Savonia-ammattikorkeakoulu halusi vapauttaa talouspalveluiden resursseja rutiinitehtävistä ja otti vuonna 2023 käyttöön tekoälymoduulin osana CGI:n DataCycle360 Purchase to Pay -ratkaisua. Tekoälyä hyödynnetään erityisesti ostolaskujen tiliöinnissä ja reitityksessä, mikä nopeuttaa prosesseja ja vähentää manuaalista työtä.

Savonialla on pitkä historia CGI:n kumppanina taloushallinnon kehittämisessä. Vuodesta 2011 lähtien korkeakoulu on käyttänyt CGI:n DataCycle360-tuoteperhettä ostolaskujen käsittelyyn, ja yhteistyö syveni entisestään tekoälyratkaisun käyttöönoton myötä vuonna 2023.

Tavoitteena lisätä taloushallinnon automaatiota

Helmikuussa 2023 käynnistetyn projektin tavoitteena oli vapauttaa taloushallinnon henkilöstön aikaa rutiininomaisista tehtävistä, kuten laskujen reitityksestä ja tiliöinnistä, sekä tehostaa taloushallinnon toimintaa tekoälyn avulla.

”Talouspalvelutiimimme on pieni, ja ostolaskujen käsittely vei huomattavasti aikaa ja resursseja, erityisesti kiireisinä kuukaudenvaihteina. Ostolaskuja saattaa olla jopa sata päivässä, joten rutiinitehtävien automatisointi on ollut meille merkittävä apu,” Savonian talousasiantuntija Tuija Korhonen kertoo.

Korkeakouluissa on tyypillistä, että saman toimittajan laskuja kohdistuu useille eri kustannuspaikoille. Myös asiatarkastajia voi olla useita.

”Kun otimme tekoälyn käyttöön, keskityimme ensiksi ostolaskujen reititykseen ja vasta sen jälkeen tiliöintiin. Tämä oli meille toimiva lähestymistapa,” Savonian Controller Miia Mykkänen sanoo.

Aktiivinen yhteistyö tuotti tulosta

CGI:n projektipäällikkö Marja Vuorela kertoo, että tavoitteena oli aluksi saavuttaa korkea ennustetarkkuus yksirivisille laskuille, jotka laskut muodostavat suurimman osan laskuvirrasta eli noin 80–85 % kaikista laskuista. Sen jälkeen siirryttiin monirivisiin laskuihin, jotka ovat usein aika monimuotoisia oppilaitosympäristössä.

”Ensimmäinen käytössä oleva versio käsitteli monirivisiä laskuja rajatusti ja otimmekin käyttöön kakkosversion matkan varrella. Sen avulla saimme myös monirivisten ennustetarkkuutta parannettua merkittävästi”, Vuorela toteaa.

Projektin onnistumisen taustalla oli tiivis yhteistyö CGI:n ja Savonian välillä. Säännölliset kuukausipalaverit, aktiivinen viestintä ja jatkuva seuranta laskujen käsittelyn haasteista mahdollistivat nopean reagoinnin ja parannusten toteuttamisen. Mykkänen ja Korhonen korostavat kaikkien osapuolten aktiivisuuden merkitystä projektin onnistumisessa.

”Jokaisella organisaatiolla on omat erityispiirteensä, jotka on otettava huomioon tekoälyratkaisujen käyttöönotossa. Yhteistyössä CGI:n kanssa olemme arvostaneet erityisesti sitä, että havaittuihin kehityskohtiin on tartuttu aktiivisesti ja olemme löytäneet ratkaisuja, jotka palvelevat juuri meidän tarpeitamme,” Mykkänen ja Korhonen toteavat.

Tekoäly tuonut monia hyötyjä

Tekoälyn käyttöönotto on tuonut merkittäviä hyötyjä Savonian talouspalveluille.

”Aiemmin aamuisin käsin tekemämme reititys sujuu nyt automaattisesti, mikä nopeuttaa laskujen käsittelyä ja vähentää talouspalveluiden henkilöstön työkuormaa. Viime heinäkuussa tekoäly ennusti tiliöinnit 80 prosentin tarkkuudella ja reititykset 60 prosentin tarkkuudella. Toki aina on ostolaskuja, joita tekoäly ei osaa käsitellä, mutta ne ohjautuvat nyt manuaaliseen tarkistukseen,” Korhonen kertoo.

Savonia jatkaa tekoälyratkaisujen kehittämistä yhteistyössä CGI:n kanssa. Tulevaisuudessa tavoitteena on edelleen parantaa monirivisten laskujen käsittelyä ja nostaa automaation tasoa entisestään. Projekti on osoitus siitä, miten perinteiset taloushallinnon prosessit voivat muuttua tekoälyn avulla tehokkaammiksi ja modernimmiksi.