Haminan Energialla oli tarve löytää ohjelmisto, joka tukee sekä talouden suunnittelua että konsernilaskentaa.

Tähän valikoitui Tabella Business Tools -ohjelmisto ja toimittajaksi Invenco. Yhteistyö ja Tabellan käyttöönottoprojekti aloitettiin elokuussa 2021 tehokkaalla aloituspalaverilla, jonka jälkeen asiakas toimitti tarvittavia perustietoja ympäristön perustamiseksi.

Ensimmäisessä vaiheessa Haminan Energia -konsernin yhtiöt avattiin kustannuspaikkarakenteineen Tabellaan. Raportointia ja seurantaa tukemaan avattiin myös projektidimensio ja konsernilaskennan automaattisia eliminointeja varten vastayhtiö. Perusrakenteiden avauksen rinnalla tehtiin integraatio asiakkaan toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) Microsoftin Dynamics AX -kantaan kirjanpitototeuman latauksia varten sekä laadittiin tulos- ja taseraportit.

Yritysrakenneuudistus, jossa sähköverkko-, kaasuverkko- ja kaukolämpöliiketoiminta eriytettiin omiksi yhtiöikseen, tapahtui samana syksynä kuin Tabellan käyttöönotto. Tämän johdosta Tabella haluttiin valjastaa mahdollisimman nopeasti myös konsernilaskennan käyttöön ja asiakas laatikin jo 2021 konsernitilinpäätöksensä Tabellalla. Jotta kokonaisratkaisusta saatiin mahdollisimman automatisoitu, tämä vaati asiakkaalta muutoksia myös ERPin puolella.

Monipuolinen ratkaisu rullaavaan ennustamiseen ja konsernilaskentaan

Nyt ERPissä on käytössä omat tilit konsernin sisäisille erille sekä logiikka tunnistaa kunkin sisäisen tapahtuman yhtiöpari. Koska ERPin puolella määritykset poikkeavat Tabellan vastayhtiölogiikasta, integraation yhteydessä ERPin tunnisteet muunnetaan Tabellan vastayhtiökoodeiksi. Näin Tabellassa sisäiset tapahtumat saadaan eliminoitua automaattisesti.

Konsernilaskennan projektin ollessa käynnissä rinnakkain talouden suunnitteluprojektin kanssa, Invencon konsultit laativat Tabellaan raportit tukemaan rullaavaa ennustamista 18 kuukautta eteenpäin. Asiakkaan pääkäyttäjät koulutettiin ratkaisuun lokakuun alussa, jolloin he pystyivät itse lataamaan jo olemassa olleita ennusteita tiedonsiirrolla Tabellaan. Myöhemmin ennuste kopioitiin talteen budjetiksi 2022 asiakkaan pääkäyttäjän toimesta.

Tabellasta automatisoitiin myös ennusteiden ja budjettien siirto yrityksen käyttämään BI-raportointijärjestelmään, mikä mahdollistaa ajantasaisen ja monipuolisen raportoinnin. Invencon konsultit kouluttivat asiakkaan eri yhtiöiden loppukäyttäjät rullaavan ennusteen syöttöön tammikuussa 2022. Käyttäjien kirjautuminen Tabellaan toimii Single-Sign-On (SSO) -tekniikalla, joten erillisiä salasanoja ei tarvitse ylläpitää.

Myös konsernin yhteisyritykset avattiin Tabellaan, jotta konsernirakenne saatiin täydelliseksi konsernitilinpäätöksen kannalta. Yhteisyritysten automatisoitua yhdistelyä tukee Tabellan vakioitu ominaisuus, joka mahdollistaa omistusosuuksien mukaisen yhdistelyn tuloslaskelma- ja tase-erittäin. Lisäksi manuaalisia konsernieliminointeja ja tositteiden syöttämistä varten avattiin yksiköt, myös yhteisyritysten eliminoinneille oma yksikkönsä.

Sisäisten erien tarkistamista helpottamaan laadittiin erilliset raportit ja käytössä on myös Tabellan vakioitu sisäisten erien tarkistustyökalu. Kokonaisuutta voidaan Tabellassa tarkastella konsernilakanalta, mutta myös kaikki muut Tabellan raportointiominaisuudet ovat käytössä myös konsernitasolla. Budjetit ja ennusteet saadaan myös konsolidoituna.

Kokemuksia projektista

”Laajakin projekti saatiin vietyä sujuvasti ja ketterästi läpi asiakkaan aktiivisen osallistumisen sekä selkeiden määrittelyiden ansiosta. Säännölliset seurantakokoukset ja iteratiivinen tekeminen tiiviissä yhteistyössä Haminan Energian kanssa varmistivat projektin jatkuvan etenemisen ja eteen tulleiden poikkeuksien havaitsemisen sekä muutokset ajoissa” toteaa projektipäällikkönä toiminut Principal-konsultti Anna Lehto.

”Olen todella tyytyväinen, että Tabella on taipunut sekä meidän talouden suunnittelun että konserninlaskennan tarpeisiin ja että käyttöönotto yritysrakenneuudistuksen mukanaan tuomat muutokset huomioiden sujui jouhevasti.”, toteaa Haminan Energian konsernipalveluista vastaava johtaja Sanna Lahti.  

”Invencon konsulttien projektissa osoittama palvelualttius ja heidän syvällinen asiantuntemuksensa sekä talouden prosesseista, että käyttöönotettavasta ohjelmistosta ovat olleet avainasemassa projektin onnistumiselle”, kertoo puolestaan Haminan Energian talouspäällikkö Oili Joukainen. 

Tiivis yhteistyö jatkuu

Yhteistyö Haminan Energian kanssa jatkuu edelleen tiiviinä ja seuraavaksi Tabellassa pilotoidaan investointien suunnittelutyökalun käyttöönottoa sekä suunnittelun seurantaa toteumaa vasten. Tämä tähtää konsernin liiketoiminnan suunnittelussa tärkeän raportin tase-ennusteen kehittämiseen. Lisäksi asiakkaan pääkäyttäjä on laatimassa rahoituslaskelmaa Tabellaan Invencon konsulttien tukemana. Tavoitteena on mahdollisimman pitkälle automatisoitu ratkaisu, jota asiakkaan pääkäyttäjät pystyvät mahdollisimman itsenäisesti ylläpitämään.