Hentec toteuttu itsenäisesti NetSuiten implementoinnin

Hentec on raskaan koneteollisuusalan toimittaja, jonka tuotteisiin kuuluvat laakerit, ruuvitekniikka, teräsrenkaat, valut, takeet ja näihin liittyvät kokonaisratkaisut ja palvelut.

Yritys perustettiin vuonna 2004 ja se on yksityisomistuksessa. Pääkonttori sijaitsee Espoossa, ja tytäryhtiöt Oslossa ja Jönköpingissä. Henkilöstöä on nykyään 12. Liikevaihto vaihtelee 5-9 miljoonaa euron välillä. Hentecillä toteutetaan pitkäkestoisia projekteja, joiden kesto on noin 1-3 vuotta, minkä vuoksi liikevaihdossa on vuosittaisia vaihteluita.

Ketteryyttä ja joustavuutta pilvipalvelulla

Kristoffer Öström, Finance & Operations Manager, kuvailee, miksi Hentec päätyi hankkimaan NetSuiten liiketoiminnan ohjaamisen alustaksi.

”Liikevaihdon kasvun myötä päätettiin vuonna 2012 hankkia CRM- ja ERP-järjestelmät. Käyttökokemuksien perusteella edellinen tuotannonohjaus todettiin liian jäykäksi, eikä se palvellut niin ketterästi kuin oli odotettu. Myöskään integroimista ei kyetty ratkaisemaan hyvällä tavalla”, Öström kertoo.

”Vuonna 2016 tutkittiin uusia vaihtoehtoja ja pilvipalvelu tuntui luontevalta ratkaisulta. Tarvittiin kumppani, jolta löytyy kaikki palvelut, koska haluttiin tehdä töitä samassa ympäristössä”, lisää Öström.

Päätöksiä ei tehty hätiköiden. Järjestelmien ja niiden ominaisuuksien vertailuun käytettiin aikaa, mutta lopullinen päätös NetSuiten valinnasta oli selkeä. NetSuite-liiketoiminta-alusta nousi esille omien yhteyksien kautta, kun toinen suomalainen yritys suositteli sitä. 2017 kesällä aloitettiin käyttöönotto ja tuotannonohjaus otettiin käyttöön 2018 tammikuussa.

Kumppanilta odotetaan aktiivisuutta ja joustavuutta

Staria valikoitui kumppaniksi aktiivisuuden, hyvän palvelun ja joustavuuden takia. Hentecillä haluttiin tehdä implementointi omatoimisesti, mihin odotettiin kumppanilta tukea ja oman henkilöstön kouluttamista. ”Staria on palvellut meitä hyvin nopealla tahdilla, kun on ollut tarvetta. Arvostamme sitä, kun voimme soittaa suoraan konsulteille ja apu on tarvittaessa lähellä. Yhteistyökokemukset Starian kanssa ovat pelkästään positiivisia”, kertoo Öström tyytyväisenä.

”In-house osaaminen mahdollistaa hyvin nopean reagoinnin virhetilanteisiin ja kehitysprojekteihin. Meillä on ollut ketterä lähestymistapa käyttöönotossa. Alussa emme miettineet kaikkia prosesseja, vaan teimme ja kehitimme niitä matkan varrella”, tarkentaa Öström. Tiimin päävastuu on Öströmillä ja hänen lisäkseen tiimiin kuuluu kolme muuta henkilöä, jotka osallistuvat aktiivisesti järjestelmän kehittämiseen. Kaikilla henkilöillä on omat erikoisosaamisalueensa.

Staria hoitaa NetSuiten lisäksi yrityksen palkkapalvelut ja erityistä kiitosta saa oma nimetty yhteyshenkilö, johon voi olla suoraan yhteydessä. ”Asiat selviävät aina nopeasti ja tehokkaasti”, kiittelee Öström.

Parempia raportteja ja ehjää dataa

Hentecillä on käytössä laaja NetSuite-kokonaisuus, joka perustuu NetSuiten Mid Market Editioniin ja projektinhallintamoduuliin. Lisäksi käytössä on OneWorld-konsernimoduuli tytäryritysten hallintaan. NetSuitea on täydennetty Celigolta saatavalla G Suitella, jonka kautta on yhdistetty Gmail, Google Drive, Calendar ja Hangouts.

NetSuite-järjestelmän saumattomuus saa kiitosta, CRM-toiminnoista lähtien opportunity muuttaminen tilaukseksi, toimitus ja laskutus kulkevat joustavasti. Myyjä pystyy porautumaan laskulle asti ja laskunkäsittelijä näkee tarvittavat tiedot. Pieneksi firmaksi Hentecillä tehdään laajasti eri asioita suoramyynnistä huoltoon ja aina päämiesten myynnin seuraamiseen, kaikki kätevästi NetSuiten avulla.

”Paremmat raportit vakuuttivat henkilöstön järjestelmän hyödyistä. Puhdas ja ehjä data tekevät liiketoiminta-alustan käyttämisestä mielekästä”, kertoo Öström.

Tulevaisuuden suunnitelmia

Hentecin toiminta laajentui kesällä 2019 Ruotsiin, Norjaan avattiin tytäryhtiö jo vuonna 2016. Tilaustenhallinta ja myynti tehdään NetSuitessa myös näiden maiden osalta. Projektipuoli nähdään tulevaisuuden kehitysalueena, koska järjestelmän kautta halutaan jatkossa hallita paremmin projekteja. Konsernilaskennan ja -raportoinnin sekä asiakasportaalin rakentamista on hahmoteltu pitkän tähtäimen suunnitelmiin.