Nurkan takana häämöttävä ERP-projekti nostaa tuskanhien pintaan monessa organisaatiossa – eikä ihme. ERP-projekti voi mennä pieleen lukemattomin eri tavoin, jolloin muistoksi jää vain iso lasku ja valtavasti hukkaan heitettyjä työtunteja.

Hyvä uutinen on, että onnistumisen käsikirjoitus on lopulta melko suoraviivainen. Olemme vuosien saatossa toteuttaneet asiakkaillemme kymmeniä ERP-projekteja, joista viisastuneena jaamme viisi kullanarvoista vinkkiä hanketta suunnittelevalle organisaatiolle.

1. Valitse ERP-projektin vetäjäksi sitoutunut projektipäällikkö

Yksi onnistuneen ERP-projektin kulmakivistä on sitoutunut projektipäällikkö, joka näyttää suuntaa hankkeen tärkeimmille sidosryhmille eli yrityksen johdolle, IT-tiimille ja uutta järjestelmää käyttäville työntekijöille. Projektipäällikkö voi tulla joko talon sisältä tai ulkopuolelta.

Mikäli hankkeeseen valitaan sisäinen projektipäällikkö, on tärkeää varmistaa kaksi asiaa: valitun henkilön tulee olla henkilökohtaisesti sitoutunut viemään hanke maaliin sekä työskenneltävä tiimissä, joka on ERP-järjestelmän omistaja. Tehtävään sopivaa substanssiosaamista löytyy yleensä talousosastolta, mutta valitettavan usein projektipäälliköksi nimitetään joku IT:stä vastaava työntekijä sillä ajatuksella, että tekninen osaaja sopii parhaiten ERP-hankkeen vetäjäksi.

Kokemuksemme perusteella projektipäälliköksi voi hyvin harkita myös talon ulkopuolelta tulevaa henkilöä, vaikka moni organisaatio ajatusta vierastaakin – yleensä siksi, että sisäisen työntekijän uskotaan tuntevan organisaation parhaiten. Ulkoinen projektipäällikkö uskaltaa kuitenkin tarvittaessa tehdä rohkeitakin päätöksiä, sillä hänellä ei ole paineita muiden kollegoiden toiveiden täyttämisestä. Ulkoisella projektipäälliköllä ei myöskään ole samoja ajankäytöllisiä haasteita kuin sisäisellä projektipäälliköllä, jolla on ERP-projektin lisäksi myös oma työtaakka hoidettavanaan.

2. Priorisoi ihmiset teknologian edelle

Kun toiminnanohjausjärjestelmää lähdetään uudistamaan teknologia edellä, uutta järjestelmää käyttävät työntekijät jäävät helposti paitsioon. Teknologiaa tärkeämpää on kuitenkin rakentaa kattava ymmärrys siitä, kuinka uusi ERP-järjestelmä voi parhaiten palvella käyttäjien tarpeita.

Järjestelmäuudistus on aina ennen kaikkea muutosprojekti, jonka keskiössä ovat ihmiset. Yksi projektipäällikön tärkeimpiä tehtäviä onkin kuunnella käyttäjien toiveita ja huolia, sillä vanhaan järjestelmään tottuneita pääkäyttäjiä muutos arjen tekemiseen saattaa ahdistaa ja jopa pelottaakin. Ennen projektin alkua on tärkeä kartoittaa, miten käyttäjät tekevät töitään ja mitkä ovat heidän tyypillisiä haasteitaan.

Järjestelmäuudistus on aina ennen kaikkea muutosprojekti, jonka keskiössä ovat ihmiset. Teknologiaa tärkeämpää on ymmärtää, kuinka uusi ERP-järjestelmä voi parhaiten palvella käyttäjien tarpeita.

3. Kerro ERP-projektin etenemisestä avoimesti – niin hyvässä kuin pahassa

ERP-projekti nousee tai kaatuu sen mukaan, kuinka organisaatiojohto ja projektipäällikkö viestivät uudistuksesta ja sen etenemisestä.

Isossa kuvassa ERP-järjestelmän käyttöönotto helpottaa arjen työtä, mutta toisaalta tietyt asiat voivat myös monimutkaistua. On tärkeää, että johto tukee projektipäällikköä viestimään avoimesti hankkeen etenemisestä ja vaikutuksista niin hyvässä kuin pahassa. Organisaation johto voi parantaa onnistumisen mahdollisuuksia nimeämällä projektipäällikölle joukostaan niin kutsutun Executive Sponsorin eli henkilön, joka on projektipäällikön tukena hankkeen alusta loppuun.

4. Löydä ERP-hankkeelle sisäinen sanansaattaja

Sitoutuneen projektipäällikön ja johtoportaan lisäksi organisaatio tarvitsee ERP-hankkeelle sisäisiä sanansaattajia eli draivereita. Draiverit ovat henkilöitä, jotka osaavat myydä ideaa uuden järjestelmän hyödyistä talon sisällä sekä oikoa mahdollisia harhakäsityksiä.

Hyvän draiverin tunnistaa esimerkiksi seuraavista piirteistä:

• Hän on työskennellyt organisaatiossa jo jonkin aikaa, mielellään ERP-käyttäjätiimissä.
• Hänellä on hyvät suhteet muihin työntekijöihin.
• Hän on kiinnostunut työkavereidensa toimenkuvista.
• Hän pystyy varmistamaan, että ERP-projektin toteutustiimillä on työrauha.
• Hänellä on mahdollisuus palkita ihmisiä projektin lopuksi.

5. Laadi toimintasuunnitelma seuraavaksi viideksi vuodeksi

ERP-projekti ei lopu uuden järjestelmän käyttöönottoon, vaan organisaation on laadittava viiden vuoden toimintasuunnitelma jo ennen hankkeen konkreettista alkua. Toiminnanohjausjärjestelmä on merkittävä investointi mille tahansa organisaatiolle, joten askelmerkit tulevaan täytyy suunnitella huolellisesti.

Asiakkaan kannalta yksinkertaisinta on laatia suunnitelma yhdessä osaavan ERP-kumppanin kanssa, jonka asiantuntijoilla on aina ajantasaista tietoa uusista versiopäivityksistä sekä näkemystä niiden vaikutuksista asiakkaan liiketoimintaan.

---

Autojen varaosien tukkuliike Startax halusi modernisoida ja automatisoida kirjanpitoonsa liittyviä prosesseja ja valitsi Innofactorin ERP-projektinsa kumppaniksi. Lue asiakastarinastamme, kuinka Startax onnistui säästämään asiantuntijoidensa kallista aikaa automatisoimalla kirjanpitoaan Microsoft Dynamics 365 Business Central ‑toiminnanohjausjärjestelmän avulla.