Taitoliitto – manuaalisen työn digitalisointi
Vuonna 1913 perustetulla Taitoliitolla on tärkeä tehtävä käsityötoimialan kehittämisessä. Taitoliitto ja 17 alueellista taitoyhdistystä muodostavat valtakunnallisen Taitojärjestön.
Taitojärjestö on aktiivinen käsityöpalveluiden tuottaja ja kehittäjä. Koko maassa toimivan Taitojärjestön verkostoon kuuluu yli sata kiinteää toimipaikkaa. Järjestö on käsityöalan merkittävä työllistäjä, sen palveluksessa on noin 200 vakituista toimihenkilöä.
Lähtötilanne
Taitoliitolla oli tarve digitalisoida valtionavun hakemiseen ja tilitykseen liittyvä tiedonkeruu, jotta se hoituisi sujuvammin ja he saisivat ajantasaista tietoa koko Taitojärjestön toiminnan kehittämisen tueksi.
Tarvittavien tietojen kerääminen alueyhdistyksiltä kahdesti vuodessa oli hidasta ja työlästä, sillä työ tehtiin manuaalisesti paperi- ja Excel-lomakkeilla. Valtionapuun liittyvät tiedot olivat ajan tasalla vain kerran vuodessa, mikä vaikeutti toiminnan systemaattista kehittämistä.
Tavoite
Tavoitteena oli digitalisoida manuaalinen työ ja luoda helppokäyttöinen ja mobiililaitteillakin toimiva raportointijärjestelmä, jossa lomakkeet voidaan täyttää suoraan ja raportit hakemuksia varten koostaa näppärästi. Järjestelmästä haluttiin mahdollisimman käyttäjäystävällinen ja helposti lähestyttävä.
Tarjosimme Taitoliitolle Drupal-pohjaista ratkaisua, joka mielestämme sopi heidän tarpeisiinsa loistavasti ja mahdollisti myös järjestelmän laajentamisen kurssien hallintaan, mikä Taitoliitolla oli myös suunnitelmissa. Taitoliitto vakuuttui ehdotuksestamme, ja yhteistyömme alkoi keväällä 2019.
Mitä teimme?
Projekti oli kaksiosainen. Ensimmäisessä vaiheessa suunnittelimme ja toteutimme raportointityökalun, toisessa vaiheessa kurssienhallintajärjestelmän – käytännössä verkkokaupan. Järjestelmien ulkoasu on niin ikään meidän käsialaamme. Ketterän kehityksen mukaisesti keräsimme projektin aikana käyttäjiltä palautetta.
Projekti toteutettiin ketterästi Scrum-menetelmällä. Projektitiimissä oli mukana Taitoliiton tuoteomistajan lisäksi Druidilta Scrum Master, designer sekä frontend- ja backend-kehittäjä.
Raportointijärjestelmä
Drupal 8:lla toteutetun raportointityökalun avulla alueyhdistysten jäsenet voivat helposti raportoida järjestämänsä kurssit, koulutukset ja muut tapahtumat. Teimme lomakkeiden täyttämisestä mahdollisimman selkeää ja helppoa hyödyntämällä esimerkiksi esitäytettyjä kenttiä ja alasvetovalikoita. Raportoidut tiedot tallentuvat tietokantaan, josta Taitoliitto voi helposti hakea ja suodattaa tietoja sekä koostaa raportteja ja valtionavun hakemuksia.
Käytimme paljon aikaa eri tapahtumatyyppien määrittelyyn, joita järjestelmässä on paljon. Lisäksi oli pohdittava tarkkaan, miten kaikki järjestelmään syötettävä tieto saadaan käsiteltyä käytännöllisesti, jotta digitaalisen dokumentin luonti sujuisi jouhevasti.
Kurssienhallintajärjestelmä
Projektin toisessa vaiheessa rakensimme kurssienhallintajärjestelmän, jonka avulla yhdistykset voivat kerätä kurssien ilmoittautumiset, osallistumismaksut ja palautteen. Käytännössä kyse on verkkokaupasta, josta tiedot siirtyvät automaattisesti raportointijärjestelmän tietokantaan. Järjestelmä rakennettiin Drupal Commercella ja integroimme siihen Paytrail-maksurajapinnan.
Raportointityökalu julkaistiin marraskuussa 2019. Kurssienhallintajärjestelmä on niin ikään julkaistu mutta se odottaa vielä käyttöönottoa ja jalkauttamista alueyhdistyksiin. Julkaisun jälkeen yhteistyömme on jatkunut järjestelmien ylläpitona ja jatkokehityksenä.
Tulokset
Uuden raportointityökalun myötä valtaosa tiedonkeruusta ja hakemusten koostamisesta tulee jatkossa hoitumaan digitaalisesti ja aikaa säästymään huomattavasti. Myös virheet tulevat vähentymään, kun tietoja ei enää tarvitse kopioida manuaalisesti lomakkeelta toiselle ja kaikki alueyhdistykset käyttävät samoja lomakkeita.
Kun tiedot ovat jatkuvasti ajan tasalla, Taitoliiton on helpompi seurata strategian onnistumista ja kehittää valtionavun jakoa. Järjestelmän käyttäjiltä on saatu positiivista palautetta helppokäyttöisyydestä.
Suosittelija:
Druidien kanssa on ollut mukava tehdä töitä. Kun on itselle vieraiden asioiden ja järjestelmien kanssa tekemisissä, on tärkeää ja helpottavaa, että kommunikointi toimittajan kanssa luistaa ja ajatuksia on helppo vaihtaa. Meillä on ollut hyvä ja avoin keskusteluyhteys koko projektin ajan. Hyviä tyyppejä!
Salla Backman, tuoteomistaja
Tiedot
Tilaaja: | Taitoliitto |
Ajankohta: | 2019 - |
Toimittajan yhteyshenkilö: |
Tomi Kettunen, 020 187 6605 |
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
BI ja raportointi | |
Toiminnanohjaus ERP |
Erikoisosaaminen
Arkkitehtuuri | |
Graafinen suunnittelu | |
Integraatiot | |
Ketterät menetelmät | |
Käyttöliittymäsuunnittelu | |
Ohjelmistokehitys | |
Verkkokaupparatkaisut | |
Webkehitys |
Toimialakokemus
Järjestöt ja yhdistykset |
Teknologia
Open source | |
Drupal | |
Julkaisujärjestelmä CMS |
Tarjonnan tyyppi
Toteutustyö | |
Tuki- ja ylläpitotyö |
Omat tagit
Druid - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Druid - Muita referenssejä
Druid - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Tietoturva- ja teknologia-asiantuntija
- Laura - ICT – ja digijohtaja: Pohjois-Karjalan hyvinvointialue (id9091)
- Laura - Tiedonhallinnan asiantuntijan toimi
- Efima Oyj - Senior Sales Manager
- Red & Blue Oy - WordPress-kehittäjä tuki- ja pienkehitystiimiin
- Laura - Senior Game Artist (Game Studio)
- Frends iPaaS - Senior Product Marketing Manager (SaaS)
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Red & Blue Oy - Mannerheimin Lastensuojeluliiton nettikirjepalvelu uudistui
- Ceili Oy - Norlandian varhaiskasvatuksen prosesseihin yhdenmukaisuutta Salesforcella
- Innofactor Oyj - Pohjantähden moderni intranet pitää työntekijät ajan tasalla
- Innofactor Oyj - Visiona moderni, looginen ja yksiselitteinen intranet
- TNNet Oy - Hotelli Alba – TNNetiltä riennetään apuun vaikka vettä pitkin
- TNNet Oy - Intrum sai TNNetistä luotettavan kumppanin sähköpostinvälitykseen
- TNNet Oy - TNNet on huomaamaton taustavoima JYP:in takana
Tapahtumat & webinaarit
- 08.10.2024 - ESG and HR – Creating a culture promoting sustainability
- 10.10.2024 - Palvelumuotoilu johtamisessa ja transformaatiossa
- 10.10.2024 - Miten tekoäly mullistaa digitaalisen asiakaskokemuksen?
- 10.10.2024 - Kestävän koodauksen käytänteet ja koodin mittaaminen -työpaja 10.10.
- 21.10.2024 - EDI-asiantuntijaksi -koulutus
- 30.10.2024 - Nordic NetSuite Summit 2024
- 30.10.2024 - Webinaari: Hakukoneoptimointi on strateginen valinta
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Rakettitiede Oy - Omistajan elkein – moni rakettitieteilijä on myös osakas
- Rakettitiede Oy - Konsultin arki – mikä kaikki muuttuu?
- Timeless Technology - Haluatko ottaa täyden hallinnan yrityksesi kriittisistä järjestelmistä ja prosesseista?
- Efima Oyj - Unboxataan Dynamics 365 -versiopäivitys! – Versio 10.0.41
- Timeless Technology - 4G-LTE ja USB dataloggerit kuljetettujen tuotteiden, jääkaappien, varastojen ja tuotantotilojen olosuhteiden valvontaan.
- Timeless Technology - Milesight UR32L Lite Series teollisuusreititin päivitetyllä hinnalla: 100,00€ (ALV 0%)
- TNNet Oy - Tapaa TNNetin työntekijä - Jari Lehtonen
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |