Lehtipiste on Suomen johtava sanoma- ja iltapäivälehtien sekä aikakauslehtien irtonumerojakeluun keskittynyt yhtiö. Lehtipiste jakelee suomalaisten ja ulkomaalaisten kustantajien tuotteita myytäväksi noin 6000 päivittäistavara- ja erikoiskaupan myymälään.

Loppuvuodesta 2015 Lehtipiste käynnisti useita merkittäviä IT-hankkeita tehostaakseen ja laajentaakseen liiketoimintaansa. Merkittävin hanke oli uuden varastonhallintajärjestelmän luominen. Järjestelmään haluttiin asiakasportaali, jonka avulla Lehtipisteen varastohotelliasiakkaat voisivat hallinnoida varastossa olevia tuotteita, toimituksia, osto- ja myyntitilauksia sekä asiakastietoja.

Paniikki
Helmikuussa 2016 projektit olivat jo pitkällä, mutta sitten putosi pommi – asiakasportaalista vastannut järjestelmätoimittaja lopetti yllättäen toimintansa. Kaikki projektiin satsattu aika, raha ja työ uhkasi valua hukkaan.

Sysartin ja Lehtipisteen välinen yhteydenpito tilanteesta alkoi maaliskuussa 2016. Kuukautta myöhemmin Sysartin tiimi työskenteli jo täyttä häkää asiakasportaalin parissa.

“Sysartilta löytyi projektiin tarvittavaa toimiala- ja sovellusosaamista ja rohkeutta ottaa haltuun toiselta toimittajalta kesken jääneitä hankkeita”, kertoo Lehtipisteen tietohallintojohtaja Matti Kosonen.

Liiketoiminta ensin
Lehtipisteen liiketoiminnan turvaamiseksi Sysart otti välittömästi haltuunsa myös vanhan varastonhallintajärjestelmän ylläpidon. Samaan aikaan aloitettiin keskeneräisen asiakasportaalin tilannekartoitus. Sen osalta selvitettiin mitä kaikkea oli tehty, mitä piti vielä tehdä ja paljonko työtä maaliin pääseminen vaatisi.

Yhteistyössä Lehtipisteen ja Sysartin tiimit pilkkoivat ja priorisoivat toiminnallisuuksia. Homma oli hoidettava ripeästi, sillä asiakasportaali oli olennainen osa uutta liiketoimintaa. Yhteinen käsitys minimum viable productin sisällöstä ja aikataulutavoitteista löytyi onneksi nopeasti.

Kososen mielestä yhteistyö Sysartin johdon ja työntekijöiden kanssa oli mutkatonta alkumetreiltä saakka. Lehtipisteen tarpeisiin reagoitiin välittömästi ja erilaisia toteutusvaihtoehtoja löytyi useissa tilanteissa.

Läpinäkyvää kehitystä
Seuraavat kuukaudet Sysart kehitti järjestelmiä tiiviisti – parhaimmillaan viiden kehittäjän täysiaikaisella panoksella. Projektin aikatauluja seurattiin viikoittain päivittyvällä ennusteella. Ennuste perustui todelliseen dataan siitä, paljonko työtehtäviä oli toteutettu, paljonko ne olivat vieneet keskimäärin aikaa ja paljonko niitä oli jäljellä. Ennusteen avulla projektin sisältöä ja siihen tulevia muutoksia pystyttiin hallitsemaan ketterästi yhdessä asiakkaan kanssa.

“Projektin läpivienti ja systeemityön hallinta oli johdonmukaista ja vakuuttavaa. Muutokset, kustannukset ja aikataulu pysyivät hyvin hallinnassa” Kosonen toteaa juuri projektin päättymisen jälkeen.

Vaikeuksien kautta voittoon
Syksyllä 2016 asiakasportaali näki päivänvalon – alkuperäisen toimittajan katoamisesta huolimatta. Lehtipisteellä on nyt järjestelmä, joka mahdollistaa uusien tulovirtojen synnyn ja ennen kaikkea palvelee paremmin heidän asiakkaitaan.

“Verkkokauppiaat ja muut kumppanimme ovat ulkoistaneet meille logistiikkatoimintansa. Uusien järjestelmien avulla he voivat nyt helposti ohjata ja seurata liiketoimintaansa.” Kosonen summaa.