RPA (Robotic Process Automation) mielletään useasti tukitoimintojen sekä hallinnollisten tehtävien automaatiotyökaluna. Nykyään ohjelsmistorobotiikkaa on kuitenkin mahdollisuus hyödyntää myös ulkoisiin asiakkaisiin liittyvissä ydisnprosesseissa

– kuten esimerkiksi markkinointiviestinnässä, tilausten, hakemusten ja korvausten käsittelyssä sekä muissa sidosryhmiin liittyvissä prosesseissa.

Sisua Digitalin osana Roboäly-hanketta tekemässä tutkimuksessa analysoitiin robotiikalle potentiaalisten osaprosessien sekä työtehtävien jakautumista ydin- ja tukitoimintoihin suomalaisissa organisaatioissa. Analyysin mukaan noin  62 % ohjelmistorobotiikalle potentiaalisista automaatiokohteista sijoittuu yritysten tukitoimintoihin, mikä puoltaa aiempaa tutkimusta.

Tarkastelemalla tarkemmin tutkimusaineistoa selviää, että vaikka tukitoimintoja automatisoidaan paljon, ne eivät automaattisesti takaa optimaalisinta tuottavuusparannuspotentiaalia. Tukitoimintojen ja -prosessien automaatiokäyttökohteista vain 30 prosenttiin liittyy huomattava tuottavuusparannuspotentiaali, kun taas ydinprosesseissa vastaava luku on paljon korkeampi: 43 %.

Tätä voidaan lähestyä toisestaki näkökulmasta. 78 % robotiikkaa hyödyntävistä yrityksist, käyttää RPA:ta ulkoisiin asiakkaisiin liittyviin prosesseihin, kun taas tukitoimintoja on RPA:n avulla automatisoitu vain 63 %:ssa tutkituista yrityksistä.

Näistä tuloksista voidaan siis päätellä kaksi asiaa – ydintoimintojen potentiaali RPA-automaatiolle on keskimäärin tukitoimintoja suurempi ja organisaatiot ovat taipuvaisempia käynnistämään RPA-projektinsa ydintoiminnoissaan tukitoimintojen sijaan.

Ydinprosessien automatisointeja puoltavat niiden vaikutus asiakkaisiin, prosessien volyymi sekä aiempi automaatiohistoria

Miksi juuri ydinprosessien automaatiota painotetaan yrityksissä ja mikä selittää niiden korkeaa automaatiopotentiaalia? Käytännössä useat yritykset ryhtyvät alkuun hyödyntämään robotiikkaa tietoisesti niissä prosesseissa, joilla on suurin vaikutus loppukäyttäjään eli asiakaskokemukseen. Ohjelmistorobotiikan tiekartalla usein pienemmätkin ydinprosessien automaatiokohteet ajavat ohi tuottavuusparannuksiltaan suurempien tukitoimintojen automaatiokohteista, sillä ydinprosessien automaatiolla voidaan saavuttaa merkittävämpiä laatuparannuksia.

Toiseksi ydinprosessien automaation painotusta selittää niihin liittyvä volyymi. Suomalaisten organisaatioiden asiakastietojärjestelmissä saattaa olla satoja tuhansia tai miljoonia asiakkuuksia. Usein ydintoimintojen robotiikalle potentiaalisten tehtävien transaktiovolyymit ovat korkeampia kuin esimerkiksi talous- tai henkilöstöhallinnon prosesseissa.

Kolmas merkittävä tekijä on organisaatioiden automaatiohistoria: potentiaalisimmat automaatiokohteet löytyvät yleisesti toiminnoista, joiden järjestelmien automatisointia ei ole perinteisesti priorisoitu ja automaatioaste on alhaisempi. Etenkin taloushallinnon järjestelmiä on usein jo entuudestaan automatisoitu hyvin pitkälle, jolloin RPA:lle potentiaalisia käyttökohteita löytyy sieltä lähtökohtaisesti vähemmän.

R 

Ohjelmistorobotiikan strategia on aina synkronisoitava yrityksen strategiaan ja ICT-tiekarttaan. RPA-projektia aloittaessa tulee miettiä, mitkä ovat organisaation strategiset painopisteet. Entä mitkä ovat organisaation keskeisimmät suorituskykymittarit, jotka tukevat näitä tavoitteita? Jos asiakaskokemuksen ja -arvon kehittäminen ovat keskeisiä tekijöitä koko liiketoiminnan kehittämisessä, niin tämän tulisi näkyä myös RPA-tiekartalla ja silloin ydinprosesseja kannattaa rohkeasti painottaa, sillä niiden automatisoinnilla on suoria vaikutuksia asiakkaaseen.