Eläketurvakeskus valitsi Nepton Työajanseurannan korvaamaan vanhentuneen järjestelmän. Mobiilikirjausten ja monien muiden hyötyjen ansiosta pilvipalveluun ovat tyytyväisiä niin loppukäyttäjät ja esimiehet kuin henkilöstöhallinnosta vastaavatkin.

Eläketurvakeskus (ETK) on lakisääteinen työeläketurvan kehittäjä, asiantuntija ja yhteisten palvelujen tuottaja. ETK:lla on yli 300 työntekijää, joille lähdettiin alkuvuonna 2018 etsimään uutta työajanseurannan järjestelmää.

– Meillä oli käytössämme kulunseurannan järjestelmä johon kuului myös työajanseurantaa. Se ratkaisu alkoi tulemaan tiensä päähän ja totesimme tarvitsevamme modernimman palvelun työajanhallintaan, Eläketurvakeskuksen henkilöstöassistentti Sirkku Rekola kertoo.

Osaaminen ja suosittelut vakuuttivat

ETK:n tärkein vaatimus uudelle palvelulle oli, että työaikojen kirjaamisen tulisi olla työntekijöille helppoa ja järjestelmän hallinnoimisen tulisi olla sujuvaa ja yksinkertaista pääkäyttäjille.

– Halusimme yhden ratkaisun, jossa työaikojen ja poissaolojen hallinta onnistuisi kätevästi. Olimme kuulleet myös mobiilikirjaamisesta ja siitä oltiin erityisen kiinnostuneita, Sirkku Rekola muistelee.

ETK vertaili useita toimijoita ja pyysi näitä esittelemään palveluitaan. Neptonin toimitusjohtajan ja asiantuntijoiden esittelyn perusteella pilvipalvelu tuntui juuri sopivalta ETK:n tarpeisiin.

– Ja tietysti kun kuulimme keitä Neptonilla oli jo siinä vaiheessa asiakkaina, niin otimme heihin yhteyttä ja saimmekin paljon suosituksia, Sirkku Rekola kertoo.

Helppoutta ja uusia tapoja toimia

Nepton Työajanseurantaa käyttöön ottaessa ETK:ssa muutettiin samalla monia työajanhallintaan liittyviä toimintatapoja.

– Ennen työntekijä kiikutti paperilapun esimiehelle ja välissä oli myös osastosihteeri tarkistamassa erilaisia asioita. Nykyisin on työntekijän omalla vastuulla katsoa, että hänen kirjauksensa on oikein ja sitten esimies hyväksyy ne suoraan, Sirkku Rekola kertoo.

Aiemmin ETK:lla oli erikseen työaikajärjestelmä, poissaolojärjestelmä ja kalenteri. Myös saldovapaat haettiin HR-järjestelmästä, mutta nykyisin ne käsitellään kokonaan Neptonissa.

– Työaikaa on säästynyt kaikilta todella paljon ja asiat sujuu muutenkin paljon mutkattomammin, Sirkku Rekola hymyilee.

Etätyölle oma tapahtumatyyppi

Etätöiden osuus tehdystä työstä on myös Eläketurvakeskuksessa kasvanut vuosi vuodelta. Neptoniin etätyö on lisätty omana tapahtumatyyppinä, jolloin on helppo seurata kuka on toimistolla ja kuka etänä.

– Asiantuntijoiden työtä seurataan sekä ihmisten hyvinvoinnin ja työn tehokkuuden kannalta. Etätyössä voi joustaa ja se on tuonut hirveän paljon hyvää omaan jaksamiseen ja omalla tavallaan myös työssä viihtymiseen, Sirkku Rekola kuvailee.

Neptoniin on käyttöönottoprojektissa lisätty ETK:n oma työehtosopimus, erilaisia tapahtumatyyppejä sekä organisaation omat käytännöt esimerkiksi poissaoloissa ja ylityölaskennassa. Palveluun voi tehdä helposti myös uusia asetusryhmiä.

– Neptonilla luvattiin jatkuvaa kehitystä ja toimivaa asiakastukea. Yhteistyö on osoittanut, että lupaukset ovat myös pitäneet paikkansa – ihmiset ovat olleet tosi tyytyväisiä palveluun, Sirkku Rekola summaa.