Suomen Kilpirauhasliitto
Jotkut järjestöt luottavat vielä nykyäänkin Excel-tiedostoon jäsentietojen säilytyspaikkana. Kilpirauhasliitossa kuitenkin kyllästyttiin jatkuvaan käsityöhön, hukkaan valuvaan aikaan ja Excel-tiedoston kyseenalaiseen tietoturvaan. Niinpä heillä päätettiin siirtyä käyttämään Avoinen Ankkuri-rekisteripalvelua.
Rekisteripalvelun valinta
Kilpirauhasliiton Excel-tiedostossa hallinnoitava jäsenrekisteri oli jäänyt ajastaan pahasti jälkeen. Tietojen varmuuskopiointi ja päivittäminen tuottivat loppumatonta vaivalloista käsityötä, eikä tietojen ajantasaisuudesta aina silloinkaan ollut takeita. Käyttöön haluttiin nykyaikainen järjestelmä, jota olisi vaivaton käyttää ja joka voisi kasvaa järjestön mukana.
Kun oli käynyt selväksi, ettei Excel-tiedostojen kanssa kannattanut jatkaa, alkoi syksyllä 2013 selvitystyö sopivan palveluntarjoajan löytämiseksi. Tärkeää oli löytää yritys, joka pystyisi tarjoamaan järkevän verkkopohjaisen jäsenrekisterin, jonka hallinnoinnista liitto voisi olla mahdollisimman itsenäisesti vastuussa. Vaikka ehdokkaita olikin loppumetreille asti useampia, valikoitui Avoine lopulta rekisterin toimittajaksi. Kilpirauhasliiton toiminnanjohtaja Asta Tirronen kertoo, että vaakakupissa painoivat erityisesti Avoinen kokemus ja kilpailijoiden tuotteita viimeistellympi rekisteripalvelu. Hän toteaakin, että Avoinen jäsenrekisteristä löytyivät itsestään selvästi kaikki keskeiset toiminnot, mikä helpotti valinnan tekemistä palveluntarjoajien välillä.
Tuumasta toimeen
Eräänlaisen positiivisen ongelman uutta rekisteriä käyttöönotettaessa tuotti jäsenmäärän ennakoimattoman suuri kasvu. Lähinnä tv-näkyvyyden ansioista tulleet 500–1000 uutta jäsentä merkitsivät melkoista ruuhkaa jäsentietojen käsittelyssä siirtymävaiheen aikana, sillä käytännön syistä vuoden 2013 puolella liittyneet, mutta vielä jäsenmaksuaan maksamattomat jäsenet oli ensin kierrätettävä väliaikaisen rekisterin kautta. Sittemmin tilanne on onnistuneesti purettu ja nykyään jäsenet liitetään suoraan uuteen rekisteriin. Jäsenmäärän kasvaessa tietojen hallinnoiminen vanhalla tavalla Excelin kautta olisi ollut entistä ongelmallisempaa.
Ankkurin käyttöönottoa varten Tirronen osallistui kahteen pääkäyttäjille suunnattuun koulutuskertaan. Tästä eteenpäin tietoa oli helppo jakaa, joten hän opasti myös yhdistyksen sisällä vastuuhenkilön rekisterin saloihin. Avoine tulee tarjoamaan tulevaisuudessa lisäopastusta sitä mukaa kun Ankkurin ominaisuuksia aletaan hyödyntää Kilpirauhasliitossa laajemmin.
Huolettomampi nykyhetki vie kohti helpompaa tulevaisuutta
Tirronen toteaa, että Avoinen toimittaman rekisterin hyödyt näkyvät selvästi säästettynä aikana, sillä jäsentiedot voidaan nyt saada esille hetkessä. Uuden järjestelmän myötä on kuitenkin saavutettu myös kauaskantoisempia etuja. Toiminnanjohtaja korostaakin huolettomuutta, joka turvalliseen, verkkopohjaiseen jäsenrekisteriin liittyy – enää järjestö ei ole yksin tietoturvakysymysten kanssa ja tietoturvasta on paljon helpompi huolehtia.
Toinen merkittävä asia on järjestön kyky vastata jäsenten tarpeisiin joustavammin. ”Jäsenpalvelun parantuminen on hieno asia”, Tirronen sanoo. ”Nyt jäsen saa jäsenkortin yhdessä laskun kanssa”. Tämä kuvaa hyvin sitä kaksoistehtävää, joka nykyisellä jäsenrekisteripalvelulla on: sen on helpotettava rekisteriä hallinnoivien ihmisten työtä, mutta toisaalta myös mahdollistettava jäsenille entistä paremmat ja vaivattomammat palvelut.
