Älykäs taloushallinto – Tiedätkö mitä se on?

Bloggaus Liiketoiminnan odotuksissa taloushallinnolle nousee toistuvasti esille toive taloushallinnosta, joka tukee liiketoimintaa ennakoiden, asiantuntevasti ja ketterästi sekä hoitaa rutiinit tehokkaasti ja huomaamattomasti. Ja juuri tätä tulevaisuuden älykäs taloushallinto on.

Älykäs taloushallinto on uusin kehitysvaihe talouden elinkaaressa. Olemme viimeisten 15-20 vuoden aikana siirtyneet pois paperista kohti digitaalisempaa taloutta, ja nyt yhä kohti uudenlaista, älykkäämpää taloushallintoa. Kirjoitin aiheesta kollegani Tero Salmisen kanssa kirjan ”Älykäs taloushallinto”, joka julkaistiin viime lokakuussa. Tässä kirjoituksessa avaan käsitettä kahden avainkysymyksen kautta: 1) Mikä mahdollistaa älykkään taloushallinnon? ja 2) Miten älykäs taloushallinto meihin vaikuttaa?

Automaatio mahdollistaa älykkään taloushallinnon

Pitkään puheissa ja odotuksissa ollut talouden automaatio on saavuttanut pisteen, jossa se alkaa viimein lunastaa lupauksiaan. Yhä suurempi osa taloushallinnon ammattilaisten nykytehtävistä voidaan automatisoida. Tätä tukevat sekä taloushallinnon järjestelmien kehittyminen, teknologiset alustat, joilla taloushallinnon prosesseja tuotetaan, kehittyneet rajapinnat, jotka helpottavat tiedonsiirtoa ja uudet teknologiat kuten ohjelmistorobotiikka ja tekoäly, joilla voidaan lisätä automaatiota ja tukea taloushallinnon älykkyyttä vaativia tehtäviä.

Automaation keinoista eniten kehitystä on kiihdyttänyt ohjelmistorobotiikka. Robotin tehtävänä on paikata nykyisten järjestelmien heikkoja kohtia ja korvata niissä ihmisvoimin tehtävää työtä. Ihmisen lailla käyttöliittymiä kliksutteleva ohjelmistorobotti parantaa tehtyjen prosessien laatua ja nopeutta – esimerkiksi inhimillisiltä virheiltä vältytään, kun järjestelmät hoitavat suuren osan työvaiheista, jotka on perinteisesti tallennettu manuaalisesti. Robotiikka on myös kustannustehokas ratkaisu, sillä roboteista koostuva työvoima skaalautuu ketterästi yrityksen muuttuvien tarpeiden mukana.

”Tyhmä” automaatio tarvitsee kuitenkin kaverikseen älyä. Moderni, älykäs automaatio mahdollistaa aivan uudenlaisten asioiden tekemisen. Älykkäässä taloushallinnossa koneoppimista ja tekoälyä hyödyntävät järjestelmät luovat itselleen käsittelysääntöjä, käsittelevät sekä normaali- että poikkeamatilanteita, analysoivat lopputuotoksia ja ennustavat tulevaa.

Työnjako ihmisten ja järjestelmien välillä muuttuu

Älykkään taloushallinnon rinnalla kulkee työn uusjako ihmisten ja järjestelmien välillä. Nopea teknologinen kehitys on mahdollistanut järjestelmien ja ihmisen välisen roolituksen nopean muutoksen. Muutosta on käytännössä kahdenlaista: automaatio on vähentänyt merkittävästi robotinomaisia rutiinitehtäviä ja älykkäiden teknologioiden kehitys on mahdollistanut kokonaan uusia toimintatapoja, kuten reaaliaikaisen raportoinnin.

Automaatiota voidaan lisätä tehtäviin, joissa siitä on aikaisemmin voitu vain haaveilla. Tämä mahdollistaa taloushallinnon ammattilaisille täysin uudenlaista ajankäyttöä ja osaamisen hyödyntämistä, esimerkiksi osallistumalla liiketoiminnan kehitysprojekteihin talouden asiantuntijana. Automaatio mahdollistaa myös toiminnan nopean skaalaamisen ilman, että henkilöstöä tai järjestelmiä tulee lisätä tai vähentää.

Älykkäät teknologiat mahdollistavat uudenlaisen tavan työskennellä. Yritykset pystyvät johtamaan toimintaa tosiaikaisen tiedon pohjalta ja reagoimaan nopeammin. Digitaalisuus mahdollistaa myös itsepalveluperiaatteen toteutumisen: käyttäjillä tai tiedon tarvitsijoilla on mahdollisuus hakea tarvitsemansa tieto ja raportit nopeasti juuri silloin, kun itse näitä tarvitsevat. Tekoälyn avulla ihminen voi suorittaa tehtävänsä paremmin kuin ilman sitä, koska se tukee työtä esimerkiksi helpottamalla ja nopeuttamalla ohjelmistojen käyttöä, tuomalla esille relevanttia dataa ja ehdottamalla toimenpiteitä. Kun taloushallinto tuottaa käyttäjäystävällisiä ja tehokkaita palveluita, liiketoiminnan aikaa vapautuu varsinaisen liiketoiminnan käyttöön.

Älykäs taloushallinto, fiksummat tavoitteet

Sääntöpohjaisen automaation käyttöönotossa päätavoitteina ovat useimmiten parantunut kustannustehokkuus, laatu ja nopeus. Kun taas prosesseihin ja järjestelmiin lisätään älyä, tavoitteet keskittyvät lisääntyneeseen tietoon, liiketoimintahyötyihin sekä hyötyihin työntekijöille ja asiakkaille. Yksinkertaistaen voisi sanoa, että automaatiolla tehostetaan nykyistä tekemistä, mutta älyllä pystytään tekemään enemmän ja uudenlaisia asioita kuin ennen. Älykäs taloushallinto mahdollistaa paremman tuen liiketoiminnalle ja johtamiselle, tukee yritysten strategista ketteryyttä ja optimoi ihmisen tekemän työn.

Kirjoittaja

Sanna Kaarlejärvi

CFO, partner