ERP-järjestelmän käyttöönotto on useita yrityksiä mietityttävä aihe – onko siihen aikaa ja resursseja yrityksessä? Mihin kaikkeen toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa tulisi varautua? Entä miten nämä asiat tulisi ottaa huomioon jo yritykselle hankittavaa järjestelmää kartoitettaessa?

ERP käyttöönotto ei kuitenkaan ole niin suuri haaste, kuin siitä usein annetaan ymmärtää. Oikein paloiteltuna se on helppo ottaa käyttöön askel kerrallaan, mahdollistaen yrityksille joustavan laskeutumisen uuden järjestelmän käyttöön osana yrityksen perinteisiä prosesseja.


Älä haukkaa liian suurta palaa kerralla

ERP-järjestelmän hankintaa tai vaihtoa harkitessa hankinnan kannattavuutta mietitään usein sen yritykselle aiheuttaman kuormituksen kautta – kuinka kauan aikaa käyttöönotto vaatii, ennen kuin siitä saatavat hyödyt ylittävät siihen vaadittavien resurssien määrän? Milloin työprosessit normalisoituvat takaisin entiselleen? Miten paljon käyttöönotto vie aikaa avainhenkilöstöltä ja tuottavan työn tekemiseltä?

Järjestelmää hankittaessa on tärkeää ottaa nämä asiat huomioon. Sen vuoksi ratkaisua kartoittaessa on tärkeää ottaa huomioon myös se, millä tavalla uuden järjestelmän käyttöönotto tapahtuu. Usein kerralla toimitettava kokonaispaketti saattaa kuulostaa houkuttelevalta vaihtoehdolta yrityksille, mutta yhtenä isona palana käyttöönotettava ratkaisu asettaa enemmän rasitetta yrityksen henkilökunnalle ja resursseille.

Sen vuoksi olisi tärkeää olla ahnehtimatta toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa - avaimet käteen -ratkaisu saattaa myös vanhentua nopeasti. Yrityksille olisi kannattavampaa yrityksen rasituksen minimoimiseksi sekä ratkaisun pitkäikäisyyden takaamiseksi valita järjestelmä, joka voidaan ottaa käyttöön vaiheittain. Näin ratkaisu kuormittaa mahdollisimman vähän yrityksen resursseja ja palauttaa arvoa yrityksen toimintaan jo ensimmäisistä askeleista lähtien. Vaiheistetun käyttöönoton ja jatkuvan kehityksen ansiosta yritysten ei tarvitse enää arvottaa nykyisten töiden ja prosessien ylläpitämistä uuden ratkaisun hankinnan edelle.


Kumppanin valinta vaikuttaa myös järjestelmän käyttöönottoon

Samalla tavoin, kuin yksikään teollisuusyritys ei ole samanlainen, myös heille toimitettavat ratkaisut eroavat aina toisistaan. Avaimet käteen -ratkaisutkaan eivät ole koskaan suoraan valmiita ja toimitettavissa olevia järjestelmiä. Myös ne vaativat aina tietyn määrän asiakkaan tarpeisiin sovittamista. Tämän vuoksi on tärkeää, että valittu kumppani ymmärtää teollisuusyrityksen tarpeita ja osaa toteuttaa juuri niihin vastaavia ratkaisuja.

Osaava kumppani ymmärtää teollisuusyritysten tarpeet ja toiminnan asettamat vaatimukset ratkaisun laajuudelle. Mutta yrityksen tarpeiden ymmärtäminen ei yksistään riitä - kumppanin tulisi ymmärtää myös ratkaisun loppukäyttäjiä ja suunnitella ratkaisun käytettävyys loppukäyttäjien osaamisen mukaisesti. Loppukäyttäjien ymmärtäminen auttaa yritystä myös suunnittelemaan ERP-järjestelmän käyttöönotto siten, että koko organisaatio pääsee vaivattomasti mukaan sen käyttöön, asettamatta rasitusta tuottavan työn toteuttamiselle.

Erityisesti teollisuusyrityksien kumppanin valinnassa korostuu kuitenkin kumppanin substanssiosaaminen. Teollisuusyrityksen kumppanin tulee ymmärtää teollisuusyrityksen monimutkaisia prosesseja sekä niiden sovittamista ja mallintamista ratkaisuun. Jos kumppanilta löytyy osaamista teollisuusalan yrityksistä ja niiden tarpeista, he osaavat myös haastaa aktiivisesti yritystä juuri heille sopivan ratkaisun kehittämisessä. Etenkin teknisten ominaisuuksien määrittämisessä kumppanin osaaminen ja kyky haastaa yritystä on tärkeässä asemassa. Kumppanin tulisikin osata määrittää yritykselle sopivaa ratkaisua yhdessä yrityksen kanssa jo aihetta koskevista, ensimmäisistä keskustelusta lähtien.