Case DSV: Tehokas työajanhallintajärjestelmä säästää joka kuukausi useita päiviä työaikaa
Tehokas työajanhallintajärjestelmä säästää DSV:ltä joka kuukausi useita päiviä työaikaa
DSV on noin 350 henkeä työllistävä tanskalainen konserni, joka tekee kansainvälisiä kuljetuksia ympäri maapalloa.
Vielä muutama vuosi sitten DSV:llä hoidettiin työtapahtumien kirjaamiset pääosin manuaalisesti. Kun yritys siirtyi moderniin työajanhallintajärjestelmään, turhat työvaiheet karsiutuivat pois ja prosessi nopeutui 3–4 päivästä alle päivään.
“Ei siinä meinannut mitkään aikataulut riittää että oltaisiin saatu palkat laskettua ajoissa”
DSV:n Senior HR Specialist Ritva Örling kertoo, että vielä tovi sitten DSV:llä kirjattiin työtapahtumat pääosin manuaalisesti.
“Meillä oli aiemmin ovenpielessä vanhanaikainen työajanseurantajärjestelmä, johon työntekijät leimasivat itsensä sisään ja pois lähtiessä ulos. Kuun lopussa otimme sieltä ulos työaikaraportit ja laitoimme ne esimiehille tarkastettavaksi. Sen jälkeen kävin ne läpi, merkkasin ylityöt ja poissaolot ja näpyttelin tiedot käsin palkanlaskentaan.”
Prosessi vei henkilöstöhallinnolta 3–4 päivää työaikaa, ja se aiheutti palkanlaskennassa kiperän haasteen.
“Meillä maksetaan palkat ulos jo kuun puolivälissä, joten ei siinä meinannut mitkään aikataulut riittää että oltaisiin saatu ne laskettua ajoissa”, Örling toteaa.
Tiima säästää henkilöstöhallinnolta noin 3 työpäivää kuukaudessa
Vuonna 2015 kuljetusyrityksessä päätettiin laittaa stoppi ajan tuhlaukselle, ja vaihtaa manuaalinen työ moderniin työajanhallintajärjestelmään.
Tänä päivänä lähes kaikissa DSV:n yksiköissä käytetään Tiimaa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kaikki tiedot työajasta poissaoloihin ja vuosilomiin kirjataan ja hyväksytään Tiimassa. Tiedot siirtyvät henkilöltä toiselle automaattisesti ja kuun vaihteessa ne on nopea ajaa suoraan palkanlaskentaan.
Tämä on Örlingin mukaan sujuvoittanut prosessia melkoisesti.
“Tulkinta-ajoja tai liittymää palkkaohjelmaan ei tarvitse enää ajaa manuaalisesti, vaan siirrot tapahtuvat todella nopeasti. Jos ennen tämä vei meiltä kolme tai neljä päivää, nykyään teen koko homman alle päivässä.”
Tiiman vaikutukset näkyvät henkilöstöhallinnon ajansäästön ja prosessien lisäksi myös työntekijöillä ja esimiehillä.
“Kaikilla työntekijöillämme on käytössä Tiiman mobiiliversio, joten työaikaleimaukset tapahtuvat suoraan kännykällä. Järjestelmästä löytyy valmiina jo kaikki tarvittavat syykoodit esimerkiksi etätyötä tai poissaoloja varten. Näin työntekijät voivat itse viedä poissaolot järjestelmään ja ne kulkeutuvat suoraan esimiehille hyväksyttäväksi.”
Järjestelmä huomioi eri roolit ja työehtosopimukset
DSV:llä työskentelee sekä varastotyöntekijöitä että toimihenkilöitä, joten tarpeet työajan hallintaan ovat moninaiset. Tiiman myötä eri tehtävien vaikutukset on helppo huomioida palkanlaskennassa.
Varastotyöntekijät tekevät suunniteltuja työvuoroja, joissa täytyy ottaa huomioon erilaiset lisät, viikonlopputöiden vaikutukset sekä vapaapäiväkorvaukset. Toimihenkilöt puolestaan ovat toisessa työehtosopimuksessa ja työaikaa seurataan tunteja kirjaamalla. Kaiken tämän voi tehdä samassa järjestelmässä.
“Tiimassa pystytään tulkitsemaan erinäisiä työehtosopimuksia. Sinne ajetaan eri työehtosopimusten säännöstöt ja se tulkitsee lisien ja ylitöiden vaikutukset liukumiin ja palkanmaksuun”, Örling kertoo.
Tietojen oikeellisuus ja avoimuus on taattu
Yhteinen järjestelmä tuo lisää avoimuutta ja sen vuoksi DSV:n työntekijät ja esimiehet ovatkin olleet järjestelmään erittäin tyytyväisiä.
“Työntekijöillä on nyt näkymä siihen paljonko heillä on lomapäiviä jäljellä. Myös esimiehet näkevät koko osastonsa tilanteen kerralla ja tietävät milloin kukin on lomalla ja mihin kohtaan on vielä mahdollista myöntää lomia.”
Järjestelmä takaa myös sen, että liukumat pysyvät ajan tasalla.
“Tiima on erittäin helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen työkalu niin työntekijöiden, esimiesten kuin meidän HR-ihmistenkin näkökulmasta ja sen vuoksi se on meillä todella pidetty”, Örling tiivistää
Suosittelija:
Ritva Örling
Tiedot
Tilaaja: | DSV |
Lisätietoja
Visma Aquila - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Visma Aquila - Muita referenssejä
Visma Aquila - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Red & Blue Oy - WordPress-kehittäjä tuki- ja pienkehitystiimiin
- Red & Blue Oy - Projektipäällikkö verkkopalvelu- ja verkkokauppaprojekteihin
- Red & Blue Oy - Design Lead
- Digia Oyj - Azure Integration Developer
- Ready Solutions Oy - Senior Data Scientist
- Nordea - Qualtrics XM Process Specialist
- Laura - Analyytikot, tietohallinto
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Red & Blue Oy - Taivalkosken uusi saavutettava ja erottuva verkkopalvelu
- Hion Digital Oy - Vauvan ja vanhemman matkassa – Verkkosovellus, jonka sisältö mukautuu elämäntilanteeseen
- Verkkovaraani Oy - Uudet kotisivut Talin ja Ruusulan keilahalleille
- S1 Networks Oy - Pitäiskö teidän hankkia parempi netti?
- Altoros Finland Oy - Automaattinen kestävyysraportointityökalu CSRD siirtymää varten / Sustashift
- Digiteam Oy - Verkkokaupan toteutus Apollokaihdin.fi
- Digiteam Oy - Kattokeskuksen sivut ykköseksi Googlessa
Tapahtumat & webinaarit
- 13.12.2024 - AamuAreena 13.12.2024: Kestävä kehitys – Vihreät ICT-laitehankinnat
- 17.12.2024 - Rakettiwebinaari: jouluspesiaali – kysy mitä vain!
- 15.01.2025 - Datavastuullisuuden valmennus: hanki valmiudet vastuulliseen datan ja tekoälyn hyödyntämiseen
- 23.01.2025 - Generatiivisen tekoälyn hyödyt liiketoimintajohtajalle
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Identio Oy - Web Applications: How We Build Minimum Lovable Products in 2025 – Launching the Product
- Kisko Labs Oy - Ideasta innovatiiviseksi ohjelmistoksi ja menestyväksi liiketoiminnaksi
- Timeless Technology - Tempmate dataloggerit äärimmäisten lämpötilojen mittaamiseen.
- Efima Oyj - Vastuullisuusjohtaminen on liiketoiminnan johtamista – Muista nämä 10 asiaa, kun valitset työkalua kestävyysraportointiin
- Nordea - Mietteitä Nordean graduaattiohjelmasta
- Kisko Labs Oy - Hackathonien haasteet ja ratkaisut: reiluuden ja tuloksellisuuden tavoittelu
- SD Worx - Herkkukori tai viinipullo, ovatko ne enää nykypäivää? Mitä työntekijöille joululahjaksi
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |