Järjestelmä-, ohjelmisto- ja palveluhankintojen kanssa usein tehty virhe on ratkaisujen liian innokas hakeminen organisaatiossa. Ennen kilpailutusta organisaatiossa olisi tärkeää pysähtyä miettimään tarkemmin sitä, mitä siellä halutaan nyt, ja mitä tulevaisuudessa. Jos näitä asioita ei pohdita riittävän tarkasti, on riskinä kannattamaton investointi, josta saadaan vastineeksi minimaalisia parannuksia aikaisempaan verrattuna.

Olemme aiemmin kirjoittaneet blogissamme siitä, mitä ongelmia projektipäällikkö ratkaisee projektissa ja miksi projektipäällikkön osaamista kannattaa ehdottomasti hyödyntää. Tässä artikkelissa kerromme miksi ammattitaitoinen ja kokenut projektipäällikkö on avain onnistuneeseen kilpailutukseen.

Projektipäällikkö pystyy kartoittamaan organisaation tarpeita hankinnan alkuvaiheessa eri keinoin

Ennen hankinnan kilpailutusta projektipäällikkö järjestää organisaation sisällä työpajan, jossa käydään läpi yrityksen nykytilaa. Nykytilan kartoittamisessa käydään läpi mitä ollaan tekemässä, miksi se tehdään ja kenelle se tehdään.

Jo tässä vaiheessa on hyvä miettiä miten projekti tehdään: käytetäänkö ketteriä menetelmiä vai vesiputousmallia, lähdetäänkö hakemaan aitoa DevOps -mallia, jossa sama tiimi joka on kehittänyt digitaalisen palvelun myös operoi sitä käyttöönoton jälkeen. Kartoittamisessa nousee esiin avoimia kysymyksiä, joita käydään yhdessä läpi ja niihin kehitetään ratkaisuja. Tämän kaiken pohjalta projektipäällikkö näkee, onko yrityksellä riittävä kypsyys hankintaa varten.

Projektipäällikkö haastaa sopivasti

Ulkopuolisena asiantuntijana projektipäällikkö pystyy tuomaan puolueettoman näkökannan organisaation nykytilasta. Ulkopuolisena asiantuntijana hän pystyy tuomaan myös uusia näkökulmia mukaan hankintojen suunnitteluun. Näiden avulla projektipäällikkö pystyy sparraamaan, sekä haastamaan organisaation johtoa liittyen heidän tarpeisiinsa.

On tärkeää, ettei projektipäällikkö päästä organisaation johtoa liian helpolla, sillä näin hän pystyy estämään asiakasta ohjautumasta vääriin tarpeisiin hankintojen kanssa. Toisaalta projektipäällikkö tarvitsee organisaatiolta paljon tukea ja tietoa onnistuakseen tehtävässään jo ennen kun projekti on varsinaisesti alkanut.

Samalla projektipäällikkö pystyy myös pitämään huolen siitä, että asiakkaalla on myös jatkossa hyvät mahdollisuudet onnistua, vaikka projektipäällikkö ei itse olisikaan enää mukana projekteissa. Projektipäällikön ja asiakkaan sparrauksen pohjalta kirjataan kaikki tarpeet ylös, sekä lähdetään karsimaan kehitettyjä ratkaisuja esimerkiksi SWOT-mallin avulla, kunnes jäljelle jäävät parhaat ratkaisut. On myös tärkeää pitää huoli siitä, ettei hankinnoista tehdä vahingossa liian haastavia, koska koko projekti voi kaatua myös siihen.

Projektipäällikön avulla kustannustehokkaampaa kilpailutusta

Kustannuksien puolella projektipäällikkö pystyy ennustamaan sitä, kuinka kallis hankinta asiakkaalle on kyseessä selvittämällä hankinnan kokoa. Kun projektipäällikkö tietää yhden osa-alueen suuruuden hankinnasta, hän pystyy antamaan karkean arvion siitä, kuinka suuri koko hankinta tulee olemaan, sekä mitä se tulee suurin piirtein maksamaan asiakkaalle.

Tätä laskentaa varten tarvitaan projektipäällikkö, jolla on paljon kokemusta aiheesta. Jos projektipäällikkö pystyy laskemaan hankintaan kuluvan työn määrän, sekä ennustamaan minkälaisia ongelmia projekti voi tuoda mukanaan, on todennäköisyys uuden hankinnan onnistumiselle paljon suurempi.

Tarjoamme projektipäälliköitä järjestelmä-, ohjelmisto ja palveluhankintojen kilpailutukseen

Projektijohdon konsulttimme ovat olleet mukana kehittämässä Carunan sähköisiä palveluita ja myös Visma Financial Solutions Oy on luottanut asiantuntijuuteemme valitsemalla Nextconin projektipäälliköksi järjestelmäkehityshankkeeseen. Nextconin asiantuntijat ovat olleet tukemassa myös Melan käyttöpalvelun kilpailutuksen tarjouspyynnön ja palvelukokonaisuuksien muodostamisessa, kilpailutusprosessin läpiviennissä sekä transitioprojektissa.

Ota rohkeasti yhteyttä, jos pohdit, sopiiko Nextconin projektipäällikkö juuri teidän tarpeisiinne. Autamme mielellämme teitä löytämään juuri sopivan asiantuntijan.