Digitalisaation aikakaudella yritykset kehittivät prosessejaan ja päivittivät teknologioitaan vauhdilla. Vielä kymmenen vuotta sitten digitaalisuutta lähestyttiin teknologinen valinta edellä, eikä päätöstä välttämättä ohjannut niinkään sisäisten prosessien optimointi ja asiakaskokemukseen panostaminen. Jotta yrityksen kilpailukyky voidaan varmistaa tulevaisuudessakin, katse kannattaa suunnata omaan henkilöstöön ja asiakkaisiin. Siellä piilee todellinen muutoksen mahdollistava voima.

2020-luvulla suurin osa suurimpien yritysten liiketoimintaprosesseista on jossain määrin digitalisoitu, mutta organisaation mukautuminen muutokseen voi olla vielä kesken. Osassa organisaatioista kärsitään suoranaisesti digiähkystä ja mietitään ohjelmistojen päällekkäisyyksiä sekä sitä, tukevatko digitaaliset ratkaisut työntekijöiden ja asiakkaiden prosesseja vai mukautuvatko toimintatavat järjestelmien ehtoihin.

Ketteryyttä strategiaan

Mihinkään muutokseen ei kuitenkaan tule suunnata vailla päämäärää. Ensin on hyvä luoda tavoitetila, johon tähdätään. Tämän pohjalta päivitetty digistrategia antaa suuntaviivat tekemiselle ja helpottaa muutostarpeiden pilkkomisen järkevän kokoisiksi ja nopeasti toimintaa edistäviksi projekteiksi road mapille.

Perinteistä useaksi vuodeksi lukkoon lyötyä strategiatyötä kannattaa tarkastella uudesta kulmasta ja pohtia, onko se riittävän ketterä ja päivittyvä, jolloin se pystyy vastaamaan murroksessa olevan toimintaympäristön muutoksiin kilpailukykyisesti. Ketterä strategiatyö ja road mapin seuranta vaativat ympärilleen jatkuvaa prosessia eli ihmisten toimintaa. Jotta strategia ketteröityy, se pitää nähdä jatkuvana, elävänä ja kehittyvänä prosessina, joka ottaa huomioon ja reagoi muutokseen, ympäristön epävarmuuteen ja mahdollistaa uuden luomisen. Strategiaa ei enää tehdä pelkästään johtoryhmän suljettujen ovien takana, vaikka omistajuus siellä asuisikin. Tulevaisuudessa menestyvät ne yritykset, jotka osallistavat ihmisiä strategiatyöhön niin henkilökunnasta kuin asiakkaistakin ja luovat systemaattisia mahdollisuuksia kerätä havaittuja heikkoja signaaleja.

Osallistamalla parempiin tuloksiin ja kilpailuetua

Muutos organisaatiossa ei kuitenkaan tapahdu ja jalkaudu kuin taikaiskusta teknologisia valintoja tekemällä ja ylhäältä alaspäin annetuilla ratkaisuilla. Suurin osa työstä on yhä edelleen ihmisten tekemää, valvomaa tai mahdollistamaa. Teknologisilla valinnoilla voidaan tukea tai muuttaa tätä prosessia, mutta yksin teknologian avulla ei saada muutosta aikaiseksi.

Tutkitusti ihmiset haluavat osallistua ja vaikuttaa heitä koskeviin muutoksiin, olipa kyse asiakkaiden ostopolun kehittämisestä tai henkilökunnan arkeen vaikuttavista muutoksista. Kaikilla meillä on tarve tulla kuulluksi ja kohdatuksi sekä osallistua omaan arkeen vaikuttavien toimintojen kehittämiseen. Se ei silti tarkoita, että toiveet otetaan kaikki mukisematta vastaan, vaan ne huomioidaan ja arvioidaan peilaten muita tavoitteita ja rajoitteita vasten. Usein eri yksiköissä ja osastoilla työskentelevillä henkilöillä on arjen kohtaamisten kautta tulleita huomioita ja näkemyksiä kehityskohteista ja uusista mahdollisuuksista, jotka ovat arvokasta tietoa toimintaa ja prosesseja kehitettäessä ja voisivat muuten jäädä huomiotta.

Reaktiivinen yritys kiinteällä strategialla voi muuttua ketterämmäksi ja tulevaisuusoerientoituneeksi tuomalla toimintaansa mukaan tulevaisuus- ja muotoiluajattelua. Tällaisessa yrityksessä on prosessi jatkuvaan strategian iterointiin ja kehityshankkeet pilkottu sopivan kokoisiksi, jolloin polulta pystytään poikkeamaan kun tarve vaatii ympäristön vaikutuksesta tai sisäisestä paineesta. Esimerkiksi tulevaisuusorientoituneissa organisaatioissa voidaan osana ennakointityötä valmentaa henkilöstö havaitsemaan hiljaisia signaaleja ja niitä kerätään systemaattisesti. Kun tätä tietoa käytetään osana yrityksen kehitystoimintaa, voidaan luoda kilpailuetua sellaisiin yrityksiin verrattuna, jotka tekevät päätöksiä vain johdon havaintoihin perustuen ja seuraavat orjallisesti viisi vuotta kerrallaan kerran kirjoitettua strategiaa.

Muutosmatka jatkuu, vaikka projekti on valmis

Yrityksen digitaalinen transformaatio koostuu usein useista peräkkäisistä tai päällekkäisistä projekteista, joilla tähdätään yhteen yhteiseen maaliin. Yksittäinen projekti siis voi päättyä, mutta muutos kokonaisuudessaan on tyypillisesti vielä kesken. Yleensä myös määrittelemme projektin päättymään siihen, kun joku toiminnallinen tai teknologinen hanke on saatu päätökseen, vaikka tässä kohtaa muutos alkaa vasta tulla osaksi arjen käytäntöjä uuden digitaalisen työkalun, muuttuneen prosessin tai asiakaspolun muodossa. Siksi yhdessä tekeminen ei saa loppua ymmärryksen luomiseen projektin tai hankkeen alkuvaiheessa, vaan parhaisiin tuloksiin päästään suuntaamalla riittävästi resursseja ja tukea myös toimintamallien käyttöönottovaiheeseen. On hyvä miettiä yhdessä vaikutuksen piirissä olevia tahoja osallistamalla, kuinka muuttuvat toimintamallit viedään käytäntöön koulutusten, sparrailujen ja tekemisen kautta. Näin varmistetaan uusien toimintamallien jääminen eläväksi osaksi organisaation arkea.

Muutosmatkalle ei tarvitse lähteä yksin. Meillä on työkalut ja osaamista synnyttää erilaisia ekosysteemejä, uusia liiketoimintamalleja, muotoilla prosesseja, luoda ketterän digistrategian prosessi tai arvioida nykyistä mallia ja valmentaa organisaatiostasi ketterämpi. Haluatko jatkaa keskustelua aiheesta? Soita tai laita viestiä Vincit Now -tiimille!

Aiheesta luettavaa: 

• Elävä strategia, Ritakallio & Vuori, 2019
• Think again, Grant, 2021
• Bisnes atropologia, Leskelä, 2020