Onnistu arkistonhallinnassa Dynasty Arkiston avulla
Onko organisaatiotanne pitkään ja uskollisesti palvellut arkistoratkaisu tullut teknologisen kaarensa päähän? Vai puuttuuko arkisto mahdollisesti kokonaan?
Sähköiseen arkistoon siirtyminen on ajankohtaista, kun haluat toteuttaa tiedonhallintalain mukaisen elinkaaren hallinnan, helpottaa tietojen löytämistä sähköisestä arkistosta ja hyödyntää helppokäyttöistä ohjelmistoa asioiden ja asiakirjojen säilyttämisessä. Dynasty Asianhallinnan käyttäjälle helpoin ratkaisu on Dynasty Arkisto, joka on saumattomasti integroitu asianhallintaan.
Tässä blogissa jaamme parhaat vinkkimme arkistonhallinnan suunnitteluun sekä kerromme, miksi Dynasty Arkisto täyttää kattavasti asiakirjojen säilyttämisen ja arkistoinnin tarpeet.
Arkistonhallinnan suunnittelun kolme tärkeintä kysymystä: mitä, minne, miten?
Arkistolain 7 §:n mukaan arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista. Laki on sama kaikille, mutta organisaatiot voivat oman tilanteensa perusteella itse vaikuttaa siihen, kuinka lain kirjain täytetään.
Onnistuneen arkistonhallinnan ensiaskel on oman organisaation nykytilanteen, tarpeiden ja tavoitteiden kartoittaminen. Esimerkiksi organisaation käyttämät järjestelmät vaikuttavat osaltaan siihen, missä arkistoitavia kohteita voidaan ja kannattaa säilyttää.
Arkistonhallinnan suunnittelua helpottaa, kun vastaa kolmeen kysymykseen: mitä, minne ja miten?
1. Mitä arkistoidaan?
Arkistolaki määrää, minkälaista tietoa arkistonmuodostajan on säilytettävä. Kaikkea tietoa ei tarvitse arkistoida, mutta organisaation on tunnistettava, mitä tietoa pitää arkistoida, miten pitkään ja mitä ei. Tässä kuvaan astuu tiedonohjaussuunnitelma (TOS).
Tiedonohjaussuunnitelma helpottaa asiakirjojen elinkaarihallinnan suunnittelua ja ohjausta sekä tehostaa asiakirjahallinnon työtä. Kun asianhallintajärjestelmän ja arkiston taustalla oleva tiedonohjaussuunnitelma on toteutettu huolellisesti, arkistoon saapuu valmiiksi laadukkaasti luokiteltuja asioita ja asiakirjoja. Tällöin arkistonhoitajan on helpompi nojautua automaattisesti muodostettavaan hävitysesitykseen, eikä hänen tarvitse käyttää aikaa yksittäisten kohteiden käsittelyyn.
2. Minne arkistoidaan?
Laki ei velvoita arkistonmuodostajaa käyttämään erillistä arkistojärjestelmää, joten organisaatioilla on vapaus päättää, missä arkistoitavia kohteita säilytetään. Arkistoimiseen voi käyttää esimerkiksi asianhallintajärjestelmää tai mitä tahansa muuta pitkäaikaiseen säilytykseen soveltuvaa Sähke2-sertifioitua ohjelmistoa.
Arkistoratkaisua pohdittaessa on kuitenkin syytä muistaa, että asianhallintajärjestelmiä ei ole suunniteltu asiakirjojen pitkäaikaiseen säilyttämiseen. Tämän vuoksi niiden käyttökokemus ja toiminnallisuudet ovat arkistoinnin suhteen sähköistä arkistojärjestelmää vaatimattomampia.
3. Miten arkistoidaan?
Arkistointitapoja on karkean jaottelun mukaan kahdenlaisia:
- Ulkopuolinen tai kolmannen osapuolen arkistoratkaisu tarkoittaa, että asianhallinnalla on oma käyttöliittymänsä ja arkistolla omansa. Tällöin arkisto on ikään kuin asianhallinnasta irrallinen lisäosa.
- Asianhallintaan integroitu arkisto toimii puolestaan asianhallinnan luontevana jatkeena. Integroitu arkistoratkaisu mahdollistaa erityisesti automaattisen arkistoinnin asianhallinnasta, haun yhdellä kertaa sekä aktiivi- että passiiviaineistoista ja tiedonohjaussuunnitelman helpon tuonnin arkistoon.
Arkistonhallinnan ratkaisua kartoitettaessa on syytä pysähtyä miettimään arkiston ja asianhallinnan välistä keskusteluyhteyttä. Pitkässä juoksussa organisaation päätöksenteko ja päätösten säilyttäminen on sujuvampaa, kun järjestelmät on alun pitäen suunniteltu toimimaan yhdessä. Yhtenäinen käyttökokemus minimoi koulutustarpeen ja pitää käyttäjät tyytyväisinä.
Dynasty Arkisto on Dynasty Asianhallintaan saumattomasti integroitu arkistoratkaisu
Dynasty Arkisto on Dynasty 10 -tuoteperheen laajennus, joka on asioiden ja asiakirjojen pitkäaikaiseen säilyttämiseen suunniteltu sähköinen arkisto. Dynasty Arkisto on yhtenäinen asianhallintajärjestelmän kanssa niin käytettävyydeltään kuin ulkoasultaankin, joten Dynasty-käyttäjien on helppo omaksua Arkiston tärkeimmät toiminnot.
Dynasty Arkiston keskeisiä ominaisuuksia ovat muun muassa
- elinkaarihallinta eli aineiston vastaanottaminen, säilyttäminen ja hallittu hävittäminen
- haku ja säilytykseen liittyvien tietojen massahallinta eli operaatiot, joilla säilyttämiseen liittyviä metatietoja voidaan päivittää arkistossa
- muuttumattomuuden varmistaminen – ajastetun muuttumattomuusvalvonnan myötä järjestelmä tarkistaa tiedostot säännöllisesti ja antaa hälytyksen, mikäli tiedostot olisivat jostain syystä muuttuneet
- siirtopaketin muodostaminen – arkistossa voidaan muodostaa siirtopaketteja, joiden avulla arkisto voi lähettää ja vastaanottaa haluttuja kohteita
- alkuperäisen tiedostomuodon säilyttäminen – arkistossa on mahdollista säilyttää alkuperäinen tiedosto ja luoda sille pitkäaikaiseen säilytykseen soveltuva arkistomuunnelma
- tiedostojen tuoreuttaminen – arkisto voi vastaanottaa aineistoa eri tiedostomuodoissa ja muodostaa niistä pitkäaikaiseen säilytykseen kelpaavia tiedostomuotoja sekä tuoreuttaa tiedostomuotoja tulevaisuuden muuttuvien tarpeiden mukaisesti
- ulkoisten rajapintojen hyödyntäminen – arkistoon voi lähettää aineistoja ulkoisista järjestelmistä rajapintojen kautta.
Saumattoman integraation ja käyttökokemuksen ansiosta Dynasty Arkisto on aina ajan tasalla Dynasty-asianhallintajärjestelmän kanssa, mikä parantaa tietopyyntöjen vasteaikaa ja alentaa virheiden riskiä. Kun arkiston perustoiminnot sujuvat kitkattomasti, arkistonhoitajalle jää enemmän aikaa hoitaa erityisesti koulutustaan vastaavia suunnittelutehtäviä.
Kiinnostuitko Dynasty Arkistosta? Tutustu Dynasty Arkiston tarjoamiin mahdollisuuksiin tarkemmin katsomalla webinaari.
Kokenut Dynasty-asiantuntijamme Sirpa Hänninen (sirpa.hanninen@innofactor.com) osaa vastata mieltäsi askarruttaviin kysymyksiin. Voit myös varata henkilökohtaisen demon asiantuntijamme kanssa täyttämällä yhteydenottolomakkeen.
Lisätietoja
Tagit
Erikoisosaaminen
Dokumenttien hallinta |
Toimialakokemus
Julkishallinto |
Tarjonnan tyyppi
Valmisohjelmisto |
Omat tagit
Innofactor - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Innofactor - Muita referenssejä
Innofactor - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Junior Cyber Security Specialist
- Laura - Senior Cyber Security Specialist
- Red & Blue Oy - Projektipäällikkö verkkopalvelu- ja verkkokauppaprojekteihin
- M-Files Oy - Accountant - Purchase to Pay (Finland)
- Laura - Senior Developer (Retail Devices & Solutions)
- Frends iPaaS - Finance Manager
- Laura - Talotekniikan asiantuntija
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Ampersand Design Oy - Sähköyhtiö sai kirkkaan brändistrategian ja selkeät verkkosivut laajentaessaan palveluitaan
- Ampersand Design Oy - Yrityskatalogin sisältö ja ulkoasu viestivät palveluista selkeästi
- Ampersand Design Oy - Varausjärjestelmä verkossa nostaa tienvarsimainoksen käyttöastetta
- Ampersand Design Oy - Hygieniatukulle toteutettiin kätevä tuotekatalogi verkkokauppapohjaan
- Ampersand Design Oy - Uusi kesäfestari sai sähäkän ilmeen
- Ampersand Design Oy - Kirkastettu palvelubrändi houkuttelee sijoittajia
- Ampersand Design Oy - Aluebrändin kehittäminen toi vetovoimaa Lahden seudulle
Tapahtumat & webinaarit
- 14.05.2024 - Rakettiwebinaari: Koodista kassavirtaan
- 14.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Mitä versionvaihdosta tulisi tietää?
- 15.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: Mitä tulee ottaa huomioon ERP:n ja CRM:n projektien käyttöönotossa, eli onnistuneen projektin A ja O.
- 16.05.2024 - Five Years Out Helsinki
- 21.05.2024 - The path to productization
- 21.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Business Centralin mahdollisuudet versionvaihdon jälkeen
- 29.05.2024 - Efistream-webinaari: Näin rakennat modernin taloushallinnon, joka tukee tiedolla johtamista
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- BCS Itera Oy - Kansanvälisten ERP-projektien haasteet
- Timeless Technology - ControlByWeb ohjelmoitavat logiikat (PLC) ovat saatavilla nyt myös WLAN-yhteyksillä
- SprintIT Oy - SprintIT säilyttää arvostetun Odoo Gold Partner -statuksen
- Efima Oyj - Älykäs ohjelmistorobotti – tekoäly palauttaa aiemmin kannattamattomaksi kuopatut RPA-automaatioideat takaisin kehityslistalle
- Nordea - Nordean työ taloustaitojen edistämiseksi palkittiin vuoden yhteiskunnallisena sponsorointitekona
- M-Files Oy - M-Files: A Global Leader in Information Management
- M-Files Oy - Unlocking the value of Knowledge Work Automation
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |