Toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP (enterprise resource planning) on liiketoimintaprosessien hallintaohjelmisto, jolla ohjataan yrityksen ydintoimintoja. Erilaisia ERP-tuotteita on markkinoilla lukuisia.

Avoimen lähdekoodin ERP on vaihtoehto perinteiselle yhden toimittajan järjestelmälle. Suomalaisen digipalveluntarjoaja SprintIT Oy:n erikoisalaa on avoimen lähdekoodin ERP Odoo. Haastattelin yhtiön partneria ja perustajaa Roy Nurmea, joka on kerännyt roimasti kokemusta ERP-markkinoista yli 20 vuoden uransa aikana.

– Olen toiminut sekä erppien että avoimen lähdekoodin parissa jo 1990-luvulta asti. Vuosien varrella touhuun on syntynyt lukkarinrakkautta ja näkemystä, Nurmi kertoo.

Nurmen edellinen pesti oli Digian ERP-liiketoiminnan vetäminen, josta hän vuonna 2014 päätti loikata perustamaan omaa yritystä.

– Seurasin mitä kilpailijat tekevät ja mihin markkinat ovat menossa. Isommat toimijat eivät olleet tuolloin kiinnostuneita uusien, ja varsinkaan avoimeen koodiin pohjautuvien tuotteiden tuomisesta markkinaan, joten lähdimme kahden kollegan kanssa perustamaan firmaa. Missiomme on avoimen lähdekoodin etujen tuominen ERP-genreen. Toistaiseksi fokus on ollut Odoossa, mutta pidämme silmät auki myös muihin Open Source-alustoihin.

Haastattelin Roy Nurmea siitä, millaisia mahdollisuuksia avoimen lähdekoodin toiminnanohjausjärjestelmä ja erityisesti Odoo voivat yrityksille tarjota.

Avoimen lähdekoodin ERPillä on monia etuja

Miksi valita avoimen lähdekoodin ERP tavallisen toiminnanohjausjärjestelmän sijasta? Roy Nurmi kertoo, että avoimessa lähdekoodissa on monia huomattavia hyötyjä suljettuihin ratkaisuihin verrattuna.

Yksi keskeisistä eduista on turvallisuus. Avoimen lähdekoodin turvallisuus perustuu siihen, että se on suuren kehittäjäjoukon avoimesti  luettavissa ja tarkistettavissa.

– Asiakkaat, joille yhteisön kehittämä avoin lähdekoodi on uutta ja outoa, saattavat epäillä sen turvallisuutta. Asia on juuri päinvastoin: suljetut järjestelmät ovat turvattomia, sillä ulkopuoliset tahot eivät pääse auditoimaan ja tarkistamaan niitä. Avoimen järjestelmän koodia lukevat tuhannet ihmiset, joten myös turvallisuuspuutteet paikantuvat nopeasti, Nurmi selittää.

”Avoimen järjestelmän koodia lukevat tuhannet ihmiset, joten myös turvallisuuspuutteet paikantuvat nopeasti.”

Koska järjestelmää on kehittämässä kymmeniä tuhansia kehittäjiä eri puolilta maailmaa, kehityspanos ja testauksen määrä on erittäin suuri. Nurmen mukaan millään yksittäisellä yrityksellä ei ole resursseja vastaavaan määrään kehitystyötä omien suljettujen ERP-tuotteidensa kehittämiseen.

Avoimuuden ansiota on myös tuotteen pitkä elinkaari. Pitkään ERP-markkinoita seurannut Nurmi on huomannut, ettei monen suljetun ERPin taival ole kovinkaan pitkä.

– Monet, varsinkin pienelle markkina-alueelle tehdyt erpit ovat eläneet jonkin aikaa ja kuolleet. Syynä tähän on usein se, että toiminta myydään isommalle yhtiölle joka sitten konsolidoi tuotteita ja pyrkii saamaan asiakkaat vaihtamaan omiin tuotteisiinsa. Olen nähnyt tämän toistuvan kymmeniä kertoja eri tuotteiden kohdalla, Nurmi kertoo.

Näin voi käydä, kun jokin taho yksinvaltaisesti hallinnoi tuotteen lähdekoodia ja saattaa tulla myydyksi tai mennä konkurssiin. Silloin yhden toimittajan loukkuun joutuneille asiakasyrityksille ei jää juurikaan valinnanvaraa. Avoimen koodin ERP taas on turvassa yritystoiminnan heittelyltä. Odoo on tästä hyvä esimerkki.

– Järjestelmällä on elinkaaritakuu. Odoota hallinnoi belgialainen yritys, mutta sen lähdekoodi on avointa. Vaikka yritys myytäisiin tai menisi konkurssiin, koodi on edelleen olemassa ja Odoon tuhat kumppania ympäri maailman voivat ryhtyä ylläpitämään tuotetta.

Odoo on monipuolinen ja helppokäyttöinen

SprintIT on Odoon korkeimman tason Gold-partneri. Mikä tekee Odoosta erityisen hyvän avoimen lähdekoodin ERPin?

– Odoon nimi oli vuoteen 2014 asti Open ERP. Nimeä päädyttiin vaihtamaan, koska jo silloin he kokivat olevansa paljon enemmän kuin pelkkä erppi. Perinteisesti kyseessä ajatellaan olevan lähinnä liiketoiminnan taustajärjestelmä, mutta Odoossa oli jo silloin myös julkaisujärjestelmä, verkkokauppa, HR, CRM ja koko kirjo bisnesapplikaatioita, joita aiemmin ostettiin tyypillisesti kokonaan erillisinä sovelluksina.

Odoon kantava ajatus on läpi sen historian ollut helppokäyttöisyys ja käyttäjäystävällisyys. Sovellus on HTML5-pohjainen, ja sen käyttöliittymän suunnittelussa on otettu vaikutteita kaikille tutuista puhelinkäyttöliittymistä.

– Osittain se lähtee jo perusteknologiasta. Odoo on aidosti web-pohjainen järjestelmä, jonka käyttöliittymässä ei ole hankalia teknisiä komponentteja. Kun pääsee verkkoon, pääsee myös Odoohon, ja käyttöliittymät ovat responsiivisia eri päätelaitteille.

 

 

Odoon järjestelmärakenne pohjautuu add-on -arkkitehtuuriin, jossa järjestelmä kasvaa sitä mukaa kun siihen asennetaan tarvittavia moduuleita. Jos ohjelmistoa tarvitaan vain myynnin tarpeisiin, voidaan asentaa pelkkä myyntimoduuli, eikä käyttöliittymässä näy esimerkiksi taloushallintoon liittyviä ylimääräisiä tietoja. Näin sovellus pysyy helppona käyttää ja ymmärtää.

– Odoon ajatuksena on, että tietty käyttäjärooli näkee vain rooliinsa liittyvät asiat. Vanhoissa erppituotteissa saattaa olla kymmenittäin välilehtiä ja kenttiä, joista valtaosa on käyttäjälle usein turhia. Odoon voi sen sijaan ottaa käyttöön ominaisuus kerrallaan, jolloin se sisältää ainoastaan tarvittavat toiminnot eikä mitään ylimääräistä, Nurmi toteaa.

”Odoon voi ottaa käyttöön ominaisuus kerrallaan, jolloin se sisältää ainoastaan tarvittavat toiminnot eikä mitään ylimääräistä.”

Jos ja kun laajalle skaalalle erilaisia toimintoja on tarvetta, löytyy Odoosta monipuolisesti vaihtoehtoja. ERPin kustomointi yrityksen omiin tarpeisiin on Odoolla joustavaa ja kustannustehokasta. Nurmi kertoo, että Odoosta löytyy vakiona lähes kaikki bisneksen pyörittämiseen tarvittavat ydintoiminnot, ja sen lisäksi Odoo Apps -kaupassa on tarjolla 24 000 lisämoduulia, joista kaksi kolmasosaa on ilmaisia.

– Geneeriset bisnesongelmat on maailmalla joku ainakin kertaalleen ratkaissut. Tällöin ratkaisun voi hankkia Odoon appimarketista sen sijaan, että lähdettäisiin kalliisti kehittämään tarvittavaa toimintoa suljettuun järjestelmään.

Odoo-kehittäjien laajasta ekosysteemistä löytyy eri toimialoihin erikoistuneita kehittäjiä. Jos tarvittavaa työkalua ei ennestään löydy, Nurmen mukaan uusia toimintoja on mahdollista kehittää avoimen rajapinnan järjestelmään kohtuullisin kustannuksin.

Avoimen lähdekoodin toiminnanohjausjärjestelmistä Odoo on menestynein, Nurmi kertoo. Sillä on 5 miljoonaa käyttäjää ympäri maailman ja yli tuhat virallista kumppania, jotka ovat erikoistuneet auttamaan yrityksiä järjestelmän käyttöönotossa. Sovellus sopii myös kansainväliseen liiketoimintaan, ja siihen on saatavissa yli 80 eri kielivaihtoehtoa sekä lokaaleihin vaatimuksiin kehitettyjä moduuleita.

Useita eri tapoja ottaa Odoo käyttöön

Odoo tarjoaa yrityksille myös kustannushyötyjä. Järjestelmästä on olemassa kaksi versiota: kaikille avoin ja ilmainen lisenssivapaa Community-versio sekä monipuolisempi Enterprise-versio, joka pohjautuu kuukausilaskutukseen.

– Lisenssivapaan version hyödyt ovat ilmeisiä. Perinteisestä erpistä keskikokoinen organisaatio voi joutua pulittamaan jopa sata tonnia pelkkiä käyttöoikeusmaksuja vuodessa. Jos yritys pärjää ilmaisen Odoo-version toiminnallisuuksilla, kyseessä on huippuedullinen ratkaisu, Nurmi kiteyttää.

Nurmen mukaan myös Enterprise-version kustannukset ovat kohtuulliset. Avoimen lähdekoodin yhteisöllinen kehittäminen mahdollistaa tuotteiden aggressiivisen hinnoittelun. Odoon maksullinen versio maksaa johtaviin erppitoimittajiin verrattuna noin neljäsosan.

Tapoja ottaa Odoo käyttöön on useita. Nurmen mukaan käyttöönottotavan valintaan vaikuttaa kolme seikkaa: yrityksen sisäinen it-osaaminen, käyttöönotto-osaaminen sekä se, nähdäänkö tarvetta järjestelmän kustomoinnille.

Jos it-osaamista ja ERP-tuntemusta löytyy omasta takaa, Odoon voi ottaa käyttöön itsenäisesti. Nurmi kuitenkin suosittelee käyttöönottokumppanin tuomista mukaan, jos nämä kriteerit eivät täyty. Yksi ja sama prosessi voidaan rakentaa Odooseen monella eri tapaa. Kokenut kumppani osaa valita asiakkaan tarpeisiin kustannustehokkaan ja aikaa kestävän toteutustavan.

”Jos tekniikka on vierasta tai standardiversion toiminnot eivät riitä, melkein aina suosittelisin käyttöönottokumppanin hankkimista.”

– Jos tekniikka on vierasta tai standardiversion toiminnot eivät riitä, melkein aina suosittelisin käyttöönottokumppanin hankkimista. On ajallisesti liian pitkä oppimiskynnys lähteä tutustumaan järjestelmään nollasta ja saada tehtyä muokkauksia kustannustehokkaasti.

Käyttöönottokumppanin kanssa mahdollisia yhteistyötapoja on useita. Kumppani voi vastata käytännön toteutuksesta yhdessä tehdyn tarvemäärittelyn pohjalta tai sitten opastaa ja avustaa asiakasyritystä, joka tekee suuremman osan työstä. Nurmen mukaan kumppanin kanssa toimiessa ERP-hankkeen resursointi on järkevämpää, sillä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on väliaikainen purske, jota varten ei kannata palkata omaa henkilöstöä.

Nurmi muistuttaa, että ERP-projektia ei voida koskaan kuitenkaan toimittaa suoraan “avaimet käteen” -mallilla, vaan onnistuminen vaatii aina tiivistä yhteistyötä asiakkaan ja toimittajan välillä.

SprintIT Oy tarjoaa sekä yleis-ERP-osaamista että Odoo-asiantuntemusta, ja sen palveluihin luottavat kymmenet suomalaiset yritykset ja järjestöt. Yritys valittiin kesällä 2020 ehdolle Euroopan parhaaksi Odoo-kumppaniksi.

 

SprintIT Ite wiki-profiili
SprintIT verkkosivut