Power Platformin uusia toiminnallisuuksia esittelevän blogisarjamme kolmannessa osassa käsittelemme huhtikuussa testikäyttöön julkaistut Power Apps Portaalit, jotka ovat nyt julkisesti kaikkien Power Platform -käyttäjien saatavilla.

Power Apps Portals eli tuttavallisemmin Portaalit mahdollistaa Common Data Serviceen (CDS) kytkettyjen verkkosivujen luomisen helposti. CDS:n kanssa keskustelevia verkkosivuja oli jo aiemmin mahdollista toteuttaa Dynamics 365 -portaalin kautta, mutta nyt se on entistä helpompaa Power Appsista tutun low-code-kehitysominaisuuksien ansiosta. Samalla helpottuu pääsyn antaminen CDS:n ulkoisille käyttäjille.

Selvitimme työkalun hyödyntämismahdollisuuksia

Power Appsit ja niillä tehtävä matalan kynnyksen sovelluskehitys ovat Microsoftin tärkeimpiä panostuksen kohteita. Aiemmin Power Apps on rajoittunut mobiili- tai tablettimuotoisten sovellusten kehittämiseen, ja ne ovat olleet jaettavissa ainoastaan oman organisaation sisällä. Jatkossa nämä ei kuitenkaan ole enää esteitä: lokakuussa julkaistujen muutosten mukana Microsoft toi mahdollisuuden jakaa sovelluksia myös oman organisaation ulkopuolelle. Samaan aikaan Power Apps Portaalit laajentaa sovelluskehitystä nettisivujen puolelle.

CDS asiakastyöhön Power Apps -portaaleilla

Power Apps Portaalin avulla kehittäjä kykenee toteuttamaan low-code-periaatteella näyttäviä verkkosivuja, eli niin kutsuttuja portaaleja, jotka kytkeytyvät Common Data Service -tietokantaan. Tämä mahdollistaa mobiilisovelluksiin nähden laajemmat mahdollisuudet kerätä tietoa ja esittää sitä käyttäjille.

Portaalissa on sisäänrakennettuna roolit ylläpitäjälle sekä kirjautuneelle että nimettömälle -käyttäjälle. Poiketen muista Power Apps -tuotteista kirjautumista ei siis ole rajattu organisaation sisäisiin käyttäjiin, vaan se voidaan sallia sekä ilman kirjautumista että henkilökohtaisilla tunnuksilla, kuten esim. LinkedIn- tai Google-tunnuksilla. Kirjautumistavasta riippumatta käyttäjä voi tarkastella tai syöttää tietoja suoraan CDS:een. Portaalin ylläpitäjä voi tietokantatasolla sallia käyttäjälle nähtäville sopivat tiedot.

Käyttäjään liittyvien tietojen esittäminen vaatii kirjautumisen. Kirjautuneet käyttäjät voidaan linkittää tietokannan tietueisiin esim. kutsulinkin tai validin sähköpostin avulla. Kirjautumisen taakse voidaan sijoittaa CDS:n eri komponentteja, kuten lomakkeita tiedon syöttämistä varten, personoituja näkymiä tai yhteistyötiloja.

Tämän lisäksi Power Apps Portaali integroituu muiden Microsoftin palveluiden kanssa, jolloin portaaleihin voidaan sijoittaa esimerkiksi upotettuja Power BI -näkymiä. Mahdollista on myös Power Automaten (entinen Microsoft Flow), SharePointin tai Azure Blob Storagen hyödyntäminen portaalin yhteydessä. Näiden lisäpalveluiden avulla käyttäjälle voidaan tarjota kattava ja personoitu näkymä heille tarkoitettuun dataan.

Pidä työntekijät lähellä ja sidosryhmät vielä lähempänä

Organisaation sidosryhmille suunnatut portaalit eivät keksintönä ole uusi, mutta Power Apps Portaali tarjoaa helpon ratkaisun niiden toteuttamiseksi. Portaalin rakentamisen kynnyksen madaltuessa kyetään luomaan uusia tehokkaita viestintäkanavia myös niille sidosryhmille, joille sitä ei ehkä aiemmin ole harkittu.

Jos organisaatiolla on esimerkiksi jälleenmyyjä- tai alihankkijaverkosto, voidaan näiden käyttöön luoda kätevästi portaali, jonka kautta he pystyvät esimerkiksi raportoimaan myyntejä tai työmääräysten toteumia. Samalla portaali voi toimia viestintäkanavana yrityksen ja kumppaneiden välillä, jossa kerrotaan vaikka onnistumisista puolin ja toisin.

Asiakkaille voidaan esimerkiksi helposti näyttää heistä kerättyjä tietoja, jotka voidaan myös esittää selkeässä, visuaalisessa muodossa. Samalla asiakkaan on mahdollista muokata ja lisätä omia tietojaan. Mikäli kyse on kuluttajaliiketoiminnasta, voidaan portaaliin rakentaa asiakkaalle esimerkiksi myös mahdollisuus tehdä palvelupyyntöjä tai reklamaatioita.

Portaali voidaan rakentaa myös sisäisiin tarkoituksiin. Sen kautta voidaan esittää esimerkiksi tiimin resursseihin, työmäärään ja tavoitteisiin liittyviä tietoja kootusti visuaalisessa muodossa. Portaalissa tiimi voi myös täydentää näitä tietoja tilannekuvan tarkentamiseksi. Tällä voidaan korvata monilla yhä käytössä olevat Excelit.

Käyttökelpoisuutta koko rahalla

Oma näkemykseni Power Apps Portaalista on, että se on erittäin hyvä – jopa kaivattukin – ratkaisu. Melko pienellä vaivannäöllä organisaatio kykenee muodostamaan eri sidosryhmien käyttöön portaaleja, joilla voidaan parantaa näiden palvelukokemusta. Helppo pääsy omiin tietoihin sekä tietojen syöttäminen kätevästi on varmasti kaivattu ominaisuus monien yrityksien asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja jälleenmyyjien keskuudessa. Samalla organisaatio helpottaa omaa tiedonsyöttämiseen liittyviä prosessejaan, kun työvaihe voidaan delegoida asiakkaalle tai kumppanille itselleen.

Power Apps Portaalin kustannukset määritellään käyttötavan mukaan. Organisaation ulkopuolisten käyttäjien kustannus riippuu siitä, kirjautuvatko he portaaliin vai tarkastelevatko sivuja anonyymeina. Organisaation omat henkilöt voivat saada Power Apps- tai Dynamics-lisenssin kautta käyttöoikeuden portaalin käyttöön. Kuukauden minimilaskutus ulkopuolisille henkilöille on alkaen 100$, ja kokonaiskustannus riippuu käyttäjämääristä. Hyvin toimivasta portaalista tämä on varsin maltillinen kustannus. Varsinkin, jos parantunut palvelukokemus johtaa kasvaneeseen myyntiin.

Kirjoittaja

Aino Jokela

Senior Solution Consultant

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.