Onko organisaatiotanne pitkään ja uskollisesti palvellut arkistoratkaisu tullut teknologisen kaarensa päähän? Vai puuttuuko arkisto mahdollisesti kokonaan?

Sähköiseen arkistoon siirtyminen on ajankohtaista, kun haluat toteuttaa tiedonhallintalain mukaisen elinkaaren hallinnan, helpottaa tietojen löytämistä sähköisestä arkistosta ja hyödyntää helppokäyttöistä ohjelmistoa asioiden ja asiakirjojen säilyttämisessä. Dynasty Asianhallinnan käyttäjälle helpoin ratkaisu on Dynasty Arkisto, joka on saumattomasti integroitu asianhallintaan.

Tässä blogissa jaamme parhaat vinkkimme arkistonhallinnan suunnitteluun sekä kerromme, miksi Dynasty Arkisto täyttää kattavasti asiakirjojen säilyttämisen ja arkistoinnin tarpeet.

Arkistonhallinnan suunnittelun kolme tärkeintä kysymystä: mitä, minne, miten?

Arkistolain 7 §:n mukaan arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista. Laki on sama kaikille, mutta organisaatiot voivat oman tilanteensa perusteella itse vaikuttaa siihen, kuinka lain kirjain täytetään.

Onnistuneen arkistonhallinnan ensiaskel on oman organisaation nykytilanteen, tarpeiden ja tavoitteiden kartoittaminen. Esimerkiksi organisaation käyttämät järjestelmät vaikuttavat osaltaan siihen, missä arkistoitavia kohteita voidaan ja kannattaa säilyttää. 

Arkistonhallinnan suunnittelua helpottaa, kun vastaa kolmeen kysymykseen: mitä, minne ja miten?

1. Mitä arkistoidaan? 

Arkistolaki määrää, minkälaista tietoa arkistonmuodostajan on säilytettävä. Kaikkea tietoa ei tarvitse arkistoida, mutta organisaation on tunnistettava, mitä tietoa pitää arkistoida, miten pitkään ja mitä ei. Tässä kuvaan astuu tiedonohjaussuunnitelma (TOS).

Tiedonohjaussuunnitelma helpottaa asiakirjojen elinkaarihallinnan suunnittelua ja ohjausta sekä tehostaa asiakirjahallinnon työtä. Kun asianhallintajärjestelmän ja arkiston taustalla oleva tiedonohjaussuunnitelma on toteutettu huolellisesti, arkistoon saapuu valmiiksi laadukkaasti luokiteltuja asioita ja asiakirjoja. Tällöin arkistonhoitajan on helpompi nojautua automaattisesti muodostettavaan hävitysesitykseen, eikä hänen tarvitse käyttää aikaa yksittäisten kohteiden käsittelyyn.

2. Minne arkistoidaan? 

Laki ei velvoita arkistonmuodostajaa käyttämään erillistä arkistojärjestelmää, joten organisaatioilla on vapaus päättää, missä arkistoitavia kohteita säilytetään. Arkistoimiseen voi käyttää esimerkiksi asianhallintajärjestelmää tai mitä tahansa muuta pitkäaikaiseen säilytykseen soveltuvaa Sähke2-sertifioitua ohjelmistoa.

Arkistoratkaisua pohdittaessa on kuitenkin syytä muistaa, että asianhallintajärjestelmiä ei ole suunniteltu asiakirjojen pitkäaikaiseen säilyttämiseen. Tämän vuoksi niiden käyttökokemus ja toiminnallisuudet ovat arkistoinnin suhteen sähköistä arkistojärjestelmää vaatimattomampia.

3. Miten arkistoidaan?

Arkistointitapoja on karkean jaottelun mukaan kahdenlaisia:

• Ulkopuolinen tai kolmannen osapuolen arkistoratkaisu tarkoittaa, että asianhallinnalla on oma käyttöliittymänsä ja arkistolla omansa. Tällöin arkisto on ikään kuin asianhallinnasta irrallinen lisäosa.
• Asianhallintaan integroitu arkisto toimii puolestaan asianhallinnan luontevana jatkeena. Integroitu arkistoratkaisu mahdollistaa erityisesti automaattisen arkistoinnin asianhallinnasta, haun yhdellä kertaa sekä aktiivi- että passiiviaineistoista ja tiedonohjaussuunnitelman helpon tuonnin arkistoon. 

Arkistonhallinnan ratkaisua kartoitettaessa on syytä pysähtyä miettimään arkiston ja asianhallinnan välistä keskusteluyhteyttä. Pitkässä juoksussa organisaation päätöksenteko ja päätösten säilyttäminen on sujuvampaa, kun järjestelmät on alun pitäen suunniteltu toimimaan yhdessä. Yhtenäinen käyttökokemus minimoi koulutustarpeen ja pitää käyttäjät tyytyväisinä.

Dynasty Arkisto on Dynasty Asianhallintaan saumattomasti integroitu arkistoratkaisu 

Dynasty Arkisto on Dynasty 10 -tuoteperheen laajennus, joka on asioiden ja asiakirjojen pitkäaikaiseen säilyttämiseen suunniteltu sähköinen arkisto. Dynasty Arkisto on yhtenäinen asianhallintajärjestelmän kanssa niin käytettävyydeltään kuin ulkoasultaankin, joten Dynasty-käyttäjien on helppo omaksua Arkiston tärkeimmät toiminnot.

Dynasty Arkiston keskeisiä ominaisuuksia ovat muun muassa

• elinkaarihallinta eli aineiston vastaanottaminen, säilyttäminen ja hallittu hävittäminen 
• haku ja säilytykseen liittyvien tietojen massahallinta eli operaatiot, joilla säilyttämiseen liittyviä metatietoja voidaan päivittää arkistossa
• muuttumattomuuden varmistaminen – ajastetun muuttumattomuusvalvonnan myötä järjestelmä tarkistaa tiedostot säännöllisesti ja antaa hälytyksen, mikäli tiedostot olisivat jostain syystä muuttuneet
• siirtopaketin muodostaminen – arkistossa voidaan muodostaa siirtopaketteja, joiden avulla arkisto voi lähettää ja vastaanottaa haluttuja kohteita
• alkuperäisen tiedostomuodon säilyttäminen – arkistossa on mahdollista säilyttää alkuperäinen tiedosto ja luoda sille pitkäaikaiseen säilytykseen soveltuva arkistomuunnelma 
• tiedostojen tuoreuttaminen – arkisto voi vastaanottaa aineistoa eri tiedostomuodoissa ja muodostaa niistä pitkäaikaiseen säilytykseen kelpaavia tiedostomuotoja sekä tuoreuttaa tiedostomuotoja tulevaisuuden muuttuvien tarpeiden mukaisesti 
• ulkoisten rajapintojen hyödyntäminen – arkistoon voi lähettää aineistoja ulkoisista järjestelmistä rajapintojen kautta.

Saumattoman integraation ja käyttökokemuksen ansiosta Dynasty Arkisto on aina ajan tasalla Dynasty-asianhallintajärjestelmän kanssa, mikä parantaa tietopyyntöjen vasteaikaa ja alentaa virheiden riskiä. Kun arkiston perustoiminnot sujuvat kitkattomasti, arkistonhoitajalle jää enemmän aikaa hoitaa erityisesti koulutustaan vastaavia suunnittelutehtäviä.

Kiinnostuitko Dynasty Arkistosta? Tutustu Dynasty Arkiston tarjoamiin mahdollisuuksiin tarkemmin katsomalla webinaari.

Kokenut Dynasty-asiantuntijamme Sirpa Hänninen (sirpa.hanninen@innofactor.com) osaa vastata mieltäsi askarruttaviin kysymyksiin. Voit myös varata henkilökohtaisen demon asiantuntijamme kanssa täyttämällä yhteydenottolomakkeen.