Kattotutka Oy on valtakunnallinen kattopalveluihin ja -tuotteisiin keskittynyt yhtiö. Yritys halusi digitalisoida toimintatapojaan, parantaa asiakaskokemustaan ja samalla lisätä kilpailukykyään. Toteutimme räätälöidyn toiminnanohjausjärjestelmän, joka on antanut Kattotutkalle joustavuutta reagoida ja ohjata toimintaa. Myös asiakkaat, jotka hallinnoivat suuria kiinteistömääriä, näkevät yhdellä vilkaisulla kaikki heille oleelliset tiedot. Tiedon hallinta ei ole koskaan ollut näin helppoa. 

Haaste: Toiminnan yhtenäistäminen

Vincitin ja Kattotutkan yhteistyö alkoi jo vuonna 2018, kun Kattotutka halusi digitalisoida toimintatapojaan ja parantaa kilpailukykyään kehittämällä räätälöidyn toiminnanohjausjärjestelmän. Yrityksessä oli aikaisemmin useampia erillisiä järjestelmiä, joiden käyttäminen edellytti saman tiedon kirjaamista useaan eri järjestelmään. Tämä koettiin turhaksi työksi ja hankalana asiana kehittää parempaan suuntaan olemassa olleilla valmisratkaisuilla.

Yhteistyön tavoitteeksi asetettiin yrityksen toiminnan modernisoiminen ja kilpailukyvyn kehittäminen siten, että räätälöidyn järjestelmän avulla yrityksen toimintaa kehitettäisiin entistä yhtenäisemmäksi ja tehokkaammaksi.

Toteutus: Täysin räätälöity järjestelmä

Yhteistyö aloitettiin kattojen tarkastuksia tukevan digitaalisen palvelun kehittämisellä. Ensimmäisessä vaiheessa automatisoitiin kattotarkastusten raportointiin liittyvät työkalut siten, että jo tarkastusta tehdessä tarkastajat kykenivät kirjaamaan havaintonsa suoraan järjestelmään.

Kehitystyön aloitus palvelumuotoilulla

Kunkin toimintokokonaisuuden kehittäminen alkoi palvelumuotoilulla: ensin hankimme kattotutkalaisten käytännön työstä tarpeeksi yksityiskohtaisen ymmärryksen. Haastattelujen avulla saimme hyvän yleiskuvan, mutta tärkeää oli käydä myös katolla katsomassa tarkastajan työtä käytännössä.

Palvelumuotoilun tavoitteena oli poistaa työstä turhia välivaiheita, joita aiempien työkalujen käyttöön liittyi. Räätälöity järjestelmä auttoi tässä kahdella tavalla:

• Käyttöliittymät voitiin rakentaa sellaisiksi, että kussakin työvaiheessa on suoraan tarjolla juuri ne tiedot ja toiminnot, joita siinä kohtaa tarvitaan. Kun näkymät vastaavat työlle ominaisia vaiheita, ei käyttäjä joudu jatkuvasti hyppimään eri näkymien välillä. Jokaisen työvaiheen saa hoidettua alusta loppuun samassa näkymässä.
• Kun järjestelmä on omissa käsissä, kaikki oleellinen tieto saadaan mukaan juuri oikeassa muodossa. Kenenkään ei tarvitse enää käsin siirtää tietoja ohjelmasta tai näkymästä toiseen, vaan ne siirtyvät konepellin alla saumattomasti aina sinne, missä niitä tarvitaan.

Käytännön esimerkki tästä on ns. havaintokartta. Aiemmin tarkastaja laati kaaviokuvan katon korjaustarpeista itse. Käsityö vei aikaa, ja vangitsi lopputuloksena syntyvän kartan raporttidokumentin uumeniin – josta se täytyi myöhemmin erikseen kaivaa, kun korjaustiimi lähti tekemään työtään.

Nyt tarkastaja vain merkitsee kunkin tarkastushavainnon sijainnin dronen ottamaan valokuvaan. Kartta syntyy raportille automaattisesti, ja sijaintitieto saadaan suoraan näkyviin myös asentajalle, joka kyseisen vian korjaa.

Digitaalisesti koostettu raportti nopeutti tarkastajien työtä ja teki lopputuloksesta laadukkaamman, tasalaatuisemman ja kattavamman. Raportin pystyy nyt tekemään vähemmilläkin tietoteknisillä valmiuksilla, laadun kärsimättä.

Digitalisointia askel kerrallaan

Tarkastustoiminnallisuuden jälkeen Kattotutkan kilpailukyvyn kehittämistä jatkettiin digitalisoimalla yrityksen toiminnallisuuksia askel kerrallaan. Työ kattoi mm. myyntiä ja työnjohtoa tukevien palveluiden kehittämisen. Kokonaisvaltainen toiminnanohjausjärjestelmä alkoi hahmottua toiminnallisuus kerrallaan. Valmissovelluksista on vähitellen luovuttu.

Merkittävää projektin onnistumiselle oli se, että Kattotutka ei ottanut käyttöön ERP:iä vain siksi, että sellainen kuuluu yrityksellä olla. Sen sijaan liiketoiminnan haasteita lähdettiin ratkaisemaan yksi kerrallaan. Koko yhteistyön ajan jo olemassa olevia toiminnallisuuksia on myös on viety eteenpäin ketterien menetelmien avulla.

Tulokset: Kannattavuus kasvuun

Kattotutkalle räätälöidyn uuden toiminnanohjausjärjestelmän myötä yrityksen toiminnan tehokkuutta on tavoitteiden mukaisesti kyetty parantamaan merkittävästi. Monet aikaa vievät ja rutiininomaiset tehtävät on automatisoitu, mikä vapauttaa työntekijöiden aikaa muille tehtäville. Kehittyneen järjestelmän ansiosta data on helppo hallita ja työntekijät voivat keskittyä tehokkaasti yrityksen ydintoimintoihin. Uusien toiminnallisuuksien kehitysnopeus on mitoitettu niin, että Kattotutka pystyy itse ottamaan ne koko yrityksen laajuisesti käyttöön ja hyötymään digipalveluista mahdollisimman paljon.

Toiminnanohjausjärjestelmä on tuonut myös selkeää hyötyä yrityksen asiakkaille. Asiakkaat saavat tarvitsemansa vesikattodatan reaaliaikaisesti ja haluamallaan tavalla suodatettuna. Räätälöityjen ja ajantasaisten näkymien avulla ennakoiminen ja kokonaiskustannusten hallinta on helppoa. Tietoa on hyödynnetty asiakaskohtaisesti, sisältäen juuri ne tiedot, joita kullakin hetkellä tarvitaan. Tämä on vaikuttanut asiakaskokemukseen positiivisesti.

Vincitin ja Kattotutkan menestykäs yhteistyö on käynnissä ja jatkuu.