Hae it-yrityksiä
osaamisalueittain:

Pilvipohjaisuus, tehokas hankinnasta maksuun -prosessi ja tekoäly mahdollistavat supertaloushallinnon

20.3.2018 - Johannes Puro - Taloushallinto

Iso osa toimittajatiedosta on väärää tai vaillinaista

Teemu Toroi ei ennusta, vaan tietää taloushallinnon lähitulevaisuuden. Toroi vetää Baswarella datapalveluita ja herättelee työssään organisaatioita hahmottamaan taloushallinnon sähköistämisen mahdollisuuksia.

– Datapalvelut käsittävät laajasti sen, miten asiakkaille mahdollistetaan parempien päätösten tekeminen, Toroi tiivistää.

Datapalveluiden parissa työskentely on hänelle eräänlainen paluu juurille.

– Taustani on matematiikassa, datan analysoinnissa sekä visualisoinnissa. Ei tämä nyt ihan kotiinpaluu ole, mutta virkistävällä tavalla tuttu kenttä, Toroi kertoilee positiostaan.

Hän listaa kolme asiaa, joiden avulla taloushallinto saadaan viritettyä Baswaren lanseeraamaksi supertaloushallinnoksi. Se vaatii taloushallinnon pilvipohjaisuutta, tehokasta hankinnasta maksuun -prosessia sekä keinoälyn hyödyntämistä.

– Jos katsotaan mitä globaalissa yrityskentässä tapahtuu vain yhden tunnin aikana, niin 80 liiketoimintoa lakkautetaan ja melkein 250 liiketoiminnan kontakti-informaatiota muuttuu, Toroi listaa.

Pointtina on, että taloushallinnon prosessit tulee digitalisoida, ei vain liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta, vaan myös siksi, että pysytään ajan tasalla siitä keiden kanssa asioidaan.

 

1 Taloushallinto pilveen!

Ihmettelen Toroille, eikö yritysten taloushallinto toimi jo yleensä pilvipalveluna? Vastaus kuuluu, että ei läheskään kaikissa organisaatioissa. Suunta on kuitenkin selvä, nimittäin ylöspäin – kohti pilveä.

– On useampiakin syitä miksi taloushallinto pitäisi viedä pilveen. Ensinnäkin ratkaisuja täytyy pystyä käyttämään eri paikoista ja ympäristöistä. Tietojärjestelmä ei voi olla enää konttorin nurkassa klo 9 ja 17 välillä. Pilvi tarjoaa transformaation ketterään ja joustavaan toimintamalliin, Toroi listaa.

”Pilviratkaisut alkavat olla turvallisempia kuin yksittäisen yrityksen palomuurit ja tietoturvaratkaisut”

On tietysti myös teknisiä syitä, jotka puhuvat pilveen siirtymisen puolesta, kuten ratkaisun kapasiteetin skaalautuminen toiminnan tarpeiden mukaisesti.

– Turvallisuus on yksi tekijöistä. Useissa lähteissä todetaan, että pilviratkaisut alkavat olla turvallisempia kuin yksittäisen yrityksen palomuurit ja tietoturvaratkaisut. Kun pilvipalvelu tehdään oikein, se on turvallisempi kuin monoliittinen ratkaisu, Toroi pohtii.

 

Teemu Toroi vetää datapalveluita Baswarella.

 

Hänen mukaansa, kun yrityksen palvelut ovat pilvessä, kaikki tieto ja toiminnot voidaan tallentaa samalla tavalla ja samassa formaatissa. Tämä mahdollistaa sen, että taloustietoa päästään käyttämään tehokkaasti, ja mahdolliset pullonkaulat käsittelyperformanssissa ja -prosessissa on helpompi tunnistaa.

– Pilven vahvuus on siinä, että kun käytössä on useampia taloushallinnon järjestelmiä – kuten yrityksissä usein on – pystytään dataa yhdistelemään ja liiketoimintatiedon käyttöä tehostamaan, hän kuvaa.

Pilvipohjaisuus tarjoaa myös avaimet tehokkaaseen hankinnasta maksuun -prosessiin.

 

2 Toimiva hankinnasta maksuun -prosessi

Hankinnan prosessi on Teemu Toroin mukaan keskeinen niin resurssien käytön, oman tuotannon kuin talouskurinkin kannalta.

– Otetaan alkuun esimerkiksi tietty ostokategoria, vaikkapa kokouspalvelut. Yrityksissä halutaan tietää paljonko meillä on toimittajia, keitä he ovat, ovatko ostoehdot järkeviä, ja jos poikkeuksia on niin miksi? Entä saataisiinko hankinnat keskittämällä paremmat ehdot? Tällaisiin kysymyksiin ostaja pääsee kiinni ottamalla hankintaprosessin haltuun, Toroi kuvaa.   

Hankintaprosessi koskettaa monesti yritysten ydinarvolupausta. Esimerkiksi teollisuusyrityksillä on avainkomponentteja, joita tarvitaan heidän tuotteensa valmistamiseen.

– Teollisuudessa on pakko pohtia, mikä on todennäköisyys siihen, että meillä on valmistusongelmia johtuen avaintoimittajien taloustilanteesta ja toimituskyvystä? Nopeasti päästään siihen, että taloustieto on aika olennaisessa osassa reaalitoiminnan päätöksenteossa.

”Huonolaatuinen perustieto johtaa usein tehottomaan toimintaan.”

Toroi nostaakin toimittajatiedon hallinnan yhdeksi liiketoiminnan kulmakivistä. Se mahdollistaa myös laskutusautomaation ja tehokkaan purchase to pay -prosessin.

– Mietitään esimerkiksi globaalisti toimivan yrityksen hankintakenttää, jossa toimittajia hallinnoidaan hajallaan ja tietoa tallennetaan paikallisesti hiukan eri formaateissa. Kun tämä data vedetään globaalille tasolle ja kysytään hankintapäälliköltä, keitä teidän toimittajanne ovat ja onko teillä yhteystiedot kunnossa, niin saattaa paljastua, että jopa 90 % prosenttia toimittajatiedosta voi olla väärää ja vaillinaista, Toroi kertoo.  

Joskus pankkiyhteys ei ole oikein, yhteystiedot ovat väärin tai arvonlisävero heittää.

– Ostosta ja hankinnasta maksuun -automaatiosta puhuttaessa huonolaatuinen perustieto johtaa usein tehottomaan toimintaan. Jos perustieto on taas oikeassa paikassa, se mahdollistaa täsmäytykset ja maksuunpanon, Teemu Toroi herättelee talousyksiköitä.

Kun dataa puuttuu, laskutusammattilaiset joutuvat käyttämään omaa työaikaansa epäselvyyksien selvittelyyn. Yhden laskun selvittäminen voi pahimmillaan viedä jopa kuukauden kalenteriaikaa.

 

Teemu Toroi muistuttaa, että puutteellisten tietojen selvittely voi viedä yllättävän paljon aikaa taloushallinnon ammattilaisilta.

 

3 Tekoälyn ja koneoppimisen soveltaminen taloushallinnon prosesseihin

Osa yrityksistä on erittäin kiinnostuneita siitä, miten he voisivat hyödyntää tekoälyä ja koneoppimista liiketoiminnassaan. Teemu Toroi rauhoittelee kuitenkin päättäjiä toteamalla, että perusasiat pitää aina korjata ennen kuin esimerkiksi koneoppimista aletaan soveltamaan.  

Perusasioilla Toroi viittaa muun muassa edellä kuvattuihin pilvipalveluihin siirtymiseen ja optimoituun hankinnasta maksuun -prosessiin.

Hän kuitenkin näkee keinoälyssä ja koneoppimisessa merkittävää potentiaalia taloushallinnon prosesseille.

– Kun katsotaan laskutusta ja automaatiota niin yritys voi saada satoja tuhansia laskuja vuodessa. Kun hallittavana on tällainen määrä laskuja, on ihan varmaa, että siellä on myös virheitä, Toroi sanoo.  

Osa laskuista on esimerkiksi laskutusehtojen vastaisia, mukana voi olla kaksoiskappaleita, joissain laskuissa ei ole tietoja siitä, mille tilille ne tulisi maksaa, verotiedot voivat olla puutteellisia ja toisista puuttuu puolestaan y-tunnus.

Seassa voi olla myös valelaskuja eli huijausyrityksiä, jotka laitetaan tyypillisesti tiukoilla maksuehdoilla kuun lopussa ja yritetään painostaa maksajaa päästämään laskut vahingossa maksuun.

– Aika tyypillinen koneoppimisen kohde on datan laadun parantaminen, jolloin neuroverkko voidaan opettaa siihen, millä lailla sisään tulevaa dataa pitää korjata ja rikastaa. Näin mahdollisia virheitä voidaan korjata automaattisesti ja riittävällä todennäköisyydellä.

”Koneoppimisella voidaan tunnistaa anomalioita ja opettaa verkkoa siihen, mitkä tapahtumat ovat potentiaalisia petoksia.”

Poikkeusten ja mahdollisten huijausten tunnistaminen laskumassasta on myös potentiaalinen koneoppimiskohde, mikä ei ole teknologian sovelluskohteena mikään uutuus. Esimerkiksi roskapostifiltteri on klassinen esimerkki koneoppimissovelluksesta.

– Koneoppimisella voidaan tunnistaa anomalioita ja opettaa verkkoa siihen, mitkä tapahtumat ovat potentiaalisia petoksia. Osa tilanteista paljastuu täysin viattomiksi, kun joku on lähettänyt laskun väärillä tiedoilla tai summassa onkin vain lyöntivirhe, Toroi kuvaa.

Koneoppiminen tietoturvassa noudattaa siis samaa analogiaa kuin umpilisäkelikkaukset: niin pitkään kun tietty prosentti osoittautuu terveiksi, mitään vahinkoa ei pääse syntymään. Oireilevien hoitamatta jättäminen johtaisi nopeasti tilanteeseen, jossa jonkun umpilisäke pääsee puhkeamaan.

 

Toimittajatieto on yksi liiketoiminnan kulmakivistä

Teemu Toroin kolme kohtaa supertaloushallinnon saavuttamiseksi ovat siis pilvipohjainen taloushallinto, toimiva hankinnasta maksuun -prosessi ja keinoälyn hyödyntäminen tietoturvan parantamisessa.

– Jos toimittajatieto on yksi liiketoiminnan kulmakivistä, niin lasku- ja dokumenttidatan korjaaminen voisi sitten olla muuta laadun parantamiseen liittyvää toiminnan perustuksen rakentamista, Toroi jäsentelee.

Hän haluaa taloushallinnon “katsovan näkyvän tulevaisuuden rajalle, ja määrittävän nykyaikaisen, ihmismielen ja koneälyn yhteistyölle perustuvan taloushallinto- ja hankintatoiminnon.”

– Tulevaisuuden Supertaloushallinnossa teknologia kokoaa ja analysoi kaiken taloushallinnon tiedon sekä tarjoaa uuden polven innovatiivisesti ajatteleville ammattilaiselle uusia liiketoiminnan oivalluksia. Oikein sovellettuna taloushallinto tuo näkyväksi, virtaviivaistaa ja automatisoi toiminnot aina hankinnasta taloushallintoon, luoden uutta kilpailuetua, Toroi lopettaa.

 

 

 

Baswaren hankinnasta-maksuun ratkaisut >

Talousprosessien automaatio > 

 

Baswaren ite wiki -profiili
Baswaren kotisivut

 

Muita julkaisuja

Veera Kujansuu - Kilpailuttaminen
Houmi auttaa kilpailuttamaan kiinteistövälittäjät ja remonttien tekijät
Suvi Lindström - LATO strategiatyökalu
LATO on työkalu organisaation strategian jalkauttamiseen ja johtamiseen
Johannes Puro - Verkkokauppa
TOP 12 Suomen parhaat verkkokaupat
Suvi Lindström - Tuotetiedonhallinta
Jopa 30 prosenttia tuotedatasta sisältää virheitä – keskitetty tuotetiedonhallinta (PIM) auttaa vaikuttavampien tuotekokemusten luomisessa
Johannes Puro - Art of Basware
Art of Baswaren teoksissa nuoret taiteilijat käsittelevät tekoälyä
Suvi Lindström - Hankinta
Tehokas ostaminen ja hankinta yrityksessä vaatii pitkälle viedyn automaation
Veera Kujansuu - Digiajan johtajan käsikirja
Digiajan johtajan käsikirja opastaa pärjäämään digiajan kilpailussa
Veera Kujansuu - Hankinnasta maksuun
Kohti parempaa laskutus- ja hankintaprosessia
Suvi Lindström - Strateginen hankinta
Sähköinen hankintaprosessi standardoi tarjousdokumenttien hallinnan ja toimittajien arvioinnin – kilpailutus tehostuu jopa 60 prosenttia
Lataa lisää