Ylvalla oli käsissään menneisyyteen jämähtänyt talouden ratkaisukokonaisuus, joka ei tarjonnut mahdollisuuksia toiminnan automatisointiin ja tehostamiseen. Uudeksi järjestelmäksi valikoitui NetSuite, joka varmistaa, että Ylvalla on käytössä aina päivittyvä ja moderni taloudenhallinnan ratkaisu.

Ylva on Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan (HYY) varallisuuden hoitaja, jonka liiketoiminnat keskittyvät kiinteistö- ja ravintola-alaan. Ylva operoi arvokiinteistöjä Helsingin keskustassa Kaivopihan ympäristössä. Tunnetuimpia kiinteistöjä ovat Uusi- ja Vanha ylioppilastalo sekä Seurahuone. Tämän lisäksi Ylva operoi eettisiä ja edullisia opiskelijalounaita tarjoilevia UniCafe-ravintoloita. Näiden lisäksi Ylva tuottaa muun muassa talouspalveluita HYYlle.

Monipuolisen liiketoiminnan harjoittamiseksi myös taustajärjestelmiltä vaaditaan muokattavuutta ja joustavuutta. Ylvalla oltiin kuitenkin tilanteessa, jossa nykyinen taloushallinnon ratkaisu ei enää kyennyt vastaamaan kasvaviin vaateisiin ja oli ennen kaikkea muutenkin elinkaarensa päässä. Erityisesti automaation mahdollisuudet olivat vanhassa ratkaisussa rajalliset.

”Tiedostimme, että nykyaikaisilla ratkaisuilla voisimme saavuttaa tehokkuus-, laatu ja kustannushyötyjä. Tavoitteena oli saada taloushallinnon resursseja järkevämpään käyttöön”, kertoo Ylvan projektipäällikkö Matleena Eteläsaari.

NetSuiten muokattavuus ja Digian referenssit vakuuttivat

Ratkaisuvalinnassa Ylvalla oli useita kriteerejä, joihin uuden järjestelmän tulisi vastata. Ykkösprioriteettina uudistuksessa oli saada järkevä kokonaisuus, joka vastaisi Ylvan eri liiketoimintojen tarpeisiin. Lisäksi ratkaisun haluttiin edistävän työtehtävien automatisointia ja paperittomuutta.

Valinta kohdistui lopulta eri vaihtoehtojen vertailun jälkeen NetSuiteen Digian toimittamana.

”NetSuite vaikutti meistä muokattavalta, visuaalisesti selkeältä ja intuitiiviselta käyttää. Myös automatisoinnin edellytykset olivat kunnossa”, Eteläsaari luettelee.

Digian osalta vaikutuksen tekivät referenssit sekä yhteistyön sujuminen jo myyntivaiheessa.

”Digiasta piirtyi luotettavan kumppanin kuva. Myyntivaiheen sujuvuus myös ennakoi hyvää yhteistyötä itse projektissa,” Eteläsaari toteaa.

Tutustu NetSuiteen demovideoiden avulla >>

Osaavat tekijät ja kattava testaus johtivat onnistuneeseen käyttöönottoon

Käyttöönottoprojekti päästiin aloittamaan maaliskuussa 2020. Eteläsaaren mukaan projekti sujui mukavasti, vaikka alun perin tiukaksi määritellyssä aikataulussa ei aivan pysytty.

”Löysimme Digian konsulttien kanssa helposti yhteisen sävelen ja toimivat työskentelytavat. Yhteistyö sujui hyvin vaikka korona-aika ja etätyöskentely toikin alkuun omat haasteensa”, Eteläsaari kuvailee.

Etätyöskentelyn lisäksi oman pulmansa toi Ylvan kiinteistö- ja ravintolaliiketoimintaan liittyvä erityispiirre, osittainen alv-vähennys, johon ei ollut olemassa NetSuiten osalta valmista ratkaisua. Osittais-alv tuli myös monessa Ylvan talouden prosessissa vastaan, jolloin haaste kertautui.

”Alun perin suunniteltu ratkaisu osittaiseen alv-vähennykseen ei toiminut halutulla tavalla, mutta Digian konsultit selättivät ongelman, ja nyt meillä on tähän liittyen räätälöity oma ratkaisu.”

Uusi järjestelmä pääsi heti käyttöönoton jälkeen tositoimiin, kun Ylvalla koittivat vuodenvaihteen tilinpäätöskiireet. Huolellisesta testauksesta kertoo se, ettei tässä vaiheessa enää tullut suurempia haasteita vastaan.

”Ennen käyttöönottoa teimme paljon testausta, joka toimi samalla myös perehdytyksenä käyttäjille. Digian konsultit olivat tässä vaiheessa myös tiiviisti tukena.”

Jälkikäteen tarkasteltuna Eteläsaari nostaa yhdeksi onnistuneen projektin avaimeksi ratkaisukeskeisen asenteen.

”Kun haasteita tuli, niitä lähdettiin saman tien ratkomaan eikä jääty vellomaan. Vauhti tällaisissa projekteissa on usein kova ja päätöksiä täytyy tehdä välillä nopeastikin. Siksi on tärkeää, että etukäteen on selkeä kuva siitä, mitä halutaan saada aikaiseksi”, Eteläsaari kertoo.

Tavoitteita on toteutunut jo pian käyttöönoton jälkeen

Vaikka uuden järjestelmän käyttöä on vasta muutama kuukausi takana, ovat Eteläsaaren mukaan ratkaisulle asetettuja tavoitteita jo toteutunut.

”Manuaaliset työvaiheet ovat monessa kohtaa poistuneet ja automaation taso on parantunut. NetSuite on osoittautunut olevansa mielikuvien mittainen käytettävyydeltään ja muokattavuudeltaan.”

Uuden järjestelmän käyttöönotto oli hyvä hetki tarkastella toimintatapoja ja prosesseja. Eteläsaaren mukaan uudistuksella onkin ollut vaikutusta siihen, miten asioita Ylvalla jatkossa tehdään.

”Projektin aikana kävimme kaikki talouden prosessit läpi. Pyrimme myös ottamaan käyttöön NetSuiten olemassa olevia ominaisuuksia, mikä jo itsessään muokkasi toimintatapojamme. Kehitys toimintatapojen ja prosessien osalta toki vielä jatkuu samalla kun mietimme, miten järjestelmää tulisi seuraavaksi kehittää ja parantaa.”

Vanhan järjestelmän yksi haasteista oli se, ettei se kehittynyt muuttuvien tarpeiden mukana. NetSuiten yksi odotetuista hyödyistä onkin sen säännöllinen päivittyminen ja kehittyminen.

”Saamme varmasti jatkossa tästä hyötyjä ja olemme kiinnostuneita ottamaan myös käyttöön NetSuiteen tulevia uusia ominaisuuksia”, Eteläsaari kertoo.

”Nyt kun talouden pakolliset osuudet on saatu käyttöön, siirtyy jatkokehityksen painopiste erityisesti liiketoimintojen tarpeiden huomioimiseen”, hän päättää.

NetSuite haaveissa? Näin pääset projektissa alkuun >>