Kun yrityksessä on päätetty ottaa käyttöön uusi ERP-järjestelmä, käyttöönottoprojektiin on tärkeää valita osaava ja luotettava kumppani, joka ymmärtää yrityksen nykyiset ja tulevat tarpeet.

Tässä blogissa esittelemme kolme yritystä, jotka valitsivat liiketoiminta-alustakseen NetSuiten ja käyttöönottokumppanikseen Starian. Miten ERP-järjestelmän käyttöönotto sujui näissä yrityksissä?

Starship Technologies – nopea ja sujuva ERP-järjestelmän käyttöönotto

Virolainen kuljetusrobotteja valmistava Starship Technologies otti NetSuiten käyttöön konsernin konsolidointiin ja taloustoimintoihin 6 maassa. Projekti kesti vain 4 kuukautta ja siihen sisältyi myös Viron SuiteApp-lokalisointipaketti. ERP-järjestelmän käyttöönotto eteni sujuvasti pysyen sovitussa aikataulussa ja budjetissa.

“Käyttöönotto oli suhteellisen sujuvaa. Olimme onnekkaita saadessamme Starialta huippulahjakkaan projektipäällikön, joka piti meidät jatkuvasti aikataulussa ja budjetissa. Tunsimme tyypillistä ERP-käyttöönottoihin liittyvää asiakkaan tuskaa; ajan allokointi projektiin vs. normaaliin työhömme. Starian tiimi oli kuitenkin aina innokas auttamaan, kun tarvitsimme apua,” sanoo Adrian Suarez, Head of Finance, Starship Technologies.

”Tämä on varmasti yksi nopeimmista käyttöönotoista, joissa olen ollut mukana, kun huomioidaan mm. maiden ja valuuttojen lukumäärä. Aikataulu ei olisi ollut mahdollinen ilman Starshipin taloustiimin valtavaa sitoutumista ja omistautumista sekä Starshipin ja Starian tiimien välistä yhteistyötä”, kertoo Jimmy Löfström, Country Sales Director, Staria.

Käyttöönottoprojektin jälkeen Suarez kommentoi: “Yksi suurimmista hyödyistä Starian kanssa työskentelyssä oli heidän kokemuksensa. Olemme käyttäneet NetSuite-järjestelmää aiemminkin, mutta emme olleet tietoisia parhaista käytännöistä. Starian tiimi käytti aikaa prosesseihimme tutustumiseen ja he antoivat tarvittaessa suosituksia. Käyttöönoton jälkeen kuukauden katkon konsolidointiin vaadittava aika väheni muutamasta päivästä muutamaan minuuttiin.”

Tärkeimmät tarpit:

• Tiivis yhteistyö asiakkaan (joka tuntee oman liiketoimintansa parhaiten) ja käyttöönottokumppanin (joka on puolestaan käyttöönottoprojektien asiantuntija) välillä on tärkeää sujuvan projektin kannalta.
• Työskentely kokeneen ja omistautuneen kumppanin kanssa varmistaa sen, että saat ERP-järjestelmästäsi parhaan hyödyn irti yrityksellesi parhaiten sopivimpien ominaisuuksien ja käytäntöjen kautta.

>>> Lue Starshipin koko tarina.

Smart Brands Laboratory – tehokasta kommunikointia ja onnistunut projekti

Liettualaisella kasvuyrityksellä Smart Brands Laboratorylla oli tiukka ja erittäin kunnianhimoinen aikataulu ERP-projektilleen: keskustelut Starian kanssa aloitettiin kesällä 2021 ja tavoitteena oli, että ERP-järjestelmän käyttöönotto olisi valmis jo saman vuoden loppuun mennessä.

"Meillä oli jo aktiiviset keskustelut käynnissä muutaman Oracle NetSuite -kumppanin kanssa, joten Starian täytyi päästä nopeasti kärryille. Starian osoittama tehokas viestintä teki meihin vaikutuksen alusta alkaen. Starian valttina toimi myös loistava referenssi eräältä toiselta liettualaiselta yritykseltä. Tämä rohkaisi meitä tutustumaan lisää Stariaan. Lopuksi Starialta löytyi vielä oma Liettuan SuiteApp-lokalisointipaketti, mikä oli merkittävä tekijä ERP-projektin kumppania valittaessa," sanoo Ieva Gatulyte, Smart Brands Laboratoryn CFO ja ERP-projektitiimin jäsen.

"Koko käyttöönottoprosessi oli erittäin sujuva. Starian ja Smart Brands Laboratoryn tiimit kommunikoivat tehokkaasti Slackin kautta päivittäin ja kaikki tapaamiset varattiin muutama viikko etukäteen, jotta kaikilla olisi aikaa valmistautua niihin kunnolla. Näin pystyimme noudattamaan tiukkaa aikatauluamme. Kaiken kaikkiaan koko Starian projektitiimi oli erittäin ammattitaitoinen ja ohjasi meitä osaavasti koko projektin ajan. Työskentelimme yhtenä tiiminä pohtiessamme, mikä ratkaisut toimisivat parhaiten meidän liiketoiminnassamme", projektitiimin jäsenet kertovat.

Ensimmäinen käyttöönottovaihe on päättynyt, mutta yhteistyö jatkuu. "Starian tiimi on aina proaktiivinen, mikä auttaa meitä etenemään sujuvasti ilman häiriöitä prosesseissamme. Olemme iloisia siitä, että koko käyttöönottoprojektin alusta aina tähän päivään asti olemme saaneet työskennellä saman Starian tiimin kanssa. Se takaa vakaan jatkuvuuden ja sen, että olemme kaikki aina samalla aaltopituudella," sanoo Smart Brands Laboratoryn projektipäällikkö Ieva Urnieziene.

Tärkeimmät tärpit:

• Kannattaa valita kumppani, jolla on paikallista asiantuntemusta ja tietoa asiakkaan toimintamaista.
• Kuten projekteissa yleensäkin, avoin ja tehokas viestintä on tärkeää, jotta projekti pysyy raiteillaan ja etenee tehokkaasti.
• Sujuvan yhteistyön varmistamiseksi on hyvä valita kumppani, joka pystyy kiinnittämään projektiin yhden ja saman tiimin koko käyttöönoton ajaksi – ja jonka kanssa voidaan jatkaa yhteistyötä vielä sen jälkeenkin.

>>> Lue Smart Brands Laboratoryn koko tarina.

iBinder Group – läheinen yhteistyö takasi onnistuneen projektin

Ruotsalainen SaaS-yritys iBinder Group koostuu useasta eri yhtiöstä ja toimii monessa eri maassa. Yritys kasvaa jatkuvasti sekä orgaanisesti että yrityskauppojen kautta, ja pysyäkseen hurjassa kasvussa mukana, konsernin käyttämiä järjestelmiä ja ratkaisuja täytyi tarkastella uusin silmin. Tilalle piti löytää ratkaisu, joka yhdistäisi eri maiden yhtiöt yhteen järjestelmään ja mahdollistaisi yhtenäisen taloushallinnon prosessin.

Arvioituaan 6 erilaista sekä paikallisten että kansainvälisten toimijoiden tarjoamaa järjestelmää, iBinder Group valitsi järjestelmäkseen Oracle NetSuiten, joka otettiin käyttöön vuonna 2022. Lisäksi iBinder osti Starialta kansainväliset talouspalvelut, joiden alustana käytetään myös NetSuitea.

NetSuiten käyttöönotto sujui hyvin ja yhteistyö iBinder Groupin ja Starian projektitiimien välillä oli tiivistä: "Starian käyttöönottotiimin osaaminen oli erittäin hyvää, tiimissä NetSuiten syväosaaminen yhdistyy taloushallinto-osaamiseen. Lisäksi he olivat aina tukenamme, hyvin saatavilla ja valmiina auttamaan meitä haasteissamme," kertoo August Tillqvist, Group Finance Manager, iBinder Group.

Tillqvist jakaa vinkin onnistuneeseen projektiin: hankkeelle on tärkeää asettaa oikeat sisäiset resurssit ja panostaa aikaa prosesseihin, sillä ilman sisäistä panostusta projekti ei onnistu, olipa kumppanin tiimi millainen tahansa.

Tärkeimmät tärpit:

• Projektin onnistumisen kannalta on tärkeää, että asiakas varaa sekä aikaa että sisäisiä resursseja projektissa työskentelyyn ja tekee yhteistyötä käyttöönottokumppanin kanssa.
• Jos halutaan saavuttaa kokonaisvaltaisia ja integroituja ratkaisuja, tulee kumppaniksi valita yritys, jolla on ERP-asiantuntijuuden lisäksi ymmärrystä ja tietoa asiakkaan muihin tarpeisiin liittyvistä palveluista, esimerkiksi taloushallintopalveluista.

>>> Lue iBinderin koko tarina.