logo
  • Etusivu
logo

Hae it-yrityksiä
osaamisalueittain:

Rakennusliike Matti Nykänen Oy: Adminetillä joustavuutta työntekoon

Referenssi"Adminetissä ykkösjuttu on aivan ehdottomasti, että meillä on yksi järjestelmä, jonka sisällä pystymme hoitamaan kaikki asiat ja porautumaan hyvinkin syvälle liiketoimintamme tietoihin." -  Heikki Nykänen & Elina Häkkinen


-----

Mikkelissä toimiva Rakennusliike Matti Nykänen Oy on perheyritys, jonka toiminta käynnistyi Matti Nykäsen aloittaessa yritystoiminnan elinkeinonharjoittajana vuonna 1978. Tänä päivänä vetovastuuta on vähitellen ottamassa nuorempi sukupolvi, kun lapsuudestaan asti yrityksen arjessa kasvaneet pojat ovat ottaneet isomman roolin päivittäisessä toiminnassa. Etelä-Savon alueella toimiva yritys toteuttaa rakentamista laaja-alaisesti parinkymmenen työntekijän voimin.


Kaikki toiminnot yhteen ohjelmaan

Muutama vuosi sitten yrityksessä huomattiin, että toiminnanohjausjärjestelmät yleistyivät kasvavaa vauhtia myös rakennusalalla ja nykyajan ratkaisuilla on mahdollisuus oikeasti helpottaa yrityksen toimintojen hallintaa.

– Tuo havainto avasi silmämme miettimään myös omaa tilannettamme ja millaisia hyötyjä ohjelmistoilla olisi saavutettavissa. Meillä selvästi suurimmat haasteet liittyivät papereiden käsittelyyn ja arkistointiin sekä siitä johtuvaan laskutusviiveeseen, Heikki Nykänen kertoo.

– Asioita jäi jopa laskuttamatta, koska papereita hävisi jonnekin autojen penkkien alle, yrityksen talous- ja palkkahallinnosta vastaava Elina Häkkinen lisää.

Kun erilaisia vaihtoehtoja oli selvitetty, päätettiin yrityksessä ottaa käyttöön Adminet. Valinnassa isossa roolissa oli kaikkien toimintojen saaminen yhteen järjestelmään.

– Meillä oli aiemmin useita erillisiä ohjelmistoja, mutta ne olivat auttamatta jo vähän vanhanaikaisia. Adminetissä ykkösjuttu on aivan ehdottomasti, että meillä on yksi järjestelmä, jonka sisällä pystymme hoitamaan kaikki asiat ja porautumaan hyvinkin syvälle liiketoimintamme tietoihin. Asioita ei tarvitse enää siirtää paikasta toiseen, vaan tiedot kulkevat koko ketjun läpi kertakirjauksella, Elina toteaa.

– Halusimme helpottaa arkeamme ja lisäksi mahdollistaa yrityksen tilanteen seurannan sekä työkohteiden toteumatietojen hyödyntämisen tulevissa laskennoissa. Itse en ole vielä perehtynyt kovin tarkasti Adminetin sielunelämään, mutta tutustun asioihin pikkuhiljaa ja suurin piirtein olen jo kartalla itselleni tärkeimmistä työkaluista, toimitusjohtaja Matti Nykänen kertoo.

Adminet otettiin käyttöön Nykästen molempiin yrityksiin joulukuussa 2017 ja lukuisista huomioitavista asioista huolimatta muutos pystyttiin viemään läpi sujuvasti.

– Itse olin ollut aikaisemmassa työpaikassani tekemässä vastaavaa uudistusta, joten tiesin mitä se vaatii. Kyllähän kirjanpidon ja laskutuksen tietojen siirrossa tehtiin iso työ, mutta selkeiden ohjeiden avulla kaikki sujui hyvin. Kouluttajamme tekivät kanssamme paljon töitä, ja saimme asiat hoidettua ajallaan ja tarkasti, Elina kertoo.

