Blastman Robotics: Näin hoidamme aftersales-palvelut ympäri maapallon

Referenssi Oululainen Blastman Robotics oy on robotiikka-alan kansainvälinen menestyjä. Yritys suunnittelee, ohjelmoi ja markkinoi raepuhalluksen automatisointiratkaisuja. Asiakkaita ovat esimerkiksi kiskokaluston ja teräsrakenteiden valmistajat, konepajat ja valimot. Yrityksen liikevaihto on liki 11 miljoonaa euroa vuodessa ja asiakkaista 95 % on Suomen ulkopuolelta.

Blastman Roboticsin aftersales-tiimi vastaa asiakassuhteiden hoidosta automaatiojärjestelmien toimitusten jälkeen. Käytännössä asiakastuessa hoidettavia palveluita ovat esimerkiksi varaosatilaukset, huolto- ja korjaustilausten koordinointi sekä koulutus- ja tukipyyntöjen käsittely. Miten kansainvälisen asiakaskunnan palvelu on käytännössä organisoitu?

“Meillä on omat tytäryhtiöt Kiinassa ja Venäjällä. Kiinasta käsin hoidetaan Aasian markkinoita. Yhdysvalloissa meillä on puolestaan partnerisopimus paikallisen edustajan kanssa. Suomesta hoidetaan kontaktointi näihin yksiköihin ja laajaan kumppaniverkostoomme sekä suora asiakaspalvelu Euroopassa, Intiassa ja Etelä-Amerikassa toimivien asiakkaiden osalta. Käytännössä tämä tarkoittaa vuositasolla noin 1 500 yhteydenottoa”, Aftersales Manager Juha Koskela kertoo.

Lisämyyntiä, mittaamista ja priorisointia

Blastman Roboticsissa otettiin reilu vuosi sitten käyttöön Requeste-järjestelmä aftersales-palveluiden työtilausten hallintaan. Aikaisemmin yhteydenotot hallinnoitiin sähköpostijärjestelmässä. “Noin 80 % yhteydenotoista hoidetaan nyt Requestessa ja 20 % sähköpostitse”, Juha Koskela arvioi.

Sales Engineer Ville Korhonen pitää hyvänä sitä, että Requeste-järjestelmästä saa selkeän yleissilmäyksen siihen, mitä kaikkea tiimillä on työn alla. “Yhteydenottojen määrä on siinä rajoilla, että asiat hoituisivat varmaan sähköpostitsekin, mutta tämä järjestelmä tarjoaa meille parempia mahdollisuuksia työmäärien mittaamiseen, tapahtumien ennakointiin ja töiden priorisointiin”, hän toteaa.

“Requeste on osoittautunut toimivaksi työkaluksi myyntitilausten seurantaan ja käsittelyyn. Valmiit viestipohjat nopeuttavat työtämme” Pohjois-Amerikan myynnistä vastaava Kristian Pietiläinen kertoo. Lisämyynti onkin keskeisessä roolissa aftersales-tiimin tekemisessä. “Arvioisin, että omasta työstäni 65 % on myyntiä, 25 % asiakastyytyväisyyteen panostamista ja 10 % toiminnan kehittämistä”, listaa Ville Korhonen.

“Pidemmissä viestiketjuissa, joissa organisaatiomme ulkoiset keskusteluosapuolet vaihtuvat viesti viestiltä ja mukana on paljon liitetiedostoja, olemme kokeneet sähköpostin vielä välillä kätevämmäksi tavaksi informaation vaihtoon. Olemme yhdessä järjestelmätoimittaja Sysartin kanssa miettimässä, millaisilla kehitysaskelilla voisimme noitakin ketjuja paremmin hallita Requestessa. Omana kehitystyönämme aiomme seuraavaksi pohtia, miten entistäkin paremmin hyödyntäisimme järjestelmän kokoamaa tietoa raportoinnissa esimerkiksi reklamaatioiden seurannan osalta.“ Koskela kertoo kehitystoiveista.

Suosittelija:

Requeste-järjestelmästä saa selkeän yleissilmäyksen siihen, mitä kaikkea tiimillä on työn alla. “Yhteydenottojen määrä on siinä rajoilla, että asiat hoituisivat varmaan sähköpostitsekin, mutta tämä järjestelmä tarjoaa meille parempia mahdollisuuksia työmäärien mittaamiseen, tapahtumien ennakointiin ja töiden priorisointiin”

Ville Korhonen