Aina ei mene kuin Strömsössä - Mitä tehdä jos tekniikka pettää?

Bloggaus

Sähkökatkos, vedenjakelussa ongelmia, pankkikorttien käytössä häiriö, kaivinkoneen kauha katkaisee kaapelin. Vaikka kuinka yrittäisimme ja mitä tekisimme, kaikki asiat eivät aina ole täysin omissa käsissämme.

Myös pilvipohjaisen kassajärjestelmän kohdalla on olemassa mahdollisuus, että palvelun käyttö keskeytyy sähkökatkon, laiterikon, verkko-ongelmien tai vaikka maksupäätteen varmennuspalvelun ongelmien takia. Ja jotta asia ei olisi niin yksinkertainen, pilvipalvelun tuottamiseenkin tarvitaan palvelimia ja verkkoyhteyksiä, ja niissäkin voi varautumisesta huolimatta tekniikka joskus pettää.

Riskit on hyvä tunnistaa, mutta niille ei tarvitse antaa liian suurta painoarvoa. Tilanteesta kuin tilanteesta selviää yleensä hyvin, jos on olemassa jonkinlainen suunnitelma B siltä varalta, etteivät asiat sujukaan yhtä aurinkoisesti kuin Strömsössä. Kauppaa on käyty menestyksekkäästi jo kauan ennen digiaikaan siirtymistä ja perinteisiä menetelmiä voi poikkeustilanteessa yhä hyödyntää.

Vaikka tekniikka pettäisi, eivät keinot hoitaa kauppa kotiin ja asiakas tyytyväiseksi siihen lopu

Tekniikan pettämiselle ei ole olemassa hyvää hetkeä ja kaikista ärsyttävintä se on silloin kun asiakas seisoo edessä. Vaikka äkillisesti noussut pulssi ja hakkaava sydän saattavatkin antaa viitteitä muusta, on hyvä muistaa, ettei tilanne oikeasti ole niin paha kuin äkkiseltään saattaa tuntua.

Hengitä siis syvään ja luota siihen, että tästäkin tilanteesta selvitään! Ja tämän jälkeen kerro asiakkaalle mikä on tilanne ja miksi palvelutilanne on tällä kertaa hieman erilainen. Pahoittele tilannetta ja keskity asiakkaan palvelemiseen varasuunnitelman mukaan. Asiakas kyllä ymmärtää tilanteen, kun tietää miksi näin on käynyt ja voi luottaa siihen, että tilanne hoituu ongelmasta huolimatta.
Kunhan tilanne on saatu tasapainotettua, voidaankin lähteä ratkomaan itse ongelmaa. Kuhunkin tilanteeseen paras vaihtoehtoinen toimintatapa riippuu pitkälti siitä, mitä palveluja häiriötilanne koskee ja millaisia varajärjestelmiä myymälässä on entuudestaan käytössä.

Jos yhteys pilvipalveluun on katkennut

Voit hoitaa rahastuksen käteisellä kirjoittamalla ostoksesta asiakkaalle käsikuitin ja kirjaamalla myynnit pilvipalveluun sitten kun yhteys jälleen palaa. On myös hyvä varautua kertomaan lähimmän käteisnostoautomaatin sijainti.
Käteismaksun lisäksi voit käyttää jotakin muuta pilvestä riippumatonta maksutapaa. Jos normaalisti käytössä oleva korttimaksupääte ei toimi ja asiakkaasi suosivat maksutapana korttimaksua, voi harkita erillismaksupäätteen hankkimista varalle. Tällaisia ovat esimerkiksi kuukausimaksuttomat iZettle ja SumUp tai Verifonen luotto-ominaisuuden sisältävä erillispääte. (Voit vertailla eri vaihtoehtoja mm. Mobile Transactionin sivuilla.) Myös muut vaihtoehtoiset, pilvipalvelusta riippumattomat maksutavat kuten lasku, tilisiirto ja mobiilimaksaminen kannattaa selvittää etukäteen, jotta asiakkaalle on tarjolla vaihtoehtoisia maksutapoja myös poikkeustilanteissa.
Jos yhteys pilvipalveluun on poikki myymälän verkkoyhteyden ongelmien vuoksi, on hyvä miettiä etukäteen vaihtoehtoja varayhteyden muodostamiseksi. Tällaisia suunnitelma B:hen kuuluvia vaihtoehtoja voivat olla esim. mokkula toiselta operaattorilta, 4g-yhteys puhelimen kautta tai reitittimen päivitys malliin, joka vaihtaa yhteystavan automaattisesti kiinteästä laajakaistayhteydestä 4g-yhteyteen.

Jos kassalaite lopettaa yhteistyön

Kassatietokoneen rikkoutuessa mikä tahansa nykyaikainen varakone voi pelastaa päivän silloin kun käytössä on pilvikassa. Pilvipalveluun voi kirjautua millä tahansa tietokoneella, jossa on yhteensopiva nettiselain ja yhteys verkkoon. Nettiselain ja mahdolliset lisälaiteasetukset kannattaa asentaa varakoneeseen etukäteen. Kone on myös hyvä avata säännöllisesti ja samalla päivittää käyttöjärjestelmän ja selaimen versiot ajantasalle. Näin varakoneen saa tarvittaessa vauhdilla käyttökuntoon.
Jos kuittitulostin ei toimi ja työasemaan on asennettu toinen tulostin, kuitin voi tulostaa väliaikaisesti siihen. Ei ehkä tyylikkäin ratkaisu, mutta poikkeustilanteessa toimiva. Jos kuitin tulostaminen paperille ei onnistu, se on kätevä lähettää asiakkaalle myös sähköpostiin heti maksutapahtuman yhteydessä tai jälkeenpäin. Kuitin voi toki myös tulostaa jälkeenpäin, kun kuittitulostin taas toimii.

Onko teillä jo suunnitelma B?

Strömsössä varasuunnitelma laaditaan poutasään aikana silloin kun kaikki toimii normaalisti. Suunnitelma B:n laatimisessa ja varajärjestelmien hankinnassa kannattaa käyttää apuna oman it-tuen, verkon ylläpitäjän ja ohjelmistotoimittajan asiantuntemusta.

Yhden toimipisteen yrittäjävetoisen myymälän suunnitelma B voisi näyttää esimerkiksi tältä:

Osta varalle käsikuitteja ja paikanna lähin käteisnostoautomaatti.
Hanki kuukausimaksuton varamaksupääte ja opettele sen käyttö.
Varmista, että puhelinliittymässä on kohtuullisen nopea nettiyhteys (1 Mbit/s) ja harjoittele miten jaat sen tarvittaessa tietokoneeseen.
Pidä kannettava tietokone lähistöllä, niin voit ottaa sen tarvittaessa käyttöön.
Jaa suunnitelma B henkilökuntasi kanssa ja varmista, ettei kaupankäynti suotta keskeydy poikkeustilanteessakaan.

******

Tietoa kirjoittajasta:

Tanja Uotila
Asiakaspalvelupäällikkö
Tehden Oy