SoulCoren Espoon kaupungille toimittaman SoulPro-hankintajärjestelmään perustuvan Hansa -hankinnan johtamisjärjestelmän oheen on talven aikana kehitetty kaupungin eri toimialoja palveleva Toimialatyöpöytä, joka on määrä ottaa käyttöön kevään 2020 edetessä. Toimialatyöpöydän avulla käyttäjät toimialoilla voivat nähdä toimialojensa hankintoihin liittyvät tiedot omasta näkökulmastaan, säilyttäen samalla hankintatoiminnan johtamiseen tarvittavan kaupunkitasoisen näkyvyyden hankintojen kokonaiskuvaan.

Toimialatyöpöydän kehittämisen lähtökohtana oli ennen kaikkea raportoinnin ja ennakoitavuuden tarpeet. ”Ennen hankintajohdolla ei ole ollut ajantasaista näkyvyyttä, mitä hankintoja eri toimialoilla valmistellaan ja missä vaiheessa ne ovat menossa. Tiedon saaminen vaati selvityksiä monilta eri tahoilta”, kertoo Espoon kaupungin hankintakeskuksen kehittämispäällikkö Veera Lavikkala.

Hansan monipuolisten raportointiominaisuuksien ansiosta Espoossa on siirrytty puolivuosittais- ja kvartaalikatsauksista ajantasaiseen, rullaavaan ja siten aiempaa selvästi dynaamisempaan raportointiin. ”Saamme tuoreen tiedon meneillään olevista hankinnoista ja uusien hankintojen kilpailuttamisajankohdista – ja ennen kaikkea siitä, milloin hankintajohdon on sopiva aika vaikuttaa hankintaan liittyviin päätöksiin: mitä vaikutuksia tavoitellaan, kuinka toimittajaa halutaan sopimuskaudella ohjata ja miten hankinta tukee toimialan omia sekä Espoo-tarinan tavoitteita”, kuvailee Lavikkala.

Älykkäät ja oppivat ratkaisut tukevat päätöksentekoa

Hankintadatan kertyminen mahdollistaa myös tekoälyn ja koneoppimisen hyödyntämisen hankintatoiminnan ennustettavuuden näkökulmasta. ”Historiadataa analysoimalla on mahdollista saada aikaan ennusteita, joita voidaan hyödyntää päätöksenteon tukena”, kuvailee SoulCoren vanhempi konsultti Tuomo Peltola. ”Voimme tällä hetkellä tuottaa esimerkiksi hankinnan aikatauluennusteita. Tulevaisuudessa sovellusmahdollisuudet vaihtelevat toimittaja-analyyseistä vanhan sopimuskannan analysointiin ja käyttäytymis- sekä ennustusmalleihin”, Peltola kuvailee.

Tekoälyn hyödyntämismahdollisuuksia on pohdittu myös Espoossa: ”Tulevaisuuden visionamme on muun muassa nykyisen markkinatilanteen ja ennusteiden systemaattinen hyödyntäminen hankintojen suunnittelussa”, Lavikkala kertoo.