Copilot for Microsoft 365 lupaa mullistaa organisaatioiden toiminnan, mutta tekoälyn sovittaminen käytännön toimintaan voi tuntua valtavalta urakalta. Täyden hyödyn saamiseksi organisaation onkin ensin navigoitava selville vesille tekoälyn maailmassa.

Seuraavaksi esittelen viisivaiheisen suunnitelman, joka auttaa ymmärtämään, miten tekoäly sopii organisaatioosi ja miten maksimoit tekoälyinvestoinnin hyödyt.

Vaihe 1: Ymmärrä tekoälyn rooli organisaatiossasi

Ennen kuin Copilot for Microsoft 365:n käyttöönottoon ryhdytään, on ymmärrettävä, mihin tekoäly pystyy ja mihin ei.

Erityisesti Microsoft Copilotin kaltaisissa työkaluissa tekoäly on näppärä apuri, joka pystyy automatisoimaan rutiinitehtäviä, tarjoamaan tietoon perustuvia oivalluksia ja parantamaan tuottavuutta fiksujen ehdotusten avulla.

Aloita esimerkiksi näistä:

• Hahmota peruskäsitteet: Copilot on yksi monista tekoälypalveluista. Millainen työkalu se on ja mitä ominaisuuksia siinä on?
• Tee yrityksen tekoälyvalmiuden arviointi: Arvioi nykyiset prosessisi ja kartoita osa-alueet, joihin tekoäly voi vaikuttaa eniten.
• Aseta selkeät tavoitteet: Määritä, mitä haluat saavuttaa tekoälyn avulla: haluatko esimerkiksi vähentää manuaalista työtä, kehittää päätöksentekoa tai parantaa asiakaspalvelua.

Työpajat keskeisten sidosryhmien ja tietotyöntekijöiden kanssa voivat olla hyvä alku sen hahmottamisessa, miten Copilot sopii yhteen liiketoimintasi kanssa.

Vaihe 2: Kouluta tiimiä

Onnistunut tekoälyn käyttöönotto riippuu tiimin kyvystä integroida uusi teknologia saumattomasti päivittäisiin toimintoihin. Kun tarjoat asianmukaista koulutusta ja kannustat henkilöstöä jatkuvaan oppimiseen, henkilöstö pystyy käyttämään Copilot for Microsoft 365 -ratkaisua tehokkaasti.

Aloita esimerkiksi näistä:

• Järjestä työpajoja ja koulutuksia: Järjestä tiimille kattavaa koulutusta Copilot 365:n ominaisuuksista ja toiminnoista.
• Edistä tekoälytietämystä: Kannusta henkilöstöä tutustumaan tekoälyn peruskäsitteisiin ja siihen, miten niitä voidaan soveltaa heidän rooleissaan.

Vaihe 3: Valmistele datainfrastruktuuri

Jotta Copilot for Microsoft 365 pystyy tuottamaan tarkkoja oivalluksia ja suosituksia, sen käytettävissä on oltava laadukasta ja hyvin järjestettyä dataa.

Onkin siis kriittisen tärkeää varmistaa, että datainfrastruktuuri on kunnossa ja valmis tekoälyintegraatioon. Ei ole mitään niin turhauttavaa kuin epätarkkojen tai vanhentuneiden vastausten saaminen Copilotilta virheellisen datan vuoksi.

Aloita esimerkiksi näistä:

• Arvioi yrityksen tietoja: Arvioi olemassa olevien tietojen laatua, merkityksellisyyttä ja saavutettavuutta.
• Suojaa tiedot: Ota käyttöön valvontatoimet, joilla varmistetaan henkilöstön asianmukaiset käyttöoikeudet. Harkitse, voisivatko tietyntyyppiset tiedot olla saatavilla vain tietyllä hetkellä (Just-in-Time Access).
• Paranna datan hallintaa: Ota käyttöön toimintaohjeita ja käytäntöjä, joilla voidaan varmistaa datan eheys ja vaatimustenmukaisuus.

Vaihe 4: Mukauta ja integroi Copilot for Microsoft 365

Copilot for Microsoft 365 on suunniteltu joustavaksi ratkaisuksi, joka voidaan mukauttaa kunkin organisaation yksilöllisiin tarpeisiin.

Kun tekoälytyökalut räätälöidään yrityksen työnkulkujen mukaan ja integroidaan olemassa oleviin järjestelmiin, työkalusiirtymä sujuu jouhevammin ja käyttöönotto etenee nopeammin. Laajenna Copilot for Microsoft 365:ttä boteilla ja konnektoreilla, jotka parantavat käyttäjäkokemusta hyödyntämällä yrityksen omaa dataa ja mukauttamalla työkalua.

Aloita esimerkiksi näistä:

• Mukauta tekoälytyökaluja: Mukauta Copilot 365:n asetuksia ja ominaisuuksia organisaation prosessien ja tavoitteiden mukaan.
• Varmista saumaton integrointi: Integroi Copilot 365 yrityksen nykyisiin ohjelmistoihin ja alustoihin IT-ammattilaisten avulla.
• Käytä Copilot-laajennuksia ja -konnektoreita: Copilot Studion avulla voit kehittää henkilöstölle botteja ja konnektoreita, joilla olennaista dataa voi käyttää ja hyödyntää tehokkaasti.

Vaihe 5: Seuraa, arvioi ja optimoi

Yrityksen matka tekoälyn maailmassa ei pääty käyttöönottoon. Jatkuva seuranta, arviointi ja optimointi ovat välttämättömiä, jotta saat tekoälyinvestoinnista parhaan hyödyn. Suorituskykyyn liittyvien mittareiden ja käyttäjäpalautteen säännöllinen tarkastelu auttaa käyttämään tekoälyä entistä tehokkaammin.

Aloita esimerkiksi näistä:

• Seuraa mittareita: Mittaa Copilot 365:n vaikutusta tuottavuuteen, tehokkuuteen ja muihin keskeisiin suorituskykymittareihin.
• Kerää palautetta käyttäjiltä: Kannusta tiimiä antamaan jatkuvaa palautetta kehityskohteista ja lisäkoulutustarpeista.
• Optimoi jatkuvasti: Maksimoi tekoälytyökalujen teho säätämällä ja optimoimalla niitä suorituskykytietojen ja palautteen perusteella.
• Seuraa käyttöönottoa: Analysoi sisäisten tekoälytyökalujen käyttöä ja varmista, että henkilöstö käyttää tehtäviinsä sopivimpia työkaluja.

Tutustu viisivaiheiseen suunnitelmaamme osallistumalla webinaarisarjaamme 

Copilot for Microsoft 365:n ottaminen apuriksi tekoäly-ympäristössä voi muuttaa organisaatiotasi perin pohjin ja parantaa toiminnan tehokkuutta ja tietoon perustuvaa päätöksentekoa. Laatimassamme suunnitelmassa on viisi vaihetta: tekoälyn roolin ymmärtäminen, tiimin kouluttaminen, datainfrastruktuurin valmisteleminen, työkalujen mukauttaminen ja integrointi sekä jatkuva optimointi, ja sen avulla voit navigoida selville vesille tekoälyn maailmassa.

Tämä strateginen lähestymistapa varmistaa, että tekoälyinvestointi ei ainoastaan täytä odotuksia vaan ylittää ne ja vie organisaatiota kohti innovatiivisempaa ja tuottavampaa tulevaisuutta.

Osallistu Innofactorin webinaarisarjaan, jossa perehdymme edellä kuvattuihin viiteen vaiheeseen ja autamme sinua maksimoimaan Copilot for Microsoft 365:stä saatavan hyödyn organisaatiossasi.

TUTUSTU WEBINAARISARJAAMME: CXO GUIDE TO COPILOT FOR MICROSOFT 365