Mitä taloushallinnon tulisi ymmärtää kassajärjestelmän sielunelämästä? – Osa 1/2

Kaksiosaisessa blogisarjassa Efiman asiantuntijanelikko selventää kassajärjestelmän roolia taloushallinnon prosessi- ja järjestelmäkokonaisuudessa. Ensimmäisessä osassa Pentti, Kaisa, Noora ja Ilmari valottavat kassajärjestelmän ydintehtävää ja kulkevat läpi erilaisten kassajärjestelmien kehityshistorian.

Kassajärjestelmän ydintehtävä – rahaliikenteen kirjuri, myynnin ajuri vai molemmat?

Kun 1800-luvulla eräs ohiolainen saluunan pitäjä kyllästyi epäluotettaviin työntekijöihinsä, jotka pihistivät päivän myynneistä osan omiin taskuihinsa, syntyi ensimmäinen alkeellinen kassakone. Sen tehtävä oli pitää kirjaa päivän myynneistä – ja tehdä välistä vetäminen vaikeammaksi. Pari vuosisataa keksinnön jälkeen kassajärjestelmät palvelevat yhä samaa tarkoitusta: niiden ydintehtävä on pitää kirjaa kaupan liikevaihdosta. 

Kaupan liiketoimintaympäristö sen sijaan on muuttunut samassa ajassa paljonkin: Digitalisaatio on muovannut kaupan alaa ennennäkemättömällä vauhdilla ja nykyasiakas odottaa ostokokemukseltaan enemmän kuin koskaan aikaisemmin. Asioinnin tulee luonnistua sujuvasti ajasta, paikasta ja asiointikanavasta riippumatta, eikä personoitu palvelukaan ole pahitteeksi. Vaikkei sitä äkkiseltään tulisi ajatelleeksi, on myös kassakokemus keskeinen osa asiakkaan ostokokemusta, joka parhaimmillaan tapahtuu huomaamattoman sujuvasti ja pahimmillaan keskeyttää koko ostoprosessin.

Digitalisaatio on muovannut kaupan alaa ennennäkemättömällä vauhdilla ja nykyasiakas odottaa ostokokemukseltaan enemmän kuin koskaan aikaisemmin.

Vuosien saatossa on syntynyt erilaisia kassajärjestelmiä palvelemaan erilaisia kaupan konsepteja: Päivittäistavaramyymälässä tehokas linjakassa pitää jonot loitolla ja kiireiset kuluttajat tyytyväisinä. Selkeä ja helppokäyttöinen itsepalvelukassa taas ilahduttaa omatoimista asiakasta. Erikoisliikkeessä kassa- tai myymäläjärjestelmä on kuin myymälähenkilöstön oma Google, jonka avulla löytyy vastaus valveutuneen asiakkaan kiperimpiinkin tuotekysymyksiin. Monikanavaisessa kaupankäynnissä kassajärjestelmä kytkeytyy saumattomasti kaupan taustaprosesseihin, kuten varastonhallintaan ja keräilyyn, ja mahdollistaa ”click and collect” -tyyppiset monikanavaiset ostomahdollisuudet modernille nykykuluttajalle. Sen lisäksi, että kassajärjestelmät ovat siis paitsi rahaliikenteen kirjureita, voivat ne tänä päivänä olla myös asiakastyytyväisyyden ja myynnin ajureita.

Kassakoneista moderneihin liiketoiminta-alustoihin – ja miten ne kytkeytyvät kaupan taustaprosesseihin

Erilaiset kassajärjestelmät kytkeytyvät eri tavoin kaupan taustatoimintoihin, toimitusketjunhallintaan ja taloushallintoon. Monikanavainen kaupankäynti edellyttää kassan saumatonta kytköstä kaupan taustaprosesseihin – toisaalta taas jääkiekkoseuran kahvinmyyntipisteen kassajärjestelmä voi olla hyvin yksinkertainen vekotin, joka kirjaa myynnit, muttei tee juuri enempää. Tarve siis määrittelee sen, minkälaisia kytköksiä kassajärjestelmän on rakennettava kaupan muuhun järjestelmäarkkitehtuuriin.

Karkeasti erilaiset kassajärjestelmät voidaan jakaa kolmeen luokkaan: 

• Taustatoiminnoistaan erilliset kassajärjestelmät
• Varastonhallinnan sisältävät myymäläjärjestelmät
• Kaiken kattavat kaupan liiketoiminta-alustat

Taustatoiminnoistaan erilliset kassajärjestelmät

Yksinkertaisimmillaan kassa voi olla täysin irrallinen integroimaton ohjelmisto, josta päivän tilitykset viedään manuaalisesti taloushallintoon. Tämä tulee usein kyseeseen, kun myyntitapahtumien määrä on pieni.

Kun myyntitapahtumien määrä kasvaa, rakennetaan kassajärjestelmän ja taloushallintojärjestelmän välille usein tilitysintegraatio. Esimerkiksi päivittäistavarakaupoissa käytetään niin sanottuja linjakassoja, joilla myydään suuria määriä tuotteista. Tyypillisesti linjakassat ovat integroitu yrityksen Master dataan, eli tuote- ja asiakasrekisteriin, ja kassajärjestelmän ja kaupan taloushallintojärjestelmän välille on rakennettu tilitysintegraatiot.

Varastonhallinnan sisältävät myymäläjärjestelmät

Erillisistä kassajärjestelmistä kokonaisvaltaisempi ratkaisu on myymäläjärjestelmä, jolla pyöritetään kassan lisäksi myös yrityksen varastonhallintaa. Myymälään saapuvat tavarat kirjataan saapumiskirjauksella varaston saldoille, ja kassajärjestelmässä tapahtuva myynti pienentää varaston saldoa. Ajoittaisilla inventoinneilla voidaan oikaista varastonsaldoa oikeaksi. 

Myymäläjärjestelmät ovat tyypillisimpiä pienissä ja keskisuurissa kaupanalan yrityksissä, joissa varsinainen taloushallinto on yleensä ulkoistettu tilitoimistoon. Näissäkin tilanteissa on hyvin tyypillistä, että taloushallinnon ja kassajärjestelmän väliin on rakennettu integraatio. 

Kaiken kattavat kaupan liiketoiminta-alustat

Kaikista järeimpiä työkaluja tarvitsevat keskisuuret ja suuret kaupan toimijat, jotka haluavat tarjota asiakkailleen saumatonta, monikanavaista palvelua useissa eri asiointikanavissa. Monikanavainen palvelu edellyttää yhtenäisiä prosesseja ja järjestelmiä läpi ostokanavien. Tarpeeseen vastaavat kaupan kokonaisvaltaiset, pilvipohjaiset liiketoiminta-alustat, jotka paketoivat yhdelle alustalle niin digitaalisen kuin perinteisen kaupan myyntitoiminnot sekä kaikki kaupan tarvitsemat toiminnanohjauselementit kassoista, asiakashallintaan, toimitusketjunhallintaan ja taloushallintoon. 

Kaupan liiketoiminta-alustat rakentuvat niin sanotusti yhden totuuden ja tiedon pohjalle: kaikki kaupan kanavat ja prosessit hyödyntävät ja rakentavat yhteistä tietomallia. Esimerkiksi kaikki myyntilaukset ovat samassa paikassa tulivat ne sitten kivijalan kassalta, CRM-järjestelmästä tai verkkokaupasta. Samoin asiakastieto kertyy kaikista kanavista yhteen sijaintiin, mikä mahdollistaa entistä personoidumman palvelun asiakkaalle niin kivijalassa kuin verkossakin.

Monikanavainen palvelu edellyttää yhtenäisiä prosesseja ja järjestelmiä läpi ostokanavien.

Alustalla tieto liikkuu siis saumattomasti eri kanavien välillä ja ostopolun alusta loppuun asti – aina ostotapahtumasta, varastonhallinnan prosesseihin ja kirjanpidon kirjauksiin. Tässä ketjussa jokainen asiakas muuttuu niin ikään kirjanpitäjäksi, sillä jokainen ostotapahtuma synnyttää kirjanpidon kirjauksen, ja ohjelmiston pääkirjalta voidaan porautua jokaiseen alkuperäiseen tapahtumaan saakka. Mikäli järjestelmät ja prosessit toimivat oikein, myös taloushallinnon automaatioaste on korkea ja kaikesta syntyy aukoton kirjausketju eli audit trail. 

Erilaisilla järjestelmäarkkitehtuureilla on vaikutuksensa myös taloushallinnon työhön ja prosesseihin. Blogisarjan seuraavassa osassa sukellamme vielä syvemmälle ja käymme läpi erilaisten kassajärjestelmien kytköstä taloushallinnon keskeisimpiin prosesseihin ja jaamme parhaimpia käytäntöjämme. 

Blogisarja perustuu Tilisanomat-lehdessä julkaistuun artikkeliin.

Kirjoittajat

Ilmari Junttila

Sales Manager, Efima Oyj 

Ilmari on omimmillaan teknologioiden ja asiakkaiden liiketoimintaprosessien rajapinnassa: hänelle on kertynyt yli 20 vuoden kokemus teollisuuden, logistiikan ja kaupan alan teknologiakehityksestä, eikä siis ihme, että asiakkaamme luottavat Ilmarin näkemyksiin. Viime vuosina agendalla ovat olleet erityisesti pilvisiirtymäprojektit: yritykset luopuvat paikallisista IT-järjestelmistään ja siirtyvät älykkäisiin, pilvipohjaisiin liiketoiminta-alustoihin – ja Ilmari on mies paikallaan auttamassa.

Kaisa Nieminen

Senior Advisor, Efima Oyj 

Pitkä taloushallinnon ura on saanut Kaisan kiinnostumaan siitä, kuinka taloushallintoa voisi tehdä fiksummin. Nykyään Kaisa toimiikin asiakkaidemme apuna taloushallinnon kehityshankkeissa – liittyvät ne sitten prosesseihin, järjestelmiin tai organisointiin. Muutosjohtamisen sanansaattajana Kaisa on tyytyväinen työnsä tuloksiin vasta, kun taloushallinnon kehitystyö näkyy aidosti asiakkaan arjessa.

Noora Palenius

Process Consultant, Efima Oyj 

Noora on Efiman prosessikonsultti, jonka ymmärrys taloushallinnon asiantuntijatyöstä kumpuaa vuosien omakohtaisesta kokemuksesta. Työssään häntä innostaa jatkuva mahdollisuus syventää osaamistaan –taloushallinnon prosesseista, parhaista käytännöistä ja arkea helpottavista automaatiomahdollisuuksista ei voi koskaan tietää liikaa! 

Pentti Koski

Senior Solution Consultant, Efima Oyj 

40-vuotisen uransa aikana kokenut ratkaisukonsulttimme Pentti on todistanut kaupan alan digimurroksen ja auttanut suomalaisia suuria kaupan alan toimijoita pysymään teknologiakehityksen aallonharjalla. Tänä päivänä Pentti valjastaa tietotaitonsa Efiman asiakkaiden hyväksi ja auttaa heitä vastaamaan digiajan kuluttajan tarpeisiin ja kehittämään nykyaikaisia, monikanavaisia kaupankäyntiratkaisuja. Vaikka Pentti onkin rautainen IT-mies, työssään hän saa suurimmat kiksit hyvästä yhteistyöstä.