Kuinka pk-yritys voi säästää aikaa ja rahaa tehostamalla taloushallintoa?

Bloggaus Luotettava ja kustannustehokkaasti hoidettu yrityksen taloushallinto on yksi pk-yrityksen menestyksen kriittisistä kulmakivistä. Taloushallinnon tehtävät vaihtelevat yrityskohtaisesti, mutta yrittäjän tulee silti aina huolehtia vähintään seuraavista osa-alueista: yrityksen maksuliikenne, palkanmaksu, viranomaisasiointi, kirjanpito ja tilinpäätös.

Hyvin usein pienyrittäjä tekee taloushallinnon eteen vain sen mikä on ehdottoman välttämätöntä. Tämä on hyvin ymmärrettävää ottaen huomioon käytettävissä olevat rajalliset resurssit. Käyttämällä taloushallinnon järjestämiseen hetken enemmän ajatusta yritys voisi kuitenkin säästää merkittävästi aikaa ja rahaa.

Yrittäjän elämää helpottamaan on nykyään tarjolla erilaisia tietoteknisiä ratkaisuja, jotka vähentävät manuaalisen työn määrää ja nopeuttavat tiedonkulkua. Nykyaikaisilla työvälineillä taloushallinto saadaan myös hoidettua aiempaa tehokkaammin.

Esimerkiksi kirjanpito on usein järkevintä ulkoistaa ammattilaisen hoidettavaksi. Aineisto tulee kuitenkin yritykseltä itseltään ja tällä on iso merkitys siihen, kuinka monta tuntia työaikaa kirjanpidon tekemiseen lopulta kuluu. Hyvin järjestetyn aineiston avulla kirjanpitäjän työ helpottuu merkittävästi ja tätä kautta myös kirjanpidosta yritykselle aiheutuvat kustannukset vähenevät.

Ohessa muutamia käytännön vinkkejä ja esimerkkejä kuinka pk-yritys voi Tehdenin perus- ja lisäominaisuuksia hyödyntäen tehostaa omaa taloushallintoaan:

1) Hyvän reskontran hoidon mallin luominen

Myyntireskontran hoito on usein iso työllistäjä yrityksessä kuin yrityksessä, joka laskuttaa säännöllisesti. Jälkikäteen epäselvien asioiden selvittely on paitsi työlästä, myös kallista. Virheiden korjaaminen tilinpäätöksen yhteydessä voi pahimmillaan olla useiden päivien tai viikkojen työ ja saattaa myös aiheuttaa merkittäviä lisäkustannuksia.

Tehden-järjestelmässä on mahdollista ottaa käyttöön sama tilikartta kuin yrityksen pääkirjanpidossa. Järjestelmä mahdollistaa myös koko kuun kirjanpidon raportoinnin yhdellä tositteella, joka säästää aikaa ja rahaa merkittävästi.

Inventaarion ajoittaminen suhteessa tilinpäätökseen on myös hyvä muistaa, jotta varaston arvo on tilinpäätöksen yhteydessä tiedossa. Tehdenissä inventoinnin voi hoitaa kokonaan tai osittain jatkuvalla inventoinnilla tai vaihtoehtoisesti myös Inventaario tai Varasto-ohjelmalla.

Eräs tärkeä ja huomionarvoinen asia hyvän reskontran hoidon mallin luomisen kannalta on myös henkilöstön hyvä kouluttaminen. Kun reskontra pidetään jatkuvasti ajan tasalla, suoritukset ja saatavat kohtaavat ajallaan eikä reskontraan jää kirjanpidon kuukausittaista täsmäyttämistä vaikeuttavia asioita. Tämä helpottaa ja nopeuttaa kirjanpitäjän työtä merkittävästi ja vähentää näin myös kirjanpidosta aiheutuvia kustannuksia.

2) Sähköisten integraatioiden hyödyntäminen

Taloushallinnon voi myös hoitaa fiksusti ilman ylimääräistä työtä yhdistämällä tilitoimiston käyttämän kirjanpito-ohjelman yrityksen kassa- ja toiminnanohjausjärjestelmään. Ottamalla käyttöön sähköisen integraation Tehdenin ja taloushallinto-järjestelmien kuten Visma Netvisor ja Finago Procountor välillä yrittäjä voi viedä valmiin kirjanpitotositteen suoraan kirjanpitoon tai valtuuttaa kirjanpitäjän hoitamaan sen puolestaan. Rajapinnan avulla saa vietyä tositteet helposti kirjanpitoon myös kustannuspaikkakohtaisesti.

Valmiita rajapintoja hyödyntämällä saat merkittävästi tehostettua yrityksesi reskontran hoitoa, ottamalla käyttöön sähköisen laskutuksen ja automaattisen viitemaksuaineiston noudon. Tällöin Tehdenin automatiikka huolehtii jo suurelta osin reskontran hoidosta ja vähentää reskontran hoitoon tarvittavaa työaikaa.

Oleellisena osana reskontran tehokkaaseen hoitoon kuuluu myös erääntyneiden saatavien kotiuttaminen. Tähän on mahdollista hyödyntää Tehdenin valmista rajapintaa Finvoicer:iin ja samalla tulee myös varmistettua, etteivät erääntyneet laskut turhaan rasita yrityksen taloutta. Muistutus- ja perintäpavelu on myös mahdollista automatisoida, jolloin yrityksen koko henkilökunnalle jää enemmän aikaa keskittyä varsinaiseen ydinliiketoimintaan.

Jos haluat keskustella lisää siitä, miten yrityksen taloushallintoa voidaan tehostaa, niin autamme mielellämme. Ota vain rohkeasti yhteyttä meihin!