Tirronen kertoo, että tulevaisuudessa rekisterin mahdollisuuksia on tarkoitus alkaa hyödyntää entistä laajemmin. Tähän asti vähäisempi sähköpostin lähettäminen jäsenille voi olla pian ajankohtaista ja tähän tarvitaan pätevää jäsenrekisteripalvelua. Tirronen mainitsee myös, että tulevaisuudessa järjestelmän kautta voidaan käsitellä esimerkiksi jäsenlehtitilauksia.
Toiminnanjohtaja kertoo arvostavansa Avoinen tapaa hoitaa asiakkuutta myös palvelun toimittamisen jälkeen. ”Kynnys ottaa yhteyttä on matala”, hän toteaa. Tästä palautteesta voimme Avoinella olla syystäkin ylpeitä ja tehdä kaikkemme varmistaaksemme käyttäjiemme onnistumiset jatkossakin.
Referenssin infoboxi
Tiedot
Tilaaja: | Suomen Kilpirauhasliitto |
Ajankohta: | 2015 |
Toimittajan yhteyshenkilö: |
Asta Tirronen |
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Asiakkuudenhallinta CRM | |
BI ja raportointi | |
Toiminnanohjaus ERP | |
Viestintä |
Erikoisosaaminen
Integraatiot | |
Käyttäjähallinta | |
Maksaminen | |
Pilvipalvelut / SaaS |
Toimialakokemus
Järjestöt ja yhdistykset |
Teknologia
Open source |
Tarjonnan tyyppi
Valmisohjelmisto |
Omat tagit
Jäsenrekisteri
jäsenyys
jäsenviestintä
Vitec Avoine - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Asiantuntijoita ja yhteyshenkilöitä ei ole vielä kuvattu.
Vitec Avoine - Muita referenssejä
Vitec Avoine - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Red & Blue Oy - Senior Web Developer
- Laura - Cybersecurity Compliance Lead
- Efima Oyj - Senior Data Engineer
- Laura - Tietosuojasuunnittelija: tiedonhallinta- ja tietosuojayksikkö; Joensuu; määräaikainen (id8753)
- Nordea - Sr IT Analyst - Adobe/SAS Marketing Automation
- Laura - Master Data Manager
- Laura - Kokenut datainsinööri / Senior Data Engineer
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Roidu Oy - Eloisa - työntekijäkokemuksen kehittäminen osa toimintaa ja strategiaa
- Roidu Oy - Eerikkilä sai kerättyä palautetta erityisesti lapsilta ja nuorilta Roidun avulla
- Roidu Oy - Pohjanmaan hyvinvointialue tavoittelee Pohjoismaiden huippua asiakas- ja potilasturvallisuudessa
- Roidu Oy - Esperi Caren asiakaskokemuksen mittaaminen vietiin uudelle tasolle
- Virnex Group Oy - Palvelu asumisturvallisuuden parantamiseen
- Lekab Communication Systems Oy - Lekab Communication Systems Oy voitti Kansaneläkelaitoksen kilpailutuksen ohjelmistorobotiikan alustaratkaisusta
- Verkkovaraani Oy - Google Ads -konsultaatio Nordic Progressille
Tapahtumat & webinaarit
- 30.04.2024 - Ilmainen CRM-webinaari: Microsoft Dynamics Sales: Integroinnit CRM-ratkaisun kanssa
- 07.05.2024 - Koulutus: Tekoäly markkinoijan työkaluna
- 07.05.2024 - Ilmainen CRM-webinaari: Microsoft Dynamics Sales | Sisäänrakennetun BI-moduulin käyttö toimintojen suunnitteluun ja tulosraportointiin
- 07.05.2024 - Aamiaisseminaari: Kehitä ohjelmistoja tehokkaammin tekoälyllä
- 14.05.2024 - Rakettiwebinaari: Koodista kassavirtaan
- 14.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Mitä versionvaihdosta tulisi tietää?
- 15.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: Mitä tulee ottaa huomioon ERP:n ja CRM:n projektien käyttöönotossa, eli onnistuneen projektin A ja O.
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Rakettitiede Oy - Kaksi yrityskulttuuria, yksi konsultti
- Zone Media Oy - Zone blogissa joka viikko uusi blogijuttu
- Zone Media Oy - Zone+:n hyödyllisiä ominaisuuksia: WordPressin staging-ympäristö
- Zone Media Oy - Zone+ WordPress Assistant: kuinka luoda verkkosivusto sekunneissa tekoälyn avulla
- Kamu Digital Oy - Koulutus: Tekoäly markkinoijan työkaluna
- Kamu Digital Oy - Tekoäly markkinoinnissa
- Kamu Digital Oy - Vinkit tekoälyn promtaamiseen eli kehotemuotoiluun
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |