Onko palkkahallinnossasi käytössä väärä toimintamalli – ja miten se vaikuttaa liiketoimintaasi? Miten palkkahallinto liittyy yrityksesi strategiaan?

VÄITE

”Haluan optimoida palkkaprosessimme ja käyttää vain uusinta teknologiaa, jotta saavutamme maksimaalisen tehokkuuden ja tarkkuuden modernien hallinnollisten ratkaisujen avulla.”

→ Mikä tässä on vialla? Mitä tästä puuttuu?

Yksi yrityksen suurimmista kulueristä on tyypillisesti henkilöstökustannukset, mukaan lukien palkat, palkkiot ja etuudet. Näiden kustannusten käsittelyyn liittyy useita vaiheita, kuten työajan seuranta, verolaskelmat ja työlainsäädännön noudattaminen. Jokaisessa vaiheessa tarvitaan tarkkuutta, jotta vältetään virheet, jotka voivat johtaa taloudellisiin sanktioihin ja heikentää henkilöstön tyytyväisyyttä.

Palkanlaskenta on yksi liiketoiminnan keskeisimmistä toiminnoista, se varmistaa palkkojen maksun ajallaan ja pitää henkilöstön tyytyväisenä ja motivoituneena. Koska palkanlaskentaa pidetään usein erillisenä tukifunktiona ilman suoraa yhteyttä muihin liiketoiminta-alueisiin, sen strateginen rooli jää valitettavan usein varjoon.

Palkanlaskenta on tiiviisti sidoksissa yrityksen strategiaan, sillä se vaikuttaa suoraan henkilöstön tyytyväisyyteen ja pysyvyyteen. Strateginen palkanlaskenta voi tarjota arvokasta tietoa työvoiman kehityksestä, tukea budjetointia ja ennustamista sekä varmistaa säännösten noudattamisen. Kun palkanlaskenta linjataan yrityksen tavoitteiden kanssa, se tukee laajempia liiketoiminnallisia päämääriä ja parantaa toiminnan tehokkuutta.

Palkanlaskenta voi tuottaa yritykselle strategista arvoa – siksi organisaatioiden tulisi tarkastella palkanlaskentaa uudella tavalla ja pyrkiä tekemään siitä entistä strategisempi toiminto. Miten palkanlaskentaa voidaan hyödyntää liiketoimintastrategian tukena – ja mitä vaaditaan, jotta siitä tulee aidosti strateginen osa organisaatiota?

Voisiko ratkaisu olla optimoitu toimintamalli eli Target Operating Model?

Vääränlainen toimintamalli – niin liiketoiminnassa kuin palkanlaskennassa – voi aiheuttaa tehottomuutta, lisäkustannuksia ja ongelmia säädösten noudattamisessa. Esimerkiksi jos palkanlaskentajärjestelmä ei ole oikein integroitu muihin järjestelmiin, seurauksena voi olla tietokatkoksia ja manuaalisia virheitä. Tällainen yhteensopimattomuus heikentää koko liiketoiminnan sujuvuutta ja nakertaa työntekijöiden luottamusta.

Hyödyt, joita Target Operating Model eli optimaalinen toimintamalli tarjoaa kasvaville yrityksille:

• Strateginen linjakkuus: Varmistaa, että arjen tekeminen tukee pitkän aikavälin tavoitteita.
• Tehokkuus ja vaikuttavuus: Parantaa toiminnan optimointia ja vaikuttavuutta, mikä johtaa kustannussäästöihin ja parempaan resurssien käyttöön.
• Ketteryys ja sopeutumiskyky: Auttaa organisaatiota pysymään ketteränä ja reagoimaan nopeasti muuttuvaan liiketoimintaympäristöön.

Määritelmä ja tarkoitus:

Optimaalinen toimintamalli kuvaa organisaation toiminnan tavoitetilaa – eli sitä, miten sen tulisi toimia, jotta se saavuttaisi strategiset tavoitteensa. Se yhdistää toisiinsa strategian, liiketoimintamallin ja operatiiviset kyvykkyydet.

Entä jos…

Strateginen palkanlaskenta nähtäisiin olennaisena osana kasvuyrityksen toimintaa – ja sen roolina olisi tukea suoraan yrityksen kokonaisstrategiaa? Miksi ja miten?

Tietoon pohjautuvat oivallukset:

Palkanlaskennan data tarjoaa arvokasta tietoa esimerkiksi henkilöstön rakenteesta, työvoimakustannuksista ja tuottavuudesta. Näiden analysointi tukee parempaa päätöksentekoa rekrytoinneissa, palkitsemisessa ja resurssien kohdentamisessa.

Henkilöstön sitoutuminen:

Tehokas ja virheetön palkanmaksu varmistaa, että työntekijät saavat palkkansa ajallaan ja oikein – ja se näkyy tyytyväisyytenä ja sitoutumisena. Sitoutuneet työntekijät ovat tuottavampia ja vievät yritystä eteenpäin.

Kustannusten optimointi:

Strateginen palkanlaskenta auttaa tunnistamaan säästömahdollisuuksia – esimerkiksi ylitöiden hallinnassa, virheiden vähentämisessä ja etuuksien tai poissaolojen ennakoivassa johtamisessa. Tämä parantaa taloudellista kestävyyttä ja tukee kasvua.

Sääntely ja riskien hallinta:

Strategisesti johdettu palkanlaskenta varmistaa, että toiminta on linjassa sekä paikallisten että kansainvälisten säädösten kanssa. Tämä vähentää riskejä ja tukee yrityksen vakautta ja luotettavuutta.

Teknologian hyödyntäminen:

Kehittyneet palkkajärjestelmät, älykkäät kontrollit ja automaatio vapauttavat aikaa rutiineista strategiseen tekemiseen. Samalla ne vähentävät virheitä ja tehostavat toimintaa skaalautuvalla tavalla.

Yhteys liiketoimintatavoitteisiin:

Kun palkanlaskentaa johdetaan tavoitteellisesti – esimerkiksi palkitsemalla tuloksista tai tukemalla pysyvyyttä – voidaan ohjata haluttua käyttäytymistä ja saavuttaa liiketoiminnan tavoitteita.

Hanna Forsman

Head of Sales & Senior Executive Advisor

Kiinnostuitko?

Ota yhteyttä – jutellaan lisää.