ISYY: Google Apps tarjosi tutun käyttäjäkokemuksen lisäksi luotettavuutta, varmuutta ja helppokäyttöisyyttä
Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunta (ISYY) toimii kaikilla kolmella Itä-Suomen yliopiston kampuksella – Joensuussa, Kuopiossa ja Savonlinnassa. Kun toimipisteiden välillä on etäisyyttä lähes 150 kilometriä, opiskelijatoiminta kohtaa erityisiä haasteita myös viestinnän puolella.
“Ylioppilaskunnassamme leikiteltiin pitkään ajatuksella yhteensopivista IT-viestintätyökaluista”, kertoo ISYY:n pääsihteeri Janne Mertanen. Kartoitustyötä eri vaihtoehdoista alettiinkin hiljalleen tehdä, sillä tiedon siirtäminen webmailin, Facebook-ryhmien ja erilaisten verkkotyökalujen välillä vaati runsaasti copy-paste -toiminnon käyttöä ja kaikki tieto ei ollut kätevästi jokaisen sitä tarvitsevan saatavilla.
“Kolmen kampuksen takia käytössämme olivat videoneuvottelulaitteet ja -tilat, joiden varaamiseen ja tapaamisten esivalmisteluihin kului viikkotasolla paljon aikaa”, Mertanen kertaa. Webmailin käyttöliittymä ei sopinut pitkien viestikeskusteluiden käymiseen, ja yhteisten dokumenttien valmistelu oli raskasta sähköpostilla edes takaisin lähettämistä.
Uudelta järjestelmältä odotettiin paitsi näppärää sähköpostia ja helposti jaettavaa kalenteria, myös dokumenttien yhteiskäytön helpottumista, mahdollisesti videoneuvotteluominaisuuksia ja säilytystilaa pilvipalvelimilta.
Google Apps tarjosi ISYY:lle paitsi monelle yksityiskäytöstä tutun käyttäjäkokemuksen, myös luotettavuutta, varmuutta ja helppokäyttöisyyttä. Ensimmäisen ison IT-palvelukokonaisuuden hankkiminen kävi Googlen lisenssimaksujärjestelmän myötä edullisesti. Palveluntarjoaja Gapps löytyi kätevästi sattumalta Kauppakamarin uutiskirjeestä.
“Päätimme hoitaa tämän kerralla kuntoon”
Kun Google Apps oli valittu, Gappsin ottaminen avuksi siirtymiseen oli ISYY:lle itsestään selvää. Gapps hoiti teknisen siirtymän, tiedonsiirron ja koulutukset niin käyttäjille kuin ylläpitäjille. “Otimme aika laajan paketin, koska päätimme hoitaa tämän kerralla kuntoon”, Mertanen hymähtää.
Gappsin avulla siirtymä uuteen järjestelmään sujui hyvin. Monet kuopat vältettiin Gappsin useita järjestelmiä nähneen teknisen tiimin ansiosta, ja ilmenneet ongelmat ratkaistiin nopeasti. Koulutusten avulla koko ylioppilaskunnan tiimi oppi alusta lähtien, miten uudesta järjestelmästä saa kaiken hyödyn irti.
Joustavaa työskentelyä paikasta riippumatta
Kolmen kaupungin ISYY on ottanut uudet viestintätyökalunsa Google+:sta pikaviesteihin laajasti käyttöön. Jokapäiväisessä arjessa etenkin Google Hangout ja dokumenttien yhteistyöstö Drivessa ovat olleet erinomainen yhdistelmä – edustajistolle tai hallitukselle asioiden valmistelu isommallakin porukalla on helppoa ja kaikilla on käsillä sama tieto. Tämä on erinomaista organisaatiolle, jolla on demokraattisesti valittuja toimielimiä.
Mertanen ei ole katunut pilvipalveluiden käyttöönottoa, päinvastoin. “Palvelua on voinut lämpimästi suositella omille pääsihteerikollegoille. Olemme olleet tyytyväisiä”, hän tiivistää. ISYY:n suunnitelmissa on myös syvempi Google Apps -integraatio – seuraava askel on näillä näkymin intranetit mahdollistavan Sivustojen käyttöön ottaminen.
Suosittelija:
Kun Google Apps oli valittu, Gappsin ottaminen avuksi siirtymiseen oli ISYY:lle itsestään selvää. Gapps hoiti teknisen siirtymän, tiedonsiirron ja koulutukset niin käyttäjille kuin ylläpitäjille. Otimme aika laajan paketin, koska päätimme hoitaa tämän kerralla kuntoon. Palvelua on voinut lämpimästi suositella omille pääsihteerikollegoille. Olemme olleet tyytyväisiä.
Janne Mertanen, ISYY:n pääsihteeri
Tiedot
Tilaaja: | Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunta |
Toimittajan yhteyshenkilö: |
Janne Mertanen |
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Tietohallinto | |
Viestintä |
Erikoisosaaminen
Dokumenttien hallinta | |
Pilvipalvelut / SaaS |
Toimialakokemus
Järjestöt ja yhdistykset |
Teknologia
Tarjonnan tyyppi
Konsultointi | |
Valmisohjelmisto |
Gapps - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Gapps - Muita referenssejä
Gapps - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Software Engineer (C++/Qt)
- Laura - IT asiantuntija
- Laura - Software Engineer
- Red & Blue Oy - Senior Web Developer
- Laura - Cybersecurity Compliance Lead
- Efima Oyj - Senior Data Engineer
- Laura - Tietosuojasuunnittelija: tiedonhallinta- ja tietosuojayksikkö; Joensuu; määräaikainen (id8753)
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Valve - Bolt.worksin uusi modulaarinen WordPress-sivusto
- Valve - Nallikari – Lomakylän brändi- ja verkkopalvelukehitys
- Valve - NYAB Groupin identiteetin päivittäminen ja verkkopalvelun uudistus
- Valve - Scandic Container – verkkokauppamainen B2B ostokokemus perinteiselle toimialallel
- Valve - Lahti Energian OmaWatti – asiointipalvelu sähköyhtiön asiakkaille
- Valve - Finsoffat – kotimaisen huonekaluvalmistajan brändin kirkastus ja verkkokaupan uudistus
- Valve - Nurminen Logistics – B2B brändi-identiteetin ja verkkopalvelun uudistus
Tapahtumat & webinaarit
- 30.04.2024 - Ilmainen CRM-webinaari: Microsoft Dynamics Sales: Integroinnit CRM-ratkaisun kanssa
- 07.05.2024 - Koulutus: Tekoäly markkinoijan työkaluna
- 07.05.2024 - Ilmainen CRM-webinaari: Microsoft Dynamics Sales | Sisäänrakennetun BI-moduulin käyttö toimintojen suunnitteluun ja tulosraportointiin
- 07.05.2024 - Aamiaisseminaari: Kehitä ohjelmistoja tehokkaammin tekoälyllä
- 14.05.2024 - Rakettiwebinaari: Koodista kassavirtaan
- 14.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Mitä versionvaihdosta tulisi tietää?
- 15.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: Mitä tulee ottaa huomioon ERP:n ja CRM:n projektien käyttöönotossa, eli onnistuneen projektin A ja O.
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Rakettitiede Oy - Kaksi yrityskulttuuria, yksi konsultti
- Zone Media Oy - Zone blogissa joka viikko uusi blogijuttu
- Zone Media Oy - Zone+:n hyödyllisiä ominaisuuksia: WordPressin staging-ympäristö
- Zone Media Oy - Zone+ WordPress Assistant: kuinka luoda verkkosivusto sekunneissa tekoälyn avulla
- Kamu Digital Oy - Koulutus: Tekoäly markkinoijan työkaluna
- Kamu Digital Oy - Tekoäly markkinoinnissa
- Kamu Digital Oy - Vinkit tekoälyn promtaamiseen eli kehotemuotoiluun
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |