Oulun kaupungilla on meneillään kaksi isompaa muutosta:

1) Työn tekemisen murros, pitäen sisällään uudenlaisen liikkuvan työn mallin ja mietinnän siitä mitä tulevaisuuden työ on.

2) Työtilojen muutos, tukemaan työn tekemisen muutosta.
Tilankäyttö ja sen tehostaminen on iso ja akuutti asia myös julkishallinnossa ja uudenlaiset työtilat, kuten monitilaratkaisut, mobiilialueet, hiljaiset työalueet ja erityyppiset neuvotteluhuoneet on valjastettava tukemaan uudenlaista muuttuvaa tapaa tehdä työtä.

"Työnteko muuttuu ja meidän kaikkien on se ymmärrettävä", kiteyttää Oulun kaupungin tietohallintoasiantuntija Juha Saarela

HAASTEET

Oulun kaupungilla on noin 200 neuvotteluhuoneita ja tällä hetkellä sopivan tilan varaaminen ?lennosta? käytävältä ei onnistu, vaan varaus on aina tehtävä kalenterista.

"Haasteena meillä on nyt se, että kun haluan tilan itselleni 15 minuutiksi nopeasti, en näe käytävällä onko se vapaana. Usein kuitenkin menen vapaaseen tilaan, mutta en varaa sitä mistään." Saarela kertoo.

Myös vapaan, juuri omaan käyttötarkoitukseen parhaiten soveltuvan, neuvotteluhuoneen löytäminen on usein haastavaa.

"Käyttäjällä saattaa helposti mennä jopa 10 minuuttia sopivan tilan etsimiseen. Meidän kokoisessa yli 9000 hengen organisaatiossa 10 minuutin ylimääräinen työajan menetys on tuntuva ja kertautuu." Saarela jatkaa.

Kolmantena haasteena on näkyvyyden puuttuminen tilojen käyttöasteeseen. Sama haaste koskee sekä neuvottelutiloja, että myös muita työtiloja.

"Oululla, monen muun organisaation tapaan, on halua ja tarvetta karsia toimitiloja työtapojen ja liikkuvan työn mahdollistamana. Haasteena tässä on se, että nyt näkyvyys tilojemme käyttöasteeseen perustuu täysin mutu-arvioon, emmekä tiedä kuinka paljon voimme tiivistää ja tehostaa tilojemme käyttöä."

RATKAISU

Taitorin osaaminen ja ketterä toteutuskyky sekä Oulun tarve kohtasivat ja osapuolet ryhtyivät yhdessä rakentamaan tulevaa toteutusta. Avoimuus ja dialogi asiakkaan ja Taitorin välillä on ollut koko matkan todella tärkeää.

"Pääsemme mukaan kehittämään kokonaan uudenlaista konseptia. Tämä pakottaa meidät myös miettimään omia käytäntöjämme." Saarela linjaa.

Taitori Reserven avulla käyttäjät näkevät nyt helposti onko neuvottelutila vapaa vai varattu ja voivat lennosta varata tilan itselleen helposti ja nopeasti.

"Laite tehostaa palaverihuoneen tilannetta siten, että esimerkiksi puhelun aikana kun tila on tyhjä ja Reserven näytön liikennevalot ovat vihreänä, pystyn bookkaamaan itsellesi tilan nopeasti." Saarela kuvaa.

Seuraavassa vaiheessa suunnitelmassa on kytkeä järjestelmään kaikki Oulun neuvottelutilat, jolloin Reserven näytöltä tai suoraan selaimestaan, käyttäjät voivat tehdä älykkään vapaiden, juuri heidän tarpeeseensa soveltuvien neuvotteluhuoneiden haun ja listauksen.

Reserveen ollaan tuomassa myös ominaisuutta, jolla voidaan mitata tarkkaa neuvottelutilojen käyttöastetta ja neuvotteluihin osallistujien tarkkaa määrä.

TAITORI RESERVEN 4 TÄRKEINTÄ OMINAISUUTTA OULULLE

1) Reserven neuvottelutilan vapaa/varattu/vapautumassa liikennevalot.

"Liikennevalot on ehdottomasti tärkein ominaisuus. Yksinkertainen asia tuo selkeää tehokkuutta." Saarela paaluttaa.

2) Mahdollisuus tehdä tarpeisiini sopivien neuvotteluhuoneiden haku ja listaus suoraan selaimesta, tai Reserven näytöltä.

3) Integroitavuus jo olemassa oleviin Microsoft Exchange ja Lync järjestelmiin.

"Laitteeseen sisäänrakennettu Lync-puhelumahdolisuus on myös hyvä lisäominaisuus, jota mahdollisesti voidaan hyödyntää tulevaisuudessa." Saarela toteaa.

4) Keskitetty sisällöntuotannon mahdollisuus Reserve näytöille.

"Esimerkiksi Videosisällön tuottaminen mahdollisesti tulevaisuudessa näytöille, esim. kun halutaan kaupungin sisäisesti saada jotakin viestiä perille sisäisesti ja miksei myös ulkoisesti." Saarela visioi

Suosittelisitko tuotetta myös muille?

"Ehdottomasti!" Saarela päättää.