Näin Treili Oy vähensi työvuorosuunnitteluun kuluvaa aikaa
Treili Oy vähensi työvuorosuunnitteluun kuluvaa aikaa Numeronilla
Sosiaalipalvelualan yritys Treili Oy otti työvoiman hallintajärjestelmä Numeronin käyttöön noin vuosi sitten. Sen avulla työvuorosuunnittelun käytäntöjä on saatu kehitettyä ja automatisoitua niin, että vuorojen suunnitteluun kuluva aika on vähentynyt huomattavasti.
Ennen Numeronia noin 30 % esihenkilöiden ajasta valui vuorojen suunnitteluun
Työvuorosuunnittelu on sotesektorilla isossa roolissa työhyvinvoinnin, laadun ja kustannusten näkökulmasta. Treilin toimitusjohtaja Leena Lehtonen kertoo, että vielä tovi sitten suunnittelu toi mukanaan useita haasteita aina palkanlaskennasta esihenkilöiden ajankäyttöön.
– Ennen muutosta karkeasti noin 30 prosenttia esihenkilöiden ajasta meni työvuorosuunnitteluun. Meille oli aika merkittävä havainto, että kolmesta esihenkilöstä yhden työpanos menee siihen kokonaan, Lehtonen tiivistää.
Kriittinen työpanos valui siis väärään kohtaan ja esihenkilöitä olisi kaivattu listojen ja toteumien teon sijaan muualla. Samalla vaihtelevat käytännöt yksiköiden välillä aiheuttivat haasteita.
– Oli yksiköitä, joissa osa työntekijöistä suunnitteli käytännössä itsenäisesti koko listan. Sitä ei koettu kovin tasa-arvoiseksi.
Siispä Treilillä päätettiin ottaa käyttöön työvoiman hallintajärjestelmä Numeron.
Lue miten Numeronin käyttöönotto sujui Treilillä >>
Voiko työvuorosuunnittelun automatisointi tuoda sotesektorille kaivatun 3 miljardin säästön?
Lehtonen kertoo, että jo vuoden jälkeen voi todeta, että Numeron on tuonut taloudellista hyötyä. Kun henkilöstökulut muodostavat alalla noin 80–85 % kustannuksista, on työvuorosuunnittelu kriittisessä asemassa.
– Ajatus on, että me tuotetaan hyvät, laadukkaat työvuorolistat mahdollisimman pienillä resursseilla ja mahdollisimman nopeasti. Tavoitteena on vähentää suunnitteluun ja optimointiin kuluvaa aikaa vielä lisääkin, mutta listojen suunnitteluun ja toteuttamiseen käytetty aika on pienentynyt jo huomattavasti.
Samalla hän toteaa, että Numeron on tuonut juuri sitä tuottavuutta, jota sotesektorilla tarvitaan kipeästi.
– On pitkään ollut ajatus, että digitalisaatio ja robotiikka ratkoisivat sotealan haasteellisuutta, mutta vielä ei ole löydetty, että miten vanhusten puolella löydettäisiin tähän ratkaisu. Nämä tukitoiminnot on sellaisia, joihin digitalisaatio tuo äärimmäisen hyvin istuvia ratkaisuja sekä kustannustehokkuutta ja tuottavuuden parantumista.
Jos kaikki sotealan toimijat havaitsisivat työvuorosuunnittelun automatisoinnin mahdollisuudet, vaikutukset voisivat Lehtosen mukaan olla mittavat.
– Olemme pohtineet, että jos valtakunnallisesti Suomessa laskettaisiin, paljonko työvuorosuunnitelmien laatimiseen käytetään, niin tästä voisi hyvinkin löytyä se tavoiteltu kolmen miljardin säästö soteuudistukselle.
Treilin vuorosuunnittelu tehdään nykyään automaattisesti työn ja osaamisen tarpeen pohjalta
Sotealalla säästöjen lisäksi tärkeää on toki myös palvelun laatu ja työntekijöiden hyvinvointi. Numeronin avulla Treilillä on saatu yhdenmukaistettua käytäntöjä ja suunniteltua vuorot työn tarpeen pohjalta.
– Halusimme linkittää työvuorosuunnittelua vielä enemmän työn tarpeeseen. Eli minkälaisia työvuorot ja työpäivät ovat ja mitä erityisyyksiä eri vuoroissa pitää huomioida. Nämä olivat ne lähtökohdat, miksi lähdimme muutokseen, Lehtonen tiivistää
– Nyt listasuunnittelu toteuttaa paremmin meidän työn tarpeiden lähtökohtia. Totta kai työhyvinvointi on iso asia, ja lisäksi asiakaslähtöisyys ja työn sujuvuus on lähtökohta, josta itse peilaan näitä asioita. Nyt suunnittelu lähtee siitä, että mitä osaamista on ja paljonko henkilökuntaa tarvitaan eri vuoroissa.
Numeron varmistaa optimoinnin ja tekoälyn avulla, että listat huomioivat työntekijöiden toiveet, osaamisen ja lain vaatimukset. Se takaa muun muassa sen, että työaikalaki ja TES toteutuvat kaikissa vuoroissa. Lehtosen mukaan nyt voidaan luottaa siihen, että listoissa on varmasti huomioitu tärkeimmät asiat, kuten vuorokausilepo.
– Niin hullulta kuin se kuulostaakin niin työvuorosuunnittelulla on suuri vaikutus laatuun. Meillä on työn osaamisen valvonta paremmalla tasolla kuin aikaisemmin sillä Numeron vahvistaa ja valvoo kriittisiä valmiuksia, joita henkilökunnalla pitää olla. Esimerkiksi sitä, että joka vuorossa on riittävä määrä lääkeluvallisia ihmisiä niin, että lääkehoidon laatu on oikealla tasolla. Tämä parantaa palvelun laatua.
Esihenkilöiden aika kuluu nyt oikeisiin asioihin
Ennen Treilin esihenkilöt olivat vastuussa vuorojen suunnittelusta, mutta nykyään suunnittelu tehdään keskitetysti Numeronin optimoinnin avulla.
– Esihenkilöiden aika käytetään nyt muuhun kuin tekniseen suunnitteluun. Se ei tarkoita etteikö heillä olisi roolia. He nimenomaan muodostavat pohjan työn tarpeelle, eli mitä missäkin vuorossa tarvitaan. He myös varmistavat, että resursointi on riittävällä tasolla ja että valmiudet ovat kunnossa.
Esihenkilöt vahvistavat työhön ja vapaa-aikaan liittyvät toiveet, kuten mieltymyspainotukset aamu-, ilta-, ja yövuoroista. Nyt heillä on aiempaa enemmän aikaa käydä nämä työntekijöiden kanssa läpi.
Samaan syssyyn Treilillä päätettiin siirtyä kuuden viikon suunnittelusykleihin kolmen viikon sijaan. Näin suunnittelua ei tarvitse tehdä jatkuvasti ja työntekijät voivat suunnitella elämäänsä töiden ympärillä aiempaa paremmin.
Kulttuurimuutos vaatii viestintää ja aikaa
Käyttöönoton jälkimainingeissa Treilillä on huomattu, että muutos työvuorosuunnittelussa näkyy organisaation kulttuuriin asti. Sotesektorilla työajat ovat Lehtosen mukaan sensitiivinen asia.
– Kun muutetaan näin olennaisia käytäntöjä kuin työvuorosuunnittelu, joka määrittelee koska olet töissä ja koska vapaalla, niin siinä muutetaan työntekijän kulttuuria, hän huomauttaa.
– Kyllä se on tietyllä tavalla yllättänyt myös meidät, että kuinka isosta muutoksesta tässä on kyse. Visman asiantuntijat sanoivat, että huomioikaa että tämä on valtavan iso muutos monelle tekijälle ja osa-alueelle. Ja silti se pääsi yllättämään.
Lehtonen kertoo, että viestimisen merkitystä ei voi korostaa tällaisessa muutoksessa liikaa.
– Joissain tutkimuksissa todetaan, että kulttuurimuutos vie jopa kuusi vuotta. Siihen nähden ollaan vuodessa päästy paljon eteenpäin. Käytännöt ja tunnereaktiot ovat tasaantuneet, ja ollaan löydetty ne linjat, joita toteutetaan. Pidän kokonaisvaltaisena onnistumisena sitä, että jo nyt olemme tasapainoisessa tilanteessa.
Suosittelija:
Leena Lehtonen
Tiedot
Tilaaja: | Treili Oy |
Lisätietoja
Tagit
Omat tagit
Visma Aquila - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Visma Aquila - Muita referenssejä
Visma Aquila - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Ready Solutions Oy - Senior Data Scientist
- Nordea - Qualtrics XM Process Specialist
- Laura - Analyytikot, tietohallinto
- Laura - Project Director, PMO
- Nordea - Sr IT Operations Support Engineer (Adobe/SAS Marketing Automation)
- Laura - Full Stack kehittäjä
- Digia Oyj - iPaaS-integraatiokehittäjiä ja -arkkitehteja
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Red & Blue Oy - Taivalkosken uusi saavutettava ja erottuva verkkopalvelu
- Hion Digital Oy - Vauvan ja vanhemman matkassa – Verkkosovellus, jonka sisältö mukautuu elämäntilanteeseen
- Verkkovaraani Oy - Uudet kotisivut Talin ja Ruusulan keilahalleille
- S1 Networks Oy - Pitäiskö teidän hankkia parempi netti?
- Altoros Finland Oy - Automaattinen kestävyysraportointityökalu CSRD siirtymää varten / Sustashift
- Digiteam Oy - Verkkokaupan toteutus Apollokaihdin.fi
- Digiteam Oy - Kattokeskuksen sivut ykköseksi Googlessa
Tapahtumat & webinaarit
- 13.12.2024 - AamuAreena 13.12.2024: Kestävä kehitys – Vihreät ICT-laitehankinnat
- 17.12.2024 - Rakettiwebinaari: jouluspesiaali – kysy mitä vain!
- 15.01.2025 - Datavastuullisuuden valmennus: hanki valmiudet vastuulliseen datan ja tekoälyn hyödyntämiseen
- 23.01.2025 - Generatiivisen tekoälyn hyödyt liiketoimintajohtajalle
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Nordea - Dušana Milinkovićin kokemus Nordean graduaattiohjelmasta
- Kisko Labs Oy - Hackathonien haasteet ja ratkaisut: reiluuden ja tuloksellisuuden tavoittelu
- SD Worx - Herkkukori tai viinipullo, ovatko ne enää nykypäivää? Mitä työntekijöille joululahjaksi
- SD Worx - 5 HR-trendiä vuodelle 2025: ihmislähtöisen ja tekoälyvetoisen tulevaisuuden rakentaminen
- Timeless Technology - Aranet4 HOME sisäilman laadun langaton mittari!
- Kisko Labs Oy - Innovatiivisuuden kiihdyttäjä: Miten hackathonit voivat tuoda yrityksellesi uutta potentiaalia
- Ready Solutions Oy - Harjoittelu data- ja tekoälyratkaisujen parissa Ready Solutions Oy:lla
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |