Ohjelmistorobotiikka on ketterä työkalu, jota hyödyntämällä Teosto on pystynyt poistamaan triviaaleja työtehtäviä työntekijöiltään sekä parantamaan prosessien laatua ja sujuvuutta.

Teosto on musiikin tekijöiden tekijänoikeusjärjestö, joka myy musiikin käyttöoikeuksia eri toimijoille keräämällä tekijänoikeuskorvaukset musiikin käytöstä ja maksaa ne edelleen asiakkailleen: musiikin säveltäjille, sanoittajille, sovittajille ja kustantajille. Musiikin käyttölupia tarvitaan muun muassa tv:ssä ja radiossa, tapahtumissa sekä digitaalisissa palveluissa. Digitalisaatiolla on vahva vaikutus musiikkialaan, mikä vaatii Teostolta tulevaisuuden ennakoimista ja digitaalista edelläkävijyyttä.

”Musiikkiala on jatkuvassa murroksessa ja digitalisaatio on vaikuttanut alaan pitkään. Musiikkia käytetään digitalisaation myötä yhä useammissa paikoissa: striimauspalveluissa sekä sosiaalisessa mediassa kuten Instagramissa ja Facebookissa. Teoston historian aikana ollut monia myllerryksiä vinyyleistä mp3:siin, ja meidän on uudistuttava teknologisten murrosten mukana”, kertoo Teoston digitaalisesta strategiasta ja transformaatiosta vastaava Kimmo Kauhanen, Head of IT, Digitalization.

Teknologian hyödyntäminen järjestelmien ja asiakaspalvelun kehittämisessä sekä toiminnan tehostamisessa on keskeinen osa Teoston strategiaa. Järjestön dynaaminen ja teknologiavetoinen kulttuuri tukee uusien ratkaisujen ennakkoluulotonta ja rohkeaa kokeilua. Ohjelmistorobotiikka eli RPA (Robotic Process Automation) nähtiin houkuttelevana ratkaisuna tehostaa toimintaa, parantaa palvelua sekä kehittää henkilöstön osaamista ja työn mielekkyyttä. Teosto otti RPA-ensiaskeleensa Sisua Digitalin kanssa, jolloin lähdettiin kartoittamaan prosesseja, joissa robotiikkaa voitaisiin hyödyntää.

”Ohjelmistorobotiikalla haluttiin säästää työaikaa: poistaa triviaaleja, manuaalisia työvaiheita työntekijöiltä ja vapauttaa työaikaa vaativampiin ja mielekkäämpiin työtehtäviin. Halusimme myös parantaa laatua prosesseissa estämällä esimerkiksi näppäilyvirheiden syntymisen johtuen monotoonisesta manuaalisesta työstä”, Kimmo Kauhanen selventää.

Robotiikkaa haluttiin nopeasti ensimmäisen automaation jälkeen alkaa hyödyntämään muissakin funktioissa

Prosessien kartoittamisessa tunnistettiin ensimmäinen automaatiokohde, johon liittyi paljon manuaalista työtä.

”Robotiikkaa päätettiin ensiksi lähteä hyödyntämään television musiikinkäyttötietojen käsittelyssä. Tällä automaatiolla saatiin useita manuaalisia työvaiheita poistettua robotin avulla”, selittää Kimmo Kauhanen.

Ensimmäisen automaation jälkeen Sisua Digital koulutti Teostolle kaksi RPA-kehittäjää, jotta osaamista saataisiin myös talon sisälle.

”Sisäiset RPA-kehittäjämme ovat sittemmin tehneet meille useita robotteja. Yhteistyön tavoitteena oli saada tieto ja kyvykkyys tehdä itse automaatioita ja laajentaa teknologian käyttöä muihinkin liiketoiminnan eri funktioihin” tarkentaa Kimmo Kauhanen.

Automaatioiden avulla henkilöstöltä on pystytty poistamaan kuormittavaa rutiinityötä sekä lisäksi prosessien laatu ja jouhevuus on parantunut.

”Ohjelmistorobotiikan avulla prosessien sujuvuus on parantunut: esimerkiksi asioita, joita aiemmin täytyi tiketin muodossa pyytää erikseen kuukausittain, on nyt saatu ajastettua ja ne tulevat itsestään” Kimmo Kauhanen selventää.

Lähitulevaisuudessa Teosto haluaa nostaa automaatioastetta vielä enemmän

Tällä hetkellä Sisua Digital tarjoaa Teostolle automaatioprosessien ylläpitoa sekä tuki- ja jatkokehittämispalveluita. Yhteistyötä ja uusien automaatioiden kehittämistä on tarkoitus jatkaa tulevaisuudessakin.

”Yhteistyö Sisuan kanssa on ollut hyvää ja luontevaa. Sisua on ollut hyvä sparraus- ja keskustelukumppani – ajatuksia on palloteltu vapaasti mutta ollaan myös voitu olla eri mieltä asioista ja Sisua on uskaltanut sanoa oman mielipiteensä. Kuitenkin meillä on ollut yhteinen näkemys tulevaisuudesta ja mihin suuntaan ollaan menossa” kuvailee Kimmo Kauhanen.

Teosto haluaa edistää digitaalista transformaatiota yhä uudempien teknologioiden käyttöönotolla. Järjestö teki Sisua Digitalin kanssa esimerkiksi älykkään automaation pilotin ja Teostolla hyödynnetään asiakaspalautteen kategorisoimisessa tekoälyä jo nyt.

”Tänä vuonna tarkoituksena on kiihdyttää automatisointia vielä enemmän. Seuraavien vuosien yhtenä isoista teemoina nähdään hyperautomaatio, joka sisältää rpa:ta, tekoälyä ja process miningiä. Olemme halukkaita käyttämään kaikkia keinoja, joilla saataisiin mahdollisimman monia prosesseja automatisoitua” toteaa Kimmo Kauhanen.