkkiä näkyvyyden tehostamiseen
- Efima Oyj - Kestävyysraportointia vai investointi datanhallintaan vastuullisen liiketoiminnan johtamiseksi?
- Maxtech - Valmisohjelmistoista jouhevuutta julkisen sektorin kilpailutuksiin
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |