Juuri nyt monien talouspäättäjien työpöydällä on talousfunktion roolin muutos rutiinien pyörittäjästä liiketoiminnan kumppaniksi. Realian taloushallinnon muutosmatkaa luotsannut Taru Manner jakaa omia kokemuksiaan vertaisilleen ja muistuttaa, että muutosmatkaa ei tarvitse – eikä kannatakaan – taivaltaa yksin.

Tänä päivänä taloushallinnolta odotetaan paljon enemmän kuin aikaisemmin – niin myös meillä Realialla. Rutiinien pyörittämisen ja numeroiden raportoimisen sijaan meidän talousammattilaisten odotetaan kehittävän taloushallintoprosesseja ja -palveluita, tukevan liiketoimintaa ja tuottavan valmiiksi pureskeltua taloustietoa päätöksenteon tueksi. Vajaa kolme vuotta sitten olimme tilanteessa, jossa näihin odotuksiin vastaaminen oli yhä kaukainen haave, ja todellisuudessa taloustiimimme aika kului yhä perusprosessien, kuten osto- ja matkalaskujen, pyörittämiseen.

Olimme kasvaneet konsernina lukuisin yrityskaupoin jo viidentoista vuoden ajan, ja jokainen yritysosto oli tuonut mukanaan uusia perinteitä ja erilaisia tekemisen tapoja. Lopputuloksena oli tehottomat prosessit, joista paistoi läpi epäjohdonmukaisuus – niin meille talousihmisille kuin kaikille realialaisillekin. Taloushallinnossa teimme silloin kaiken itse, ja sen sijaan, että olisimme ehtineet kehittää prosesseja, aikamme valui arkisiin askareisiin. Kuukausittain käsiteltävänämme oli noin 3500 ostolaskua, joihin liittyvä työ tehtiin kaikki sisäisesti aina paperisten ostolaskujen skannaamisesta lähtien.

Tänä päivänä tilanne on onneksi toisin, mutta se on vaatinut myös uskallusta tehdä asiat toisin.

Mikä muuttui?

Meillä oli kyllä tahtoa kehittää ja automatisoida tekemistä, ja modernit järjestelmätkin löytyivät – aikaa ja kompetenssia kehittämistyöhön ei niinkään. Sen sijaan meiltä löytyi jotain vieläkin arvokkaampaa. Nimittäin rohkeutta myöntää, että emme osaa kaikkea itse, ja uskallusta kysyä apua joltain, joka tietää paremmin: ja me päädyimme kysymään Efimalta.

Keväällä 2019, yhdessä Efiman kanssa, tunnistimme yhteensä 50 konkreettista kehityskohdetta, joihin olisi tarpeen tarttua ostolaskuprosessimme sujuvoittamiseksi. Konsultoinnin jälkeen kokeilimme ensin kehittämistyötä omatoimisesti ja helpot voitot korjattiinkin kotiin omin avuin. Haastavampien kohteiden kohdalla vauhti alkoi kuitenkin hiipua ja vanhat ongelmat – ajan ja osaamisen puute – nostaa päätään.

Kehitystyö on yhä vaatinut meiltä omaakin panosta, mutta kumppanin kanssa asioita on saatu aikaiseksi ja asiat on tehty oikein ja oikeassa järjestyksessä.

Jälleen oli tullut aika pyytää apua. Perusteellisten pohdintojen ja hyvien aiempien kokemusten myötä kilautimme jälleen kumppanille – samalle kuin edeltävälläkin kerralla. Ja niin käynnistyi entistäkin tiiviimpi yhteistyö ja kehitystaival, jonka alussa Efima ensitöikseen otti haltuun osto- ja matkalaskuprosessimme. Pelkkä haltuunottoprojektin purkittaminen kuuteen viikkoon kertoi meille, että nyt tehtiin töitä tekijöiden kanssa, joilla oli homma ja tietynlainen systematiikka hallussa. Ja juuri sitä tarvitsimme. Tilannetta auttoi myös se, että kumppanilla oli käyttämämme ostolaskujärjestelmä, Basware P2P, hanskassa, eikä sen kanssa mennyt sormi suuhun.

Kumppanuus kannatti – yhteistyömme satoa

Tiiviimpää yhteistyötä on takana nyt noin vuosi ja yhteisen tekemisen tuotoksista voi olla ylpeä. Vuoden aikana ollaan ruksittu kehityskohteita listalta, karsittu turhaa tekemistä, huolehdittu vastuut oikeisiin paikkoihin, lisätty hurja määrä automaatiota ostolaskuprosessiin ja luotu validi mittaristo prosessin ja kehitystyön seurantaan. Kehitystyö on yhä vaatinut meiltä omaakin panosta, mutta kumppanin kanssa asioita on saatu aikaiseksi ja asiat on tehty oikein ja oikeassa järjestyksessä.

Ostolaskuprosessimme automaatioaste on lähtenyt huimaan nousuun. Lähtötilanteessa 95 prosenttia ostolaskuistamme käsiteltiin manuaalisesti, ja nyt numero on jo lähellä 40 prosentin tavoitettamme. Verkkolaskutusta on lisätty, ostolaskujärjestelmäämme sisäänrakennettua automaatiota on osattu hyödyntää täysimääräisesti (kiitos järjestelmämme tuntevan kumppanin), ja viime kesänä ostolaskujen käsittelyyn lisättiin tekoälyä, jonka tiliöintitarkkuus oli jo muutamassa kuukaudessa 95 prosenttia.

Kaikki tämä on johtanut siihen, että laskujen läpimenoaika on nyt huomattavasti lyhyempi, maksumuistutuksia ja viivästyskorkoja on nyt maksettavana vähemmän ja ennen kaikkea – oma ja taloustiimimme huoli ja taakka ostolaskurumbasta on helpottanut. Työaikaamme on käytettävissä nyt siihen, mihin kuuluukin eli liiketoiminnan tukemiseen ja sisäisten asiakkaidemme palvelemiseen, mikä on toivottavasti heijastunut kaikille realialaisille positiivisesti. Tiedämme, että yksi meidän avainprosesseistamme on nyt osaavissa käsissä ja tukenamme on kumppani, jolta uskaltaa kysyä ja jonka kanssa on turvallista kehittää ja kokeilla uutta.

Vinkkini sinulle, taloushallinnon kehittäjä

Halusin jakaa omat kokemukseni taloushallinnon muutosmatkaltamme muillekin luettavaksi – en siksi, että haluaisin kerskua sen tuloksilla, vaikka niistä ylpeä olenkin. Vaan siksi, että voisin jakaa matkamme tärkeimmän opetuksen: taloushallintoon kohdistuvien kehityspaineiden kanssa ei tarvitse – eikä kannata jäädä yksin. Helppoja kehityskohteita on mukava ruksia listalta itsekin, mutta kinkkisempiä ongelmia on tehokkaampaa ratkoa yhdessä. Siksi kaikkea ei kannata tehdä itse.

Kirjoittaja

Taru Manner

Group Financial Controller, Realia Group

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.