Päivähoidon palvelusetelien digitalisoinnista isoja säästöjä Jyväskylässä

Päivähoidon palvelusetelien koko palveluketjun sähköistäminen tuo Jyväskylän kaupungille lähes kolmen henkilötyövuoden verran säästöjä.
Investoinnin takaisinmaksu on laskentapäällikkö Vesa Voutilaisen mukaan verrattain nopea. Taloushallinnon koordinoiman uudistusprojektin tavoitteeksi asetettiin 1,5-2 henkilötyövuoden säästö, mutta työvaiheiden digitalisoimisen tuomat hyödyt ovat ylittäneet odotukset.
Jyväskylän kaupungin kokopäivähoidon vuosivolyymi on 50 miljoonaa euroa, josta palveluseteleiden osuus on yli viidennes. Yksityisiä päivähoidon palveluntuottajia kaupungissa on reilut sata ja lapsia hoidossa yli 1400. Voutilaisen mukaan päivähoidon palvelusetelit muodostavat sekä euro- että kappalemääräisesti kaupungin suurimman palvelusetelikokonaisuuden.
Tiedot kulkevat saumattomasti varhaiskasvatuksen kokonaisjärjestelmä Effican, yksityisten palveluntarjoajien käytössä olevan Satelliitti-verkkotyökalun sekä kaupungin taloushallinnon järjestelmien kesken. Sähköinen palveluseteliprosessi käynnistyy, kun vanhempi täyttää yksityisen päivähoidon hakemuksen kaupungin verkkosivuilla ja päättyy, kun taloushallinnon dokumentit ovat kirjautuneet kirjanpitoon. Väliin mahtuvat päivähoidon ja taloushallinnon palvelukeskusten, yksityisen palveluntarjoajan sekä vanhempien välinen tiedonkulku, joka sisältää mm. tuloselvitykset, päätökset päivähoitopaikasta ja palvelusetelin arvosta sekä maksatukset.
Digitaalinen tietoketju on katkeamaton. Missään työvaiheessa ei oteta tulosteita eikä tietoa siirretä paperilta eri järjestelmiin. Excel-raportit, inhimillinen työtaakka ja pöydälle kertyvät paperikasat eivät ole enää esteenä ajantasaisen tiedon saamiseksi. Myös laskutuksen sisällön laatu on parantunut merkittävästi. Suoritemäärät ovat tippuneet kymmenekseen.
Uudistus tehtiin syksyllä 2014. Voutilaisen mukaan Tiedon tarjoama kokonaisuus oli hinta-hyötysuhteeltaan sopivin.
Jyväskylän kaupungin linjauksena on luopua kunnallisesta perhepäivähoidosta asteittain eläköitymisten kautta, ja kunnalliset palvelut korvataan yksityisellä perhepäivä- ja päiväkotihoidolla. Uusien päiväkotien rakentamistarpeiden noustessa esille selvitetään ensiksi yksityisen päivähoidon tarjonta kyseisellä alueella.
Suosittelija:
“Ajansäästö prosessin eri vaiheissa on kymmeniä prosentteja. Se on myös ainut palveluseteliprosesseista, joka on kokonaan kaupungin hoidossa.“ “Aiemmin kaikki tiesi, että tieto on ajantasaista tiettynä ajankohtana kuluvaa kuuta. Nyt tiedämme, että se on aina ajan tasalla.” "Jos kaikki käyttöönotto- ja kehittämisprosessit menisivät kaupungissa yhtä tehokkaasti, tuottavuus paranisi todella hyvää vauhtia.” “Päivähoidon palveluseteliprosessista on kokonaisuudessaan tietoisesti tehty yksinkertainen, ilman hallinnollista viidakkoa, jotta yrittäjäksi lähteminen olisi helppoa. Sähköinen tiedonkulku on keskeinen osa sujuvaa yhteistyötä.”
Vesa Voutilainen, laskentapäällikkö