Hae it-yrityksiä
osaamisalueittain:

Asiakkuudenhallinta CRM BI ja raportointi HR Tuotekehitys ja suunnittelu Toiminnanohjaus ERP Taloushallinto Markkinointi Webkehitys Mobiilikehitys Käyttöliittymäsuunnittelu Tietoturva Verkkokaupparatkaisut Ohjelmistokehitys Integraatiot Pilvipalvelut / SaaS Tekoäly (AI) ja koneoppiminen Lisätty todellisuus ja VR Paikkatieto GIS IoT Microsoft SAP IBM Salesforce Amazon Web Services Javascript React PHP WordPress Drupal

Toiminnanohjausjärjestelmän hyvät perustiedot takaavat tehokkaan raportoinnin toteutuksen

Bloggaus

Miksi toiminnanohjausjärjestelmän (ERP, enterprise resource planning) käyttöönottoprojektissa pitäisi miettiä yrityksen sisäisen laskennan raportointitarpeita?

Ensin on syytä pohtia, mitä oikeastaan ovat yrityksen sisäiset raportointitarpeet. Ne poikkeavat merkittävästi siitä, mitä ulkoisen laskennan tuloslaskelma ja tase yksinään tarjoavat päätöksenteon ja analyysien tueksi. Tyypillisimpiä tarvittavia raportteja ovat erilaiset kustannus- ja kannattavuuslaskentaan käytettävät analyysit sekä kassavirtaennusteet. Näitä raportteja voidaan seurata tarpeen mukaan esimerkiksi asiakkaan, tuotteen tai projektin näkökulmasta.

Tarkastellaanpa asiaa tuotantoyrityksen ja tuotekustannuslaskennan kautta.

Tuotantoyrityksessä tarvitaan tuotekustannuslaskentaa muun muassa tuotteiden hinnoitteluun ja tuoteportfoliopäätöksiin päämääränä mahdollisimman kannattava liiketoiminta.

Tuotantoyrityksen tuotekustannuslaskennan kompleksisuuteen vaikuttaa olennaisesti tuotteiden määrä, tuotannon volyymi sekä tehdäänkö tuotteita esimerkiksi usealla tuotantolaitoksella ja hyvin erilaisilla valmistusmenetelmillä ja mahdollisesti maantieteellisesti hajallaan. Jotta päästään blogin alussa esitettyyn kysymykseen, niin käytetään esimerkkinä sen laajuista toimintaa, että toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on tullut eteen. Pelkkä kirjanpito-ohjelmisto ja Excel eivät enää riitä järkevästi yrityksen rutiinien hoitamiseen.

Tuotekustannuslaskennan näkökulmasta eri tuotteet on ensinnäkin pystyttävä identifioimaan ERPissä. Tuotteille avataan omat koodit (tyypillisesti numero tai kirjain-/numerosarja). Tätä vaatii jo tuotteiden valmistusprosessin hallintaa, eli ilman tätä perustietoa, master dataa, ei tulla toimeen. Tuotteisiin tarvittaville raaka-aineille, pakkausmateriaaleille ja eri työn osasille (esimerkiksi kone-/linjastoaika sekä työaika) avataan myös omat koodit. Kun nämä irralliset koodit volyymitietoineen kytketään hierarkiseen rakenteeseen saadaan tuoterakenne ns. tuotteen resepti. Sitä tarvitaan moneen asiaan toiminnan ohjauksessa, mutta se on oiva apu myös tuotekustannuslaskentaan.

Kun kullekin valmistusmateriaalille ja työajalle pystytään saamaan hintatieto ERPiin, kustannuslaskenta on sen jälkeen karkeasti sanottuna kerto- ja yhteenlaskua. Tyypillisesti tämäkin laskentavaihe tehdään ERPissä, koska samalla hoituu tuotteen varastoarvostus kirjanpito-osion taseraportointiin. Myös tuotteelle kohdistettavat kiinteät kustannukset voidaan laskea tuotekustannukseen mukaan. Niiden osalta on kyse selkeästi sisäisen laskennan osalta tehtävistä päätöksistä ja riittävästä oikeellisuudesta, koska ei ole yhtä oikeaa tapaa kohdistaa kiinteitä kustannuksia tuotteelle.

Yksi tapa on käyttää yleiskustannuskertoimia esimerkiksi per tuotantolinja tai tuoteryhmä. Kirjanpidon osalta on huolehdittava, että taseelle jää aktivoiduksi vain sallittu osuus kiinteistä kustannuksista, vaikka sisäisessä laskennassa niitä haluttaisiin kohdistaa enemmänkin tuotteelle. Tällaista kohdistusta monesti halutaan tehdä esimerkiksi sen takia, että tuotteen myyntihinta saataisiin asetettua oikealle tasolle kattamaan yrityksen kiinteätkin menoerät.

Kuva 1. Esimerkki siivoustuotteen X tuoterakenteesta ja omakustannushinnan laskennasta.

Juridinen tuloslaskelma suoraan ERPstä

Edellä mainittujen ulkoisen kirjanpidon ja sisäisen laskennan poikkeavuuksien takia on tilikartan laajuudella varmistettava, että sisäiseen laskentaan tarkoitettu data saadaan erotettua juridisilta raporteilta. Oman kokemukseni mukaan juridinen tuloslaskelma on syytä saada raportoitua suoraan ERPistä mahdollisten eri BI-ohjelmistojen (BI, business intelligence) lisäksi, koska “audit trail” ja tiedon luotettavuus ylipäänsä eri järjestelmissä on täten helpoiten varmennettavissa ja täsmäytettävissä tiedon alkulähteille.

Sisäisen laskennan tuloslaskelman olisi myös lopulta päädyttävä samaan tulokseen kuin ulkoisen laskennan, vaikka kustannus- ja katelaskennan takia aputileillä raportointia varten tehtäisiinkin poikkeamia ja sisäisen tuloslaskennan kaava rakennettaisiin ERPin tilien avulla ainoastaan BI-ohjelmistoon.

Kuva 2. Tuoteryhmäkohtainen kateraportti yhden kuukauden myynnistä. Kun tuotteiden perustiedoista löytyy myös kustannuspaikat, saadaan raportoinnissa luokittelu tuoteryhmien lisäksi kustannuspaikoittain. Tällaisia raportoinnin dimensioita voi olla useita.

Tyypillisesti tuotteille määritellään myös kustannuspaikka, joka voi olla esimerkiksi tuotantolaitoksen kustannuspaikka. Vai halutaanko kustannuspaikalla jollakin tavalla kuvata tuotteen tyyppiä, onko se esimerkiksi kuluttajatuote (B‑to‑C) vai ammattikäyttöön tarkoitettu tuote (B‑to‑B)? Näiden valintojen pitäisi syntyä ennen kaikkea sisäisen laskennan raportointitarpeiden kartoituksen kautta.

 

Dimensiot ja hierarkian käsitteet

Tässä kohtaa on hyvä ymmärtää dimension ja hierarkian käsitteet. Yksi ERPin tietuekenttä on ikään kuin raportoinnin mahdollinen dimensio. Dimensioita hyödynnetään BI-ohjelmistoissa, kun halutaan rakentaa monipuolisia raportteja eri näkökulmista ja lisätä visuaalisuutta raportointiin. Monet ERPit mahdollistavat useimpien luokittelutietojen syöttämistä asiakkaan, toimittajan, tuotteen, kustannuspaikan ja kirjanpitotapahtuman taakse.

Esimerkiksi tuotteelle voidaan määrittää kustannuspaikka, tuoteryhmä ja vaikkapa tuotteen ominaisuuksia kuvaavia tietoja. Toisaalta yleiskustannusta koskevan laskentaparametrin yhteyteen on voitu määrittää sitä koskeva kirjanpidon tili. Kun ERP yhdistelee näistä eri dimensiotauluista tietoa tapahtumakirjauksille, saadaan monipuolisia luokittelutietoja raportoinnissa hyödynnettäväksi.

Yhden dimension sisällä kannattaa ERPissäkin ylläpitää vain yhtä tietoa, esimerkiksi tuoteryhmää ja vaikkapa kustannuspaikkaa ei kannata sekoittaa samaan tietueeseen. Tällöin raporttien rakentaminen on joustavaa ja ei tarvita kovin paljon muokkauksia perustietoihin ennen varsinaisen raportin laadintaa. ERPissä tietuekenttiä voi olla paljon enemmän kuin sisäiseen raportointiin välttämättä tarvitaan. Toisaalta voi olla, että myös tuoteryhmien hierarkiaa laatimalla voidaan määrittää esimerkiksi B‑to‑C ja B‑to‑B jako, jolloin kyseistä perustietoa ei välttämättä tarvita ERPiin lainkaan. Eli tietyn tuoteryhmän tuotteet lajitellaan hierarkian avulla jomman kumman pääryhmän alatekijöiksi. Myös poimimalla vain sopivia osia hierarkiasta näytettäväksi raportilla, voidaan jo yhdellä hierarkialla saada aikaan hyvin erinäköisiä raportteja.

Kuva 3. Esimerkit ohjelmiston tilidimension tuloslaskelmahierarkiasta myyntikatteeseen saakka esitettynä sekä tuoteryhmädimension hierarkia. Näiden avulla on laadittu Kuvan 2 kateraportti.

Perustietojen, master datan, täsmällisyys ja ajantasaisuus ovat avainasemassa luotettavan raportoinnin laadinnassa

Perustietojen virheiden korjaaminen vasta raportoinnin yhteydessä on hyvin työlästä ja monestikaan ei edes täysin automatisoitavissa jälkikäteen. Virheiden syntyminen on kuitenkin inhimillistä, mikä olisikin mielenkiintoinen aihepiiri eri kerralla pohdittavaksi. Blogissani raapaisin vasta ison kokonaisuuden pintaa. Ei myöskään ole yhtä oikeaa valmista tapaa tai ratkaisua, miten perustiedot tulisi määritellä ERPin käyttöönottoprojektissa.

Invencon asiantuntijat voivat olla tukenanne erilaisissa raportoinnin kehittämiseen liittyvissä hankkeissa, joissa myös ERP-kehitys tai ‑käyttöönotto on mahdollisesti ajankohtainen. Voimme auttaa teitä löytämään juuri teidän liiketoiminnallenne soveltuvat raportoinnin dimensiot ja perustiedot kartoittamalla asiaa liiketoiminnan johtamiseen tarvittavien raporttien näkökulmasta.

Haluatko tietää Invencon ratkaisuista lisää? Ota rohkeasti yhteyttä.

Anna Lehto

Principal Consultant

anna.lehto@invenco.fi

Puh. +358 50 591 0082

Pinterest
Invenco Oy logo

Lisätietoja

Yritysprofiili Invenco kotisivut

Tagit

Jos tarjontatagi on sininen, pääset klikkaamalla sen kuvaukseen

Liiketoimintaprosessi

BI ja raportointi

Erikoisosaaminen

Analytiikka

Teknologia

Microsoft

Tarjonnan tyyppi

Konsultointi
Toteutustyö
Tuki- ja ylläpitotyö

Siirry yrityksen profiiliin Invenco kotisivut Yrityshaku Referenssihaku Julkaisuhaku

Invenco - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt

Asiantuntijoita ja yhteyshenkilöitä ei ole vielä kuvattu.

Invenco - Muita referenssejä

Invenco - Muita bloggauksia

Digitalisaatio & innovaatiot blogimedia

Blogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä

Etusivu Yrityshaku Pikahaku Referenssihaku Julkaisuhaku Blogimedia