Aseman Lapset ry sujuvoittaa henkilöstöhallintoaan Neptonin työajanseurannan ja HR-ratkaisun avulla. Etätyöhön ja liikkuvaan työhön hyvin sopiva pilvipalvelu on helpottanut työn johtamista sekä projektien seuraamista ja raportointia.

Aseman Lapset ry on vuonna 1990 perustettu järjestö, jonka tavoitteena on lasten ja nuorten terveen kasvun sekä nuorten ja aikuisten luontevan vuorovaikutuksen tukeminen. Yhdistys on kasvanut nopeasti ja sen henkilöstömäärä on kaksinkertaistunut muutaman vuoden aikana. Nyt järjestössä työskentelee yhteensä noin 40 henkeä.

Etätyön ja projektien seuraaminen on helppoa

Suurin osa Aseman Lapset ry:n henkilöstöstä tekee kenttätyötä omissa tiimeissään kahvilassa, Walkers-autoissa tai -bussissa, katusovittelussa tai muissa liikkuvan nuorisotyön muodoissa.

– Silloin kun täällä oli kymmenkunta henkilöä töissä niin asioista pystyttiin sopimaan kahvipöydän ääressä ja työn organisointi oli helpompaa. Toiminnan laajennuttua kaikkea henkilöstöhallintoa piti lähteä selkiyttämään ja Neptonin käyttöönotto oli iso osa tätä prosessia, Aseman Lapset ry:n henkilöstö- ja hallintovastaava Kalle Sola kertoo.

Uutta ratkaisua etsiessä oli ehdottoman tärkeää että palvelua voisi käyttää yhtä hyvin tietokoneella kuin mobiililaitteillakin.

– Meillä ihmiset saavat aika vapaasti itse päättää missä ja mihin aikaan tiettyjä töitä tekevät. Siksi myös käytettävien henkilöstöhallinnon ratkaisujen tulee tukee joustavaa ja monimuotoista työtä, Kalle Sola summaa.

Työajanseuranta henkilöstöjohtamisen välineenä

Aiemmin työaikoja raportoitiin ja seurattiin kuukausittaisella Excel-raportoinnilla. Nyt vastuuta työajanhallinnasta on jaettu lähemmäs käytännön työtä kun tiimiesimies tarkistaa viikoittain oman tiiminsä työt ja hyväksyy tehdyt tunnit.

– Esimiehillä ei mene aikaa kuin muutama minuutti viikossa ja samalla he pystyvät estämään kuormittumista jos joku tehnyt liikaa töitä. Myös tiedon reaaliaikaisuus on todella tärkeää – esimiehet voivat katsoa paikallaolonäkymästä kuka on töissä, kuka vapaalla, kuka koulutuksessa, Kalle Sola kertoo.

Aseman Lapset ry hyödyntää Neptonin työajanseurantaa kaikkeen arjen juoksuun liittyvään raportointiin työtunneista saldoihin ja poissaoloista lomapäiviin.

– Nepton on nimenomaan esimiestyön ja johtamisen väline. Voimme esimerkiksi analysoida milloin ja miksi tulee poikkeamia työajoissa, onko sesonkivaihteluita ja niin edelleen, Kalle Sola kuvailee.

Rahoitus vaatii tarkkaa raportointia

Yhdistysten saama rahoitus on hyvin monimuotoista ja kaikille rahoittajille pitää raportoida taloudellisten ja toiminnallisten tuloksien lisäksi myös henkilöstön ajankäyttö. Hankkeen rahoitus on myös palkanmaksun perusteena.

– Rahoittajat ovat erittäin tarkkoja siitä, että myönnetyt rahat kohdistuvat oikein. Kaikilla hankkeilla on oma kustannuspaikka ja pystymme hyödyntämään Neptonia työajan kohdentamisessa oikein ja saamme palvelusta aina asianmukaiset raportit. Neptonissa myös helppo vaihtaa projektista toiseen päivän aikana, Kalle Sola kertoo.

Aseman Lapset ry:llä on käytössä työajanseurannan lisäksi Neptonin HR-ratkaisu, joka toimii yhdistyksen tarpeisiin sopivana henkilötietojen pankkina. Jatkossa on tarkoituksena laajentaa Neptonin käyttöä entisestään ja hyödyntää monipuolisesti niin henkilö-, organisaatio- kuin toimintokohtaista raportointia.

– Olemme olleet todella tyytyväisiä Neptonin huolenpitoon asiakkaan tarpeista ja siihen, että käyttäjiltä otetaan vastaan kehitysideoita palveluun, Kalle Sola toteaa.