“Miksi lähteä toimistolle?” ja “Miten saada väki palaamaan toimistoille?” Kaksi kuumaa kysymystä, joita aika monessa osoitteessa parhaillaan pohditaan. Laajan etätyösuosituksen päättyessä olemme tilanteessa, jossa yksilöllisiä mieltymyksiä ja tiimiarjen kannalta optimaalisia käytänteitä päästään tosissaan yhteensovittamaan. Mitä moninaisemmat työn tekemisen tavat hybridiarjessa herättävät isosti myös tunteita. Olennainen rooli on silläkin, miten fyysiset toimitilat tukevat arkeamme.

Normaalimman arjen paluuseen on ladattu aikamoinen määrä odotuksia. Nyt saadaan viimein konkreettisia havaintoja siitä, miten soljuvaa työnteko toimistolta käsin on, kuinka ison osan päivästä työmatkat, erilaiset ohimennen tapahtuvat kohtaamiset ja palaverien välillä siirtymiset vievät aikaa (puhumattakaan kotitöistä, jotka odottavat tekijäänsä iltaisin). Kynnys lähtemiseen voi olla korkealla, mikäli toimiston jääkaapissa olevan kahvimaidon päiväys on vuodelta 2020 ja vastassa on kolkko toimitila, jonka käytäville kohtaamisjanoiset ihmiset hukkuvat toisistaan tietämättä. Ensimmäisten pitkän etätyöjakson jälkeisten toimistovisiittien perusteella tullaan tekemään suoraviivaisiakin päätöksiä siitä, missä työt jatkossa halutaan tehdä.

Jokaisen organisaation pitääkin tietää juurisyyt siihen, miksi toimistolle tullaan tai toisaalta miksi jätetään tulematta. Monessa organisaatiossa erilaisten kyselyjen kautta saadut “miksi tulen toimistolle” -vastaukset näyttävät kutakuinkin samalta kuin meillä Vincitillä:

• työkaverit, kommunikaation tehokkuus ja arjen kohtaamiset (seura, 1-2-1 keskustelut, asiakastapaamiset, retrot, workshopit, onnistumisten juhlistamiset, tapahtumat)
• pakopaikka kodista, vaihtelu ja helpompi irtautuminen töistä (työn ja vapaa-ajan balanssi)
• työrauha (etenkin pikkulapsiperheelliset)
• paremmat työvälineet, ergonomia ja palaverifasiliteetit
• monipuolinen lounas, välipalat, tauot, työmatkaliikunta, yhteiset sporttailuhetket
• asiakasprojekteihin liittyvät tietoturvavaatimukset

Vaikka osa työnantajista on jo etukenoisesti avannut toimistojaan, on moni yritys varovainen linjaamaan yhtikäs mitään. Olemme yksilöinä tulleet hyvin allergisiksi sille, että joku säätelee työarkeamme ja tulee sanelemaan, mistä käsin meidän on parasta työmme hoitaa.

Korostuneesta työarjen yksilökeskeisyydestä tulee kuitenkin päästä tilanteeseen, jossa tiimin yhteinen etu ajaa yksilön edun edelle. Ideaalitilanteessa nämä kaksi näkökulmaa tulevat kumpainenkin huomioiduksi ja silloin ollaan voittavan yhtälön äärellä.

Työn luonne ja tiimin yhdessä luomat pelisäännöt arjen raamittajiksi

Työarjen muotoilun kannalta olennaisinta on huomioida kulloinkin tehtävän työn luonne ja sille optimaalinen ympäristö. Tietyt työtehtävät voi olla järkevämpää hoitaa itsenäisesti ja tällöin hyvä työrauha on tärkein kriteeri tehtäessä päätöstä päivän työskentelypisteen sijainnista. Psykologisen turvallisuuden muodostumisen kannalta taas livetapaamiset ovat vertaansa vailla ja mm. projektien kick-off -tapaamiset, yhteiset innovointihetket ja erilaiset kriisitilanteet ovat niitä, jolloin on hyvä haalia mahdolliset eri paikkakunnilta käsin työskentelevät työkaverit koolle. Myös hyvällä itsetuntemuksella ja arjen hallinnan taidoilla on iso rooli. Ihminen itse voi tulla sokeaksi sille, mikä hänelle tekee kulloinkin hyvää. Toisaalta omia rutiineja voi olla vaikea lähteä muuttamaan, vaikka sen tietäisikin olevan itselleen parhaaksi. Näissä tilanteissa tarvitaan rohkeita esihenkilöitä ja lempeää kannustusta ympäröivältä yhteisöltä. Isoille muutoksille on joka tapauksessa hyvä varata aikaa.

Mitä selkeämmät pelisäännöt pystytään luomaan sille, missä tilanteissa tai minä viikonpäivinä livetapaamisia suositaan, sitä helpompi arkea on järjestää. Oman kokemukseni mukaan kiinteät ja isommat tiimit eivät ole niin suuressa vaarassa jäädä henkisesti erilleen toisistaan, sillä käytänteet on hiottu etäarjessakin toimiviksi. Sen sijaan huoli kohdistuu etenkin pienempiin ja vaihtuviin asiantuntijatiimeihin, jossa tiimin muodostuskin on tapahtunut kokonaan etänä. Hybriditiimeillä on yhteisöohjautuvassa kulttuurissa lopulta iso vastuu siitä, miten arjen hallinta ja kommunikointi sujuu. Organisaatio voi tukea tiimejä esimerkiksi kannustamalla yhteisten pelisääntöjen sopimiseen ja kasvattamalla koko työyhteisön hybridifasilitointivalmiutta. Myös erilaisille tiimejä tukeville workshoppien, kick offien, retrojen jne. vetäjille on tilausta siinä missä kohtaamisia tukeville työympäristöillekin.

Kaiken takana on lopulta tunne

Hyvin suunnitellut ja hybridiarkeen sovitetut monitilatoimistot ovat ylivoimaisia työskentelyn ja kohtaamisen areenoita. Tilojen hybridivalmiusastetta voidaan nostaa mm. jouhevasti toimivan hybridikokousteknologian, äänieristettyjen puhelinkoppien, pienten palaverihuoneiden rakentamisen, hiljaisten työskentelyalueiden sekä flex-työpisteiden käyttöönoton avulla. Moni pinta-alaltaan iso toimitila kaipaa myös tilojen tiivistämistä, lämpöä ja kotoisuutta sekä rennompia työskentely- ja kokoustiloja vaihtoehdoksi pönötysneukkareille. Kohtaamiset ja kahvittelut voi olla järkevä keskittää tiettyihin tiloihin, jotta toimistolla oleva väki löytää helposti toisensa. Pienilläkin toiminnallisuuksiin satsaavilla ja viihtyisyyttä parantavilla veivauksilla voidaan saada aikaan iso muutos.

Fyysisiä tiloja tärkeämpi toimintaa ohjaava asia on lopulta kuitenkin “tunne”. Se ohjaa meidät parhaimmillaan sitoutumaan ja lähelle työyhteisöä tai pahimmillaan henkisesti (ja myös fyysisesti) hyvin etäälle. Joidenkin selvitysten mukaan läsnätyön valitsevat henkilöt sitoutuvat organisaatioon syvemmin ja tämän taustalla on varmasti useampiakin tekijöitä. Mitkään yksittäiset kikkakolmoset ja yhteiset tapahtumat eivät ainoastaan synnytä sitoutuneisuutta, vaan tunneasiat jakautuvat laajemmalle, kuten organisaation arjen tason arvoihin ja historiaan. Tunnetta ja hybridiarkea voidaan toki ohjailla, johtaa ja boostata erilaisin keinoin sekä tapahtumin (mm. yhteiset brunssit, sporttailuhetket, kahvitauot, asiantuntijapuheenvuorot, harrastekerhot), mutta olennaisinta on se, että porukka viihtyy keskenään, on aidosti kiinnostunutta toisistaan ja tykkää tehdä töitä yhdessä. Nyt jos koskaan ihmiset miettivät tarkasti, mikä on merkityksellistä ja kenen kanssa aikaa viettää.

Me Vincitillä haluamme jatkossakin tarjota työntekijöillemme fyysisiä työpaikkoja ja kohtaamisen areenoita, jonne halutaan tulla töihin, jossa on hyvä olla ja ottaa vaikka päiväunet kesken arjen huiskeen. Uskomme inhimilliseen työelämään ja elämään, jonka rikkaus syntyy sopivasta vaihtelusta, erilaisten työnteon tapojen ja paikkojen yhdistelemisestä, merkityksellisestä sisällöstä, ikimuistoisista yhdessäolon hetkistä sekä arjen haasteiden taklaamisesta avoimesti, mutta toisiamme kunnioittaen.