Self-service BI – mitä tarkoittaa toimiva itsepalvelu tiedolla johtamisessa?

Tiedolla johtaminen, business intelligence, eli BI on tätä nykyä tiivis osa lähes jokaisen organisaation toiminnan suunnittelua ja ohjausta. Tiedolla johtamiseen pätee sama viisaus kuin kaikkeen muuhunkin tekemiseen, joka vaatii lukuisten vaatimusten, intressien ja kustannusten koordinointia ja hallintaa: hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. 

Mitä paremmin hyvä suunnitelma on jalkautettu käytäntöön, sitä omatoimisemmin ja kustannustehokkaammin organisaation eri loppukäyttäjät voivat myös hyödyntää heille olennaista tietoa päivittäisessä työssään. Liian monessa yrityksessä käytäntö on kuitenkin edelleen kaukana hyvin suunnitellusta ja organisaation olemassa oleva BI-alusta ja -arkkitehtuuri muistuttavat pikemminkin sotkuista kirpputoripöytää kuin hyvin varusteltua ja pitkälle automatisoitua itsepalvelukioskia.

Teknologian kehittyessä ja joustavien pilvipalveluiden (SaaS, PaaS, Cloud Architected jne.) yleistyessä myös BI-rintamalla viime vuosien trenditermiksi on noussut ”itsepalvelu-BI”. BI-työkalut ovat loppukäyttäjän näkökulmasta yhä helpompia käyttää ja tekoälyn hyödyntäminen mm. datan esikäsittelyssä ja visualisoinnissa tarkoittavat, että loppukäyttäjille suunnattujen raporttien ja analyysien tuottamiseen tarvitaan yhä vähemmän erityistä asiantuntijaosaamista.

Yllä kuvattu pitkälle autonominen BI-palvelumalli tarvitsee asiansa osaavien asiantuntijoiden pohjatyön ja vahvan ymmärryksen BI-työkaluja palvelevan arkkitehtuurin ja data-alustan toiminnasta. Kun perinteisessä mallissa asiantuntijat rakentavat valmiita raportteja ja analyysejä loppukäyttäjien hyödynnettäväksi, on vastuu datan keruusta vastaavilla asiantuntijoilla jopa suurempi kuin ennen. Loppukäyttäjät voivat yhä omatoimisemmin analysoida käytössään olevaa dataa ilman asiantuntijan harjaantunutta silmää, joten hyödynnettävän datan luotettavuus nousee aivan eri tavalla tärkeäksi.

Itsepalvelu tiedolla johtamisessa on teoriassa selkeä toteuttaa. Ensin on hyvä kuitenkin tehdä selväksi, mitä ”itsepalvelu-BI” EI ole.

Itsepalvelu-BI EI TARKOITA:

• out-of-the-box BI -ratkaisua, joka hankitaan yritykseen ajatuksella, että kun työkalu on hankittu ja pääsy siihen kaikille varmistettu, homma on hoidossa. Tällä lähestymistavalla ollaan äkkiä villissä lännessä, jossa kaikki saavat tehdä oman halunsa mukaan analyyseja eri lähteistä (usein vajavaisin tiedoin) kyhättyjen datasettien pohjalta. Tyypillisesti isoissa ongelmissa ollaan viimeistään muutaman vuoden päästä käyttöönotosta, jolloin vastuu epäluotettavista luvuista ja BI-työkalujen ongelmista kaatuvat IT-organisaation niskaan.
• jokaisen käyttäjän omalla koneelle tekemää raportointia. Tämä on edelleen valitettavan yleinen ilmiö monessa yrityksessä, jota vaivaa siiloutunut organisaatiorakenne. Tällöin ollaan helposti tilanteessa, jossa organisaation kallisarvoisen datapääoman hyödyntäminen on jokaisen käyttäjän oman osaamisen varassa.
• kaikille avoin työkalu, josta mikään taho ei kuitenkaan ota vahvaa omistajuutta. Jos ympäristön kehityksen ja ylläpidon kokonaiskuvan koordinointia ei ole keskitetty taholle joka tarkastelee tilannetta yli organisaatiorajojen, on äkkiä edessä nopeasti kasvava kasa edelleen monimutkaistuvia ongelmia. Pahimmassa tapauksessa BI-alustan ja tiedolla johtamisen kehitys tyssää organisaatiossa kokonaan.

Resepti oikein toteutetulle ja modernille BI-arkkitehtuurille on sekin teoriassa varsin yksinkertainen. Se sallii käyttäjien omatoimisen ja ketterän tiedon hyödyntämisen sopivilla työkaluilla.

Hyvin toteutettu BI-alusta täyttää ainakin seuraavat tunnusmerkit:

• Käyttöön on valikoitu BI-työkalu/-työkalut, jotka loppukäyttäjät kokevat omakseen ja joita he hyödyntävät päivittäisessä työssään vaivattomasti.
• Käyttäjien on mahdollista saada koulutusta ja asiantuntijatukea proaktiivisesti ja joustavasti aina tarpeen ilmetessä. Näin ehkäistään tiedon siiloutumista organisaatiossa.
• Datan keruu ja yhdistely eri lähteistä on suunniteltu ja toteutettu kestävästi. IT-organisaatiolla on vahva asiantuntemus joko itsellään tai pitkäaikaisen kumppanin kautta data-alustan pitkän aikavälin kehityksestä ja ylläpidosta. Näin varmistetaan tiedon luotettavuus ja oikea-aikaisuus koko organisaation tarpeisiin.
• Tiedolla johtamisen tarpeet on otettu huomioon IT-infrastruktuurin suunnittelussa jo hankintoja tehtäessä (esim. on-premise- vai cloud hosted-ratkaisu, keskitetty tietovarasto vai ei). Tämä säästää aikaa ja turhia kustannuksia, kun esimerkiksi muutokset operatiivisissa järjestelmissä voidaan huomioida myös analytiikan näkökulmasta hyvissä ajoin.

Lue lisää tiedolla johtamisen palveluistamme!