logo
  • Etusivu
logo

Hae it-yrityksiä
osaamisalueittain:

Viestinnän tärkeys ketterässä kehittämisessä

BloggausOlin aikanaan eräässä projektissa projektipäällikkönä, jota toteutettiin ketterän kehittämisen Scrum:n periaatteiden mukaisesti. Projektitiimiläiset sijaitsivat eri paikkakunnilla, joten luontevasti ajattelin, että koko projekti toteutetaan nykyaikaisin tiimiviestinnän välinein: verkkokokouksilla, sähköpostilla ja pikaviestimillä. Kuten yleistä tämän kaltaisessa tekemisessä, päivittäiset läpikäynnit ja viestit olivat nopeatempoisia, suoraan asiaan ja tavoitteisiin meneviä, ”turhia” ei juteltu. Projekti eteni sujuvasti ja suunnitellusti kunnes yksi tiimin jäsenistä jäi sairaslomalle työuupumuksen vuoksi. Mitä ihmettä tapahtui?


Projektien johtaminen ja ennen kaikkea projektipäällikön työnkuva ja rooli on muuttunut merkittävästi viimeisen vuosien aikana. Aiemmin projektipäällikön rooli oli pääsääntöisesti hyvin hallinnollinen; laskettiin aikatauluja, kustannuksia ja resursseja erilaisten kaavojen avulla, dokumentoitiin ja raportoitiin paljon, hallittiin asioita ja projektin etenemistä. Projektin henkilöiden työtä johdettiin hyvin pitkälle käskyttämällä. Ihmissuhde- tai viestintätaitoja mitattiin lähinnä sillä, kuinka projektisuunnitelmaan tehty viestintäsuunnitelma on toteutunut. 

Uudet projektimenetelmät ovat muuttaneet projektien luonnetta ja osin siitä syystä mutta myös yleisesti projektipäällikön rooli on muuttunut. Projektipäällikkö ei ole enää vain projektin hallinnoija ja työnjohtaja (manager) vaan ihmisten johtaja, valmentaja ja sparraaja (leader). Uusimpien projektihallintamenetelmien lähtökohta on, että tiimin jäsenet osallistetaan projektiin ja päätöksiin entistä tiiviimmin. Projektipäällikön tulee motivoida ja sitouttaa tiimiläiset yhteiseen tavoitteseen. Projektipäällikkö on fasilitaattori, joka antaa tiimiläisten loistaa, kerää ja kannustaa antamaa ideoita, on tasapuolinen ja kunnioittava. Samalla projektien tehtävät tulee jakaa jokaisen tiimin jäsenen osaamisen ja vahvuuksien mukaisesti. 
 
Ihmisten johtamisessa sekä projektin sidosryhmätyössä projektipäällikön viestinnällinen osaaminen on yksi merkittävimpiä tekijöitä projektien onnistumisessa. Viestintä ulottuu kick-off:sta loppuraporttiin mutta tärkeintä on tietysti projektin aikainen jokapäiväiseen työhön liittyvä viestintä. Erilaisia viestintävälineitä ja tapoja on tarjolla runsaasti ja jo pelkästään sopiminen mitä niistä käytetään missäkin tarkoitusessa, on yksi iso tekijä projektityön sujuvuuden kannalta. Mietittävä on myös, miten (hiljaista) tietoa jaetaan tiimiläisten välillä niin, että tekijät saavat hyvän yhteishengen. Se taas mitä tietty toimintatapa viestii, on myös tärkeää. Jos esimerkiksi projektikokouksia jatkuvasti siirretään eikö se kerro, että joko kokous, muut osallistujat, jotka laittavat aikaansa kokoukseen tai itse projekti ole vähemmän tärkeää kuin jokin muu?
Palatakseni esimerkkiprojektiini, missä siis mentiin pieleen?
Kahdessa asiassa:

1. Luottamussuhdetta ei ollut syntynyt
Yksittäisten tiimin jäsenten ja projektipäällikön välille pitää rakentaa luottamussuhde.
Luottamussuhde ei synny verkkokokouksilla tai sähköpostilla. Sitä täytyy rakentaa tiimin kanssa, kahdenkeskisissä tapaamisissa ja ennen kaikkea kasvokkain, jossa kaikki viestinnän eri tasot ovat nähtävillä, kuten kehonkieli. Tiimin jäsenen tulee voida luottaa siihen, että hän voi ilman pelkoa arvostelusta kertoa projektipäällikölle, että hän ei ymmärrä tai ei muuten kykene toteuttamaan tehtävää. Kun luottamussuhde on olemassa, voidaan siirtyä käyttämään sähköisiä viestimiä. Kyseisessä casessä tiimin jäsen ei kertonut haasteistaan, menetti yöunensa ja lopulta paloi loppuun.

2. Tiimiä ja sen erilaisia persoonia ei tunnettu ja viestinnän tyyli ei toiminut
Se, mikä toimii yhdellä tiimillä viestinnän tyylinä ei välttämättä toimi toisella. Tyyli on tärkeä osa viestintää. Jollekin tiimille voi olla ok, että päivittäiset läpikäynnit ovat nopeita ja intensiiviä, enemmän ”käskyttävämpiä” – toisille ei. Kyseisessä casessä tiukasti tavoiteohjatut palaverit eivät toimineet vaan ne koettiin käskyttävänä, mikä ei mitenkään ollut tarkoitus. Luonnollisesti ihmiset ovat erilaisia ja kokevat saman viestin eri tavalla joten tiimin sisälläkin eroja on. 

Mutta osaavatko asiakkaat, sisäiset tai ulkoiset, vaatia viestinnällisiä ja ihmissuhdetaitoja projektipäälliköiltä? Hyvä kysymys.
Molemmat ovat haastavia alueita, ei pelkästään projekteissa vaan kaikilla työelämän alueilla. Niitä on hankala mitata sertifikaateilla tai edes haastattelemalla, kirjoja lukemallakaan näitä ei oikein opi. Kokemus on paras opettaja. Mutta kun haastattelet seuraavaa projektipäällikköäsi, ainakin kysy hänen hyviä ja huonoja kokemuksiaan viestinnästä ja ihmisten johtamisesta.


Sami Karjalainen

Sami on kokenut projektipäällikkö ja liiketoimintamuotoilija, joka on parhaimmillaan päästessään yhdessä asiakkaan kanssa ratkaisemaan digitalisaation mahdollisuuksia.

Pinterest
Nextcon Finland Oy

Lisätietoja

Nextcon Finland Oy:n yritysprofiili Kotisivut

Tagit

Jos tarjontatagi on sininen, pääset klikkaamalla sen kuvaukseen

Liiketoimintaprosessi

Projektinhallinta
Viestintä

Omat tagit

Agile
tiimihenki
tiimityöskentely

Erikoisosaaminen

Ketterät menetelmät

Tarjonnan tyyppi

Konsultointi

Siirry yrityksen profiiliin Siirry Nextcon Finland Oy kotisivuille Yrityshaku Referenssihaku Julkaisuhaku

Nextcon Finland - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt

Nextcon Finland - Muita referenssejä

Nextcon Finland - Muita bloggauksia

Siirry Nextcon Finland Oy kotisivuille Siirry yrityksen profiiliin Yrityshaku Referenssihaku Julkaisuhaku

Digitalisaatio & innovaatiot blogimedia

Blogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä

Koneoppiminen voi auttaa ilmastonmuutoksen torjunnassa
Ohjelmistorobotin hankintaprosessi muistuttaa ihmisen rekrytointia
Tubecon 2019 - Tubettajat ja Esports ovat nousseet isoksi osaksi nuorten populaarikulttuuria

Etusivu Yrityshaku Pikahaku Referenssihaku Julkaisuhaku Blogimedia