– Oletin että alussa olisi enemmän käynnistymisongelmia. Tietenkin olin toiveikas ja hienosti se omasta näkökulmastani lähtikin liikenteeseen. Ehkä ohjelmistoja kannattaisi kuitenkin uusia vähän useammin, niin kaikki toimintatavat eivät vaatisi kerralla niin isoa remonttia – tai vaihtoehtoisesti siirtyä sellaiseen ohjelmistoon, jota todella pystyy päivittämään matkan varrella. Tällä hetkellä näyttää, että Adminetistä olemme saaneet juuri sellaisen ratkaisun, Jussi toteaa.


Nopeutta ja tarkkuutta taloushallintoon

Kaikkien toimintojen saaminen yhteen reaaliaikaiseen järjestelmään on tuonut isoja muutoksia varsinkin talous- ja palkkahallinnon rutiineihin.

– Paperikirjauksista eroon pääseminen on ollut iso asia. Kun työntekijät merkitsevät tuntinsa suoraan kohteelle, niitä ei tarvitse enää kerätä papereilta ja tarkistaminen on paljon helpompaa, kun tunnit ovat järjestelmässä valmiina oikeilla kohteilla, Elina kertoo.

Suurin osa yrityksen tarvikehankinnoista tehdään suoraan työmaille ja oikealle kohteelle kohdistuvat ostolaskut helpottavat myös tarvikkeiden edelleen laskutusta.

– Tuntikirjausten lisäksi ostolaskuilta tulleet ja varastosta otetut tarvikkeet näkyvät valmiina tilauksilla. Tämän kokonaisuuden ansiosta pystymme toimimaan itsekin todella hyvin reaaliajassa ja laskut saadaan maailmalle nopeasti. On hienoa, ettei tarvitse odotella ja selvitellä mitään. Se on helpottanut minun elämääni huomattavasti, Elina toteaa.

– Kun kaikki kirjaukset tehdään sähköisesti oikealle työkohteelle, ne myös menevät laskutukseen eivätkä jää harhailemaan mihinkään paperin reunaan, Matti lisää.

Työmailta ylijääneiden tai isommissa erissä varastoon ostettujen tarvikkeiden hinnoittelussa hyödynnetään Adminetin yleistä hinnastoa.

– Varastosta käytettyjen tuotteiden hinnoittelua on helpottanut tosi paljon, että meillä on aina käytössä iso tuotevalikoima, josta voimme hakea laskua tehdessä tuotteille ajantasaisen hinnan monelta tavarantoimittajalta. Rakennusalan muissa ohjelmistoissa tällaista mahdollisuutta ei ole, Heikki toteaa.

– Vähän aikaa sitten tuli esimerkiksi vastaan LVI-tuote, jossa ihan hiuksenhieno nimike-ero tarkoitti usean kympin eroa tuotteen metrihinnassa. Jos meillä ei olisi ollut mahdollisuutta tarkistaa juuri oikean tuotteen ajantasaista hintaa, olisi väärällä hinnoittelulla tullut takkiin ja aika lujaa, Elina kertoo.

Lyhytkestoisten työtilausten ohella laskutukseen on saatu helpotusta myös urakoiden osalta, kun maksuerälaskutus hoituu sujuvasti.

– Maksuerät on helppo hyväksyttää ennakkoon sähköpostilla ja kuittauksen jälkeen lasku lähtee matkaan haluttuna ajankohtana. Tarvittaessa maksueriä voi muokata ja laskutuksen tilannetta on helppo seurata. Maksuerälaskutus on hoidettu Adminetissä tosi fiksusti ja sen ansiosta on helppo suunnitella itsekin asioita eteenpäin, Heikki kertoo.

Laskutuksen ja tuntikirjausten lisäksi myös muut työmaiden asiakirjat hallitaan nykyään sähköisesti, minkä ansiosta kaikki tarvittavat asiakirjat ovat helposti löydettävissä niihin liittyviltä kohteilta.

– Esimerkiksi kaikki työmaaperehdyttämiset, rakennusvalvonnan vastaanottokäyntien pöytäkirjat ja muut dokumentit saadaan liitettyä kohteen alle. Lisäksi työmaapäiväkirjojen hallinta on kätevää, kun valvoja voi omilla tunnuksillaan käydä lukemassa päiväkirjat ja kuitata ne Adminetissä, Heikki kertoo.


Helpompaa kohteiden hallintaa

Työmaiden arkeen Adminet on tuonut helpotusta muun muassa automatisoidulla verottajan ilmoitusvelvollisuuden raportoinnilla, jonka vaikutus näkyy toimistolla asti.

– Adminet on tosi hyvä systeemi työmaiden kulunvalvontaan, työntekijäluetteloiden hallintaan ja lopulta verottajalle lähtevien ilmoitusten hallintaan. Meillä on työmailla käytössä kulunvalvontaboksit, joihin kirjaudutaan Valttikorteilla. Kirjautuminen on todella yksinkertainen käyttää ja järjestelmä muodostaa itse ilmoitukset verottajalle sekä ilmoittaa jos tiedoissa on jotain hämminkiä, Heikki kertoo.

– Minun työtäni on helpottanut hirveästi, ettei tarvitse enää laskea ylittyykö urakkarajat ja raportoida niitä, koska Adminet seuraa rajoja ja lähettää ilmoitukset automaattisesti. Totta kai myös virheen mahdollisuus pienenee, kun asioita ei tarvitse tehdä käsin, Elina lisää.

Kuljetusyrityksen puolella maa-ainekset on saatu tarkemmin hallintaan, sillä Adminettiin on luotu suoritteet niiden käytön seurantaan.

– Meillä on useita monttuja ja paljon eri kiviaineksia, joiden seurantaa ja hallintaa varten Adminettiin on luotu omat suoritteet. Täytyy antaa täydet kymmenen pistettä siitä, kuinka maa-ainesten seuraaminen ja kirjaaminen on meille toteutettu, Elina toteaa.

– Tämän toimintatavan ansiosta pystymme seuraamaan murskattujen kiviainesten menekkiä ja riittävyyttä. Esimerkiksi villapaketit on helppo laskea, mutta täytyy olla aika kova jätkä, jos osaa silmämääräisesti sanoa murskekasasta sen määrän. Adminetistä pystymme seuraamaan kiviainesten määrää kullakin hetkellä ja arvioimaan niiden riittävyyttä, Heikki kertoo.

Sähköinen kirjaaminen helpottaa myös maa-ainesten käyttöön liittyvää raportointia.

– Kun pystymme merkitsemään oikean noutopaikan ja lajikkeen sähköisesti ilman erillisiä manuaalisia kirjauksia, saamme ainesten riittävyysseurannan lisäksi Adminetistä tiedon ympäristöviranomaisen maa-ainesilmoituksiin. Enää ei tarvitse selvittää manuaalisesti, paljonko maa-aineksia on käytetty missäkin ja koostaa niitä Exceliin, Jussi kertoo.


Ajansäästöä ja vapautta työntekoon

Yrityksessä oli tärkeää saada ohjelmiston vaihdolla lisää vapaa-aikaa ja joustavauutta työntekoon.

– Alun perin yksi iso osatekijä Adminetin valinnassa oli mahdollisuus hallinnoida asioita muualtakin kuin yhdestä kiinteästä pisteestä ja halu saada enemmän vapaa-aikaa erityisesti pitemmän työuran tehneille. Aika hyvin sitä on saatukin ja nykyään asioita pystyy hoitamaan vaikka istuessaan ongella laiturinnokassa, Heikki kertoo.

– Työnteon paikkasidonnaisuus on ollut aikaisemmin se iso haaste ja minulle oli oikeastaan kynnyskysymys saada joustavuutta työntekoon. Adminetin myötä tämä asia on muuttunut paljon. Kun avaan aamulla silmät, ensimmäisenä ei tarvitse lähteä toimistolle, vaan voin hoitaa tietyt asiat rauhassa kotoa ilman keskeytyksiä, Elina toteaa.

– Samalla toiminnan tarkkuus on mielestäni parantunut, kun kaikki tiedot on helppo tarkistaa Adminetistä, eikä tule kaksinkertaisia kirjauksia tai muitakaan virheitä, Jussi toteaa.

Uudella sähköisellä toimintatavalla on pystytty säästämään sekä aikaa että kustannuksia.

– Nykypäivänä rakennustyömaiden hallinnointi on aika raskasta, mutta Adminetillä olemme pystyneet säästämään aikaa hallinnon töistä. Ajansäästö on ollut isossa roolissa tässä muutoksessa ja se muodostuu monista pienistä asioista, esimerkiksi laskujen sekä tunti- ja tarvikekirjausten käsittelyyn liittyvien työvaiheiden automatisoinnista. Kun ohjelma tekee aika paljon kirjanpidon kirjauksia puolestamme ja pystymme hoitamaan jäljelle jäävät asiat itse, olemme saaneet ulkopuoliset kirjanpitokulut pois, Heikki kertoo.




Suosittelija:

Heikki Nykänen & Elina Häkkinen

Pinterest
Referenssin infoboxi
Admicom Finland Oy

Tiedot

Tilaaja: Rakennusliike Matti Nykänen Oy

Lisätietoja

Admicom Finland Oy:n yritysprofiili Kotisivut

Tagit

Jos tarjontatagi on sininen, pääset klikkaamalla sen kuvaukseen

Liiketoimintaprosessi

BI ja raportointi
Projektinhallinta
Taloushallinto
Toiminnanohjaus ERP

Erikoisosaaminen

Ohjelmistokehitys
Pilvipalvelut / SaaS

Toimialakokemus

Rakentaminen

Tarjonnan tyyppi

Valmisohjelmisto

Omat tagit

Adminet
Urakointi
urakointi-erp
urakointijärjestelmä
rakennusprojektit
rakennusala
työmaakäyttö
työmaan raportointi
Kokonaisjärjestelmä
porautuva raportointi
kertakirjautuminen
prosessien automatisoiminen
prosessien automatisointi
automatisointi
taloushallinnon prosessien automatisointi
Sähköinen taloushallinto
sähköinen kirjanpito
reaaliaikainen kirjanpito
laskutus
Laskutusohjelma
laskutusprosessi
maksuerälaskutus
ERP käyttöönotto
Palkanlaskenta
tuntikirjaus
Sähköiset ostolaskut
digitaalinen hinnasto
työtilaukset
sähköiset lomakkeet
työmaapäiväkirja
Rakentamisen tiedonantovelvollisuus
Kulunvalvonta
automaattiraportit
suoritteet
Etäkäyttö

Siirry yrityksen profiiliin Siirry Admicom Finland Oy kotisivuille Yrityshaku Referenssihaku Julkaisuhaku

Admicom Finland - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt

Asiantuntijoita ja yhteyshenkilöitä ei ole vielä kuvattu.

Admicom Finland - Muita referenssejä

Admicom Finland - Muita julkaisuja

Siirry Admicom Finland Oy kotisivuille Siirry yrityksen profiiliin Yrityshaku Referenssihaku Julkaisuhaku

Digitalisaatio & innovaatiot blogimedia

Blogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä

Tekstiviestien käyttö yritysviestinnässä kasvaa – SMS:n seuraava sukupolvi voi tuoda uusia ulottuvuuksia mobiiliviestintään
Is this the most beautiful event in the world?
Meeshkan voitti Slush 100 pitchauskilpailun

Etusivu Yrityshaku Pikahaku Referenssihaku Julkaisuhaku Blogimedia