Vältä virheet, suunnittele HR- ja palkkajärjestelmähankinnat kokonaisuutena

Suuri osa yrityksistä hankkii HR-järjestelmän ja palkkajärjestelmän erikseen, eikä ihmekään: palkkahallinnon ratkaisu tarvitaan heti yrityksen alkutaipaleella (ja se hankitaan usein esimerkiksi tilitoimiston palveluna), HR-järjestelmälle puolestaan on tarve vasta yrityksen kasvaessa.

Pitkällä tähtäimellä paras (ja kustannustehokkain) ratkaisu on hankkia heti alussa sellainen palkkahallinnon järjestelmä, joka laajenee tarpeiden muuttuessa myös HR-käyttöön. Mitä hyötyä kokonaisratkaisusta on yrityksille käytännössä?

Miksi järjestelmähankinnat kannattaa suunnitella yhdessä?

Moni HR-järjestelmähankinta päättyy kompromissiratkaisuihin, mutta miksi? Kaksi isointa syytä ovat seuraavat:

Hankkeiden vaatimusmäärittelyt tehdään puhtaasti nykytilan ja nykyisten prosessien perusteella, eikä tulevaisuuden muutostarpeita oteta huomioon.
Yrityksen järjestelmäinfrastruktuuria ei nähdä kokonaisuutena. Yllättävän harva esimerkiksi hahmottaa palkkahallinnon olevan kiinteä osa HR-prosesseja myös järjestelmämielessä!
Kun tilannetta katsoo lähempää, se on yritysten näkökulmasta oikeastaan hyvin ymmärrettävä.

HR-järjestelmähankinta pyörähtää käyntiin siinä vaiheessa, kun nykyinen palkka- tai HR-järjestelmä pysty enää vastaamaan yrityksen muuttuviin tarpeisiin. Se hankitaan useimmiten vasta yrityksen kasvaessa, kun yrityksessä kasvaa tarve täydentäville HR-prosesseille, kuten esimerkiksi osaamisen ja henkilöstön kehittämiselle.

Toisin kuin HR-järjestelmä, jokaisessa yrityksessä on alusta asti jonkinlainen palkkahallinnon ratkaisu – joko oma palkkajärjestelmä tai ulkoistettu palkkahahallinto. Ongelmia tulee silloin, jos ensimmäistä palkkaratkaisua hankkiessa ei ole osattu ennakoida yrityksen tulevaisuuden tarpeita. Tällöin myös HR-järjestelmähankinnassa päädytään helposti puolivillaiseen ratkaisuun.