Manuaalinen työ väheni ja työ sujuvoitui, kun Saima tuli taloon
Manuaalinen työ väheni ja työ sujuvoitui, kun Saima tuli taloon
Kemin Energia ja Vesi Oy, eli tuttavallisemmin Kenve, on Kemin kaupungin omistama yhtiö, jonka palveluksessa työskentelee yli 60 energia- ja vesialan ammattilaista. Noin puolet henkilöstöstä on toimihenkilöitä, puolet työskentelevät muun maussa kaukolämmön ja asennusten parissa.
Yhtiö vaihtoi syksyllä 2021 excelit ja lomakkeet Saima HR -järjestelmään, eikä paluuta entiseen ole.
Tavoitteenamme oli vähentää manuaalista työtä sekä tehostaa loma- ja poissaolosaldojen ylläpitoa. Saima HR on vastannut tarpeeseen erinomaisesti.
Jarmo Nousiainen, talousjohtaja
Lomakkeiden pyörittäminen jäi historiaan
Aiemmin lomat, sairauspoissaolot ja saldojen hallinta tapahtui excel-taulukoilla ja erilaisilla lomakkeilla – manuaalista työtä siis riitti. Yhtiössä haluttiin sujuvoittaa erityisesti HR-ihmisten arkea ja jättää aikaa vievä lomakkeiden pyörittäminen historiaan.
Vertailua tehtiin kolmen erilaisen HR-järjestelmän välillä. Vaakakupissa painoi paitsi helppokäyttöisyys, myös mahdollisuus laajentaa järjestelmän käyttöä tulevaisuudessa muihinkin HR-osaston tarpeisiin.
Olemme käyttäneet jo parinkymmenen vuoden ajan Visman L7-taloushallintojärjestelmää, joten oli luontevaa valita myös HR-järjestelmä Visman tuoteperheestä.
Jarmo Nousiainen, talousjohtaja
Käyttöönotto sujui Nousiaisen mukaan yllättävänkin sutjakasti, eikä erityisempiä kompastuskiviä tullut vastaan. Apuna tiedonsiirrossa ja käyttöönotossa oli Visman konsultti, jolta sai tukea paitsi alkumetreillä, myös matkan varrella ilmenevissä kysymyksissä.
Lomien, poissaolojen ja saldojen hallinta helpottui
Käyttöönotto haluttiin aloittaa kevyesti lomien ja poissaolojen hallinnalla, tutustuen järjestelmään palaa kerrallaan.
Loma- ja poissaolomoduuleja käyttääkin nyt koko henkilökunta; jokainen kirjaa Saimaan lomatoiveensa sekä poissaolonsa, mikä on helpottanut saldojen hallintaa huomattavasti. Nyt kaikki tieto löytyy samasta paikasta, eikä lomakkeita tarvitse enää kierrättää esimiesten ja palkanlaskennan välillä.
Esimiehet saavat Saimasta ilmoituksen, kun joku tekee järjestelmään kirjauksen. Näin myös lomien ja poissaolojen hyväksymismenettely on nopeutunut. Henkilökunta on Nousiaisen mukaan ottanut järjestelmän vastaan mainiosti, eikä negatiivista palautetta ole tullut lainkaan.
Tulevaisuudessa on tarkoitus ajan kanssa katsoa, mikäli Kenvellä olisi tarvetta muillekin Saiman moduuleille, mutta tähän saakka loma- ja poissaolomoduulit ovat riittäneet arjen sujuvoittamiseen.
Päätökset mahdollisista lisämoduuleista tehdään sitten HR-osaston näkökulmasta, tavoitteena helpottaa heidän työtään.
Jarmo Nousiainen, talousjohtaja
Integraatio Saiman ja muiden järjestelmien välillä on harkinnassa; esimerkiksi taloushallinnon ja työajanseurannan integrointi saattaa tulla Kenvelle jossain vaiheessa ajankohtaiseksi. Saima HR tarjoaa avoimen rajapinnan, mikä mahdollistaa integraatiot muihin yritysten järjestelmiin.
Vähemmän virheitä ja exceleitä, enemmän aikaa olennaiseen
Kenveläiset ovat tyytyväisiä valintaan, sillä tavoite saavutettiin ja HR-osaston suurin ongelma ratkaistiin. Manuaalisen työn vähenemisen lisäksi myös virheiden määrä on vähentynyt uudistuksen myötä, sillä kaikki tieto on nyt näppärästi yhdessä paikassa.
Nousiainen ja HR-osasto ovat hyödyntäneet myös Visma Communityn asiakasviestintäalustaa Saiman käytön, kehitysehdotusten ja kysymysten osalta. Vismalta on Nousiaisen mukaan saatu tarvittaessa nopeasti tukea ja vastauksia kysymyksiin, mikäli niitä on herännyt matkan varrella.
Olemme kyllä tyytyväisiä järjestelmään ja voin suositella Saimaa muillekin – se on toiminut meillä hyvin, sujuvoittanut työtä ja vähentänyt virheiden määrää.
Jarmo Nousiainen, talousjohtaja
Haluaisitko sinäkin helpon ja kustannustehokkaan työkalun yrityksesi henkilöstötietojen hallintaan?
Suosittelija:
Jarmo Nousiainen
Tiedot
Tilaaja: | Kemin Energia ja Vesi Oy |
Lisätietoja
Visma Aquila - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Visma Aquila - Muita referenssejä
Visma Aquila - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Innofactor Oyj - Sales Manager (Dynamics 365)
- Innofactor Oyj - Azure Data Engineer
- Innofactor Oyj - Konsultti, Finance & Operations (Dynamics 365)
- Innofactor Oyj - Konsultti, Business Central (Dynamics 365)
- Innofactor Oyj - Ohjelmistokehittäjä, D365 Business Central
- Innofactor Oyj - Dynamics 365 CE Konsultti
- Laura - Development Manager, Project and Portfolio Management
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- SD Worx - Bilfingerin palkkaprosessiin kaivattua tehokkuutta SD Worxin palkkapalvelun avulla
- Agenda Digital - Hiilineutraali kiinteistö websovelluksena
- Hion Digital Oy - Kokonaisvaltainen digikumppanuus auttaa keskittymään olennaiseen
- Advania Finland Oy - Retta Isännöinti hyödyntää Genesys Cloudia asiakaspalvelunsa kehittämiseen
- Advania Finland Oy - VAKEn intranetista entistä raikkaampi ja monipuolisempi Freshin avulla
- Advania Finland Oy - Vaasan Sähkö otti Fresh Intranetin edistämään sisäistä viestintää ja sen vaikuttavuutta
- Advania Finland Oy - Turun kaupunki valjastaa digitaaliset ratkaisut palvelemaan strategiaansa
Tapahtumat & webinaarit
- 13.11.2024 - Rakettiwebinaari: ohjelmistotestaus ja sen tulevaisuus
- 13.11.2024 - Miten palvelumuotoilu poistaa epävarmuutta digi-investoinneista?
- 14.11.2024 - RoimaDay 2024
- 14.11.2024 - Verkkolaskufoorumin syysseminaari 2024
- 19.11.2024 - The Future of Software - Embracing Collaboration in an AI-Powered World
- 19.11.2024 - Tehokkuutta ja säästöjä low-code-ratkaisuilla
- 27.11.2024 - Green ICT -ekosysteemitapaaminen III: Ohjelmistojärjestelmien virrankulutuksen mittaaminen ja kasvihuonepäästöjen arviointi
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- SD Worx - Miten generatiivinen tekoäly vaikuttaa työntekijäkokemukseen?
- SD Worx - Kaipaatko lisää tehokkuutta ja tarkkuutta? On aika hyödyntää automaatiota HR:ssä ja palkanlaskennassa
- SD Worx - Miten ESG-raportointi voi vahvistaa HR:n asemaa?
- SD Worx - Palkanmaksu ei voi katketa, vaikka palkka-asiantuntija olisi poissa – ennakoi, varaudu ja hanki erityisosaaja avuksi
- SD Worx - 7 yleisintä piilokustannusta, joita aiheutuu, jos HR:n digitalisointiin ei investoida
- SD Worx - Mitkä ovat tekoälyn vaikutukset HR-alaan? 5 suurinta trendiä
- IsoSkills Oy - Nearshoringin edut Romaniasta
